Dự thảo Nghị định về đăng ký hộ tịch trực tuyến

NGHỊ ĐỊNH

Quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến

-------------------

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,

Chính phủ ban hành Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định các nội dung sau:

1. Việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; việc kết nối, cung cấp, trao đổi dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Đăng ký hộ tịch trực tuyến.

3. Trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan nhà nước khác ở Trung ương; Ủy ban nhân dân, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 2. Khái niệm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là Cơ sở dữ liệu điện tử chuyên ngành, gồm tập hợp thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật và lưu giữ theo cấu trúc, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thống nhất toàn quốc.

Điều 3. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm:

1. Thông tin đăng ký khai sinh của cá nhân, bao gồm các trường thông tin:

a) Họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh;

b) Họ, chữ đệm (nếu có), tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh;

c) Họ, chữ đệm (nếu có), tên, số định danh cá nhân của người đi đăng ký khai sinh;

d) Số thứ tự, ngày tháng năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký khai sinh theo 3 cấp địa giới hành chính; họ, chữ đệm (nếu có), tên, chức vụ của người ký cấp Giấy khai sinh;  

2. Thông tin ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú khai sinh), bao gồm các trường thông tin:

a) Họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được ghi chú khai sinh;

b) Họ, chữ đệm (nếu có), tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân, thông tin về giấy tờ tùy thân (nếu có) của cha, mẹ người được ghi chú khai sinh;

c) Tên loại giấy tờ hộ tịch, số, ngày tháng năm cấp, tên cơ quan và tên quốc gia cấp giấy tờ hộ tịch là cơ sở ghi chú khai sinh;

d) Họ, chữ đệm (nếu có), tên, số định danh cá nhân, thông tin về giấy tờ tùy thân người yêu cầu ghi chú khai sinh sử dụng;

đ) Số thứ tự, ngày tháng năm, tên cơ quan thực hiện ghi chú khai sinh theo 3 cấp địa giới hành chính; họ, chữ đệm (nếu có), tên, chức vụ của người ký cấp Trích lục ghi chú khai sinh;

3. Thông tin về các sự kiện hộ tịch khác của cá nhân (nếu có), được đăng ký theo quy định pháp luật hộ tịch tiếp tục được cập nhật vào bản ghi dữ liệu của cá nhân đó, bao gồm:

a) Thông tin về việc đăng ký kết hôn, bao gồm các trường thông tin của người vợ hoặc người chồng; số thứ tự, ngày tháng năm đăng ký, tên cơ quan thực hiện việc đăng ký kết hôn theo 3 cấp địa giới hành chính; họ, chữ đệm (nếu có), tên, chức vụ của người ký cấp Giấy chứng nhận kết hôn;

b) Thông tin về việc đăng ký giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch;

c) Thông tin về việc ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

d) Thông tin về việc ghi vào sổ hộ tịch các sự kiện: kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Điều 4. Nguyên tắc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xây dựng tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương, do Bộ Tư pháp thống nhất quản lý.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, lưu trữ vĩnh viễn.

3. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác; duy trì hoạt động liên tục, ổn định, thông suốt đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

4. Việc xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến phải tuân thủ Luật hộ tịch, các văn bản quy định chi tiết thi hành và các quy định pháp luật có liên quan; bảo đảm bảo vệ bí mật đời tư cá nhân theo quy định pháp luật.

Điều 5. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Cố ý cung cấp thông tin không đúng sự thật khi đăng ký hộ tịch trực tuyến, làm sai lệch thông tin, thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái pháp luật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Truy cập, sử dụng các biện pháp trái pháp luật để khai thác thông tin hoặc phát tán thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Chương II

XÂY DỰNG, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG
CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 6. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xây dựng từ các nguồn thông tin sau:

a) Thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký thông qua phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung;

b) Thông tin hộ tịch được nhập, số hóa, chuẩn hóa từ sổ đăng ký hộ tịch;

c) Thông tin được kết nối, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

d) Thông tin hộ tịch được chia sẻ, chuyển đổi, chuẩn hóa từ các phần mềm, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu điện tử khác có liên quan.

2. Thiết kế cấu trúc của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phải phù hợp với kiến trúc hệ thống thông tin quốc gia; đáp ứng chuẩn về cơ sở dữ liệu và các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công nghệ thông tin và định mức kinh tế - kỹ thuật; có tính tương thích, khả năng tích hợp, chia sẻ thông tin và khả năng mở rộng các trường dữ liệu trong thiết kế hệ thống và phần mềm ứng dụng; bảo đảm việc mở rộng, nâng cấp, phát triển.

Điều 7. Vận hành, bảo trì, nâng cấp, bảo đảm an toàn Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch các cấp, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là là Sở Tư pháp cấp tỉnh), Phòng Tư pháp các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện).

2. Cơ quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có trách nhiệm:

a) Bảo đảm hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan để tổ chức vận hành liên tục, ổn định, thông suốt Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

b) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn vật lý, môi trường, trật tự an toàn xã hội tại khu vực có trụ sở cơ quan đăng ký hộ tịch, khu vực lưu giữ trang thiết bị, dữ liệu phục vụ cho việc vận hành Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

c) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh mạng, an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

d) Thực hiện các biện pháp sao lưu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, có thiết bị dự phòng bảo đảm hệ thống máy tính, mạng, trang thiết bị sử dụng cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoạt động liên tục, bảo đảm khả năng khôi phục hệ thống, không bị gián đoạn do các sự cố kỹ thuật.

đ) Thực hiện định kỳ rà soát, đề xuất phương án nâng cấp, phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phù hợp với nhu cầu thực tế.

Điều 8. Phạm vi, trách nhiệm cập nhật dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm:

a) Các việc hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật;

b) Các thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ, chồng của cá nhân có sự biến động do thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào sổ các thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào sổ các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

2. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu

a) Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung cập nhật dữ liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc nhận được thông tin thông qua hệ thống điện tử về việc thay đổi hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch trong trường hợp thông tin thay đổi chưa được cập nhật bằng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.

3. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan mình; cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới.

Điều 9. Quyền khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch có quyền khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch; cấp trích lục hộ tịch; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch; tra cứu dữ liệu hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch, nơi cư trú của người có yêu cầu.

2. Bộ Ngoại giao có quyền khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch để cấp trích lục hộ tịch; xác nhận thông tin hộ tịch; tra cứu dữ liệu hộ tịch đối với việc hộ tịch đã đăng ký tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) hoặc trường hợp người có yêu cầu là công dân Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

3. Sở Tư pháp cấp tỉnh có quyền khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch để cấp trích lục hộ tịch; xác nhận thông tin hộ tịch; tra cứu dữ liệu hộ tịch đối với việc hộ tịch đã được cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đăng ký hoặc người có yêu cầu đang cư trú trên địa bàn tỉnh và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

4. Bộ Tư pháp có thẩm quyền khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch để cấp trích lục hộ tịch; xác nhận thông tin hộ tịch; tra cứu dữ liệu hộ tịch đối với tất cả các trường hợp và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

5. Cá nhân có quyền đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền cấp trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật.

6. Yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch; tra cứu dữ liệu hộ tịch phải trả phí khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định, trừ trường hợp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước.

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về sử dụng thông tin trên mạng.

2. Tuân thủ các quy định về khai thác và sử dụng dữ liệu trong môi trường mạng.

3. Khuyến khích việc thông báo kịp thời những sai sót của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cơ quan quản lý điều chỉnh, khắc phục.

Điều 11. Hình thức khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch thông qua phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.

2. Cơ quan, tổ chức khác có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước thông qua việc gửi văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính hoặc qua hệ thống điện tử tới Bộ Tư pháp.

3. Cá nhân khai thác thông tin hộ tịch của mình trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua yêu cầu giải quyết thủ tục cấp trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch.

Điều 12. Kết nối, cung cấp dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối liên tục, thường xuyên với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua cổng kết nối giữa Bộ Tư pháp và Bộ Công an[1].

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cung cấp các thông tin, dữ liệu sau cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư:

a) Các trường dữ liệu khi thực hiện việc đăng ký khai sinh bao gồm: họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quê quán; dân tộc; quốc tịch; họ, chữ đệm (nếu có), tên, số định danh cá nhân hoặc số Chứng minh nhân dân, quốc tịch của cha, mẹ; nơi đăng ký khai sinh;

b) Thông tin về việc hộ tịch liên quan đến tình trạng hôn nhân của cá nhân, bao gồm: tình trạng hôn nhân của cá nhân từ khi đủ tuổi kết hôn; việc đăng ký kết hôn; ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

c) Thông tin về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch;

d) Thông tin về việc tuyên bố mất tích, tuyên bố chết hoặc đăng ký khai tử.

3. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cung cấp các thông tin, dữ liệu sau cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:

a) Số định danh cá nhân cho các trường hợp cá nhân được đăng ký khai sinh bằng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung từ sau ngày 31/12/2015;

b) Các trường thông tin về: họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân, số Chứng minh nhân dân/Thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi thường trú, nơi cư trú hiện tại của cha, mẹ trẻ em được cấp số định danh cá nhân theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều này cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

c) Các trường thông tin về: họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân, số Chứng minh nhân dân/Thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu, dân tộc, quốc tịch, quê quán, tình trạng hôn nhân, nơi thường trú, nơi tạm trú và nơi đang sinh sống hiện tại của cá nhân sinh trước ngày 01/01/2016, đã được thu thập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cập nhật thông tin hộ tịch.

Điều 13. Quy trình kết nối, cung cấp dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

1. Khi thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho công dân Việt Nam, thông tin khai sinh sẽ được Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chuyển sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin hợp lệ, không bị trùng lặp thì Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ cấp Số định danh cá nhân, trả kết quả cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và lưu thông tin công dân trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trường hợp thông tin không hợp lệ hoặc trùng lặp từ 07 trường thông tin (gồm: họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh; giới tính của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người cha; họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người mẹ) trở lên với thông tin đã có trên hệ thống thì Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư từ chối cấp Số định danh cá nhân, thông báo trở lại để Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ghi nhận.

2. Trường hợp sau khi kết nối, cấp số định danh cá nhân và lưu thông tin trên cả hai Cơ sở dữ liệu mà phát hiện có một trong các sai sót sau thì phải hủy số định danh cá nhân:

a) Sai năm sinh hoặc giới tính hoặc loại việc đăng ký khai sinh;

b) Việc đăng ký khai sinh không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục đã có quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy khai sinh, nội dung đăng ký khai sinh của cơ quan có thẩm quyền;

c) Công dân đã được cấp 01 số định danh cá nhân khác trước đó.

3. Trong giai đoạn thu thập dữ liệu, xây dựng hai Cơ sở dữ liệu, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua cổng kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc phương thức khác, cung cấp các thông tin, dữ liệu theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định này khi cơ quan đăng ký hộ tịch có yêu cầu để thực hiện việc nhập, đối chiếu dữ liệu hộ tịch với dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trường hợp dữ liệu thống nhất thì tiếp nhận và đồng bộ các trường dữ liệu này với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trường hợp dữ liệu không thống nhất thì cơ quan công an có trách nhiệm phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, xác định thông tin chính xác để chính thức thu thập vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cập nhật trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

4. Trong giai đoạn hai Cơ sở dữ liệu đã được xây dựng hoàn thiện, vận hành thống nhất thì Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cung cấp ngay các thông tin, dữ liệu theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định này khi có sự thay đổi, bảo đảm đồng bộ, cập nhật, thống nhất.

Chương III

ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN, GHI, LƯU TRỮ, QUẢN LÝ
SỔ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH, CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH,
VĂN BẢN XÁC NHẬN THÔNG TIN HỘ TỊCH

Điều 14. Cách thức tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập Cổng cung cấp dịch vụ đăng ký hộ tịch trực tuyến (sau đây gọi là Cổng cung cấp dịch vụ) để xác thực định danh người dùng theo quy định, cung cấp thông tin theo biểu mẫu tương tác điện tử, thực hiện các thao tác và gửi các giấy tờ, tài liệu theo yêu cầu, hướng dẫn của Cổng cung cấp dịch vụ.

2. Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ trên Cổng cung cấp dịch vụ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số xác nhận việc nộp hồ sơ và sử dụng để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mất, không được tiết lộ cho người khác.

3. Khi nhận được yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại di động.

b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì gửi Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu đến địa chỉ thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch;

c) Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ được tiếp nhận chính thức sau khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, hợp lệ.

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm gửi Phiếu hẹn trả kết quả cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

d) Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đăng ký hộ tịch đúng thời gian theo Phiếu hẹn trả kết quả thì cơ quan đăng ký hộ tịch gửi Phiếu hẹn trả kết quả lần 2 qua thư điện tử và gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

4. Tùy theo loại việc hộ tịch yêu cầu đăng ký, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể lựa chọn việc nhận kết quả bằng biểu mẫu hộ tịch điện tử gửi tới thiết bị số, điện thoại thông minh hoặc nhận kết quả qua hệ thống bưu chính hoặc phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để trực tiếp nhận kết quả theo đúng thời gian ghi trong Phiếu hẹn trả kết quả.

Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính là chuyển phát nhanh hoặc gửi bảo đảm và phải trả phí dịch vụ bưu chính tương ứng cho đơn vị cung cấp dịch vụ khi nhận kết quả.

5. Bộ Tư pháp có trách nhiệm xây dựng, vận hành, bảo đảm hoạt động của Cổng cung cấp dịch vụ, ban hành biểu mẫu hộ tịch điện tử; hướng dẫn việc nhận, trả kết quả đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Điều 15. Cấp bản sao Trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này có trách nhiệm cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử dưới hình thức biểu mẫu hộ tịch giấy hoặc biểu hộ tịch điện tử tùy theo yêu cầu của cá nhân.

2. Trường hợp cá nhân, cơ quan, tổ chức cần khai thác nhiều thông tin hộ tịch khác nhau của một cá nhân hoặc tra cứu dữ liệu hộ tịch của nhiều cá nhân thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại Điều 9 Nghị định này xem xét, có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch tương ứng.

Điều 16. Thống kê số liệu đăng ký hộ tịch

1. Hoạt động thống kê số liệu đăng ký hộ tịch được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp về công tác thống kê của ngành Tư pháp.

2. Cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động thống kê số liệu đăng ký hộ tịch trên cơ sở Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thông qua phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung để phục vụ công tác quản lý, không phải gửi báo cáo cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên, trừ trường hợp có yêu cầu cụ thể, đột xuất.

Cơ quan quản lý hộ tịch có trách nhiệm chủ động thống kê số liệu đăng ký hộ tịch trên cơ sở Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bao gồm số liệu đăng ký hộ tịch của các cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới, không yêu cầu gửi báo cáo theo định kỳ.

3. Trường hợp cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp thống kê số liệu đăng ký hộ tịch phục vụ hoạt động quản lý nhà nước thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch cung cấp theo quy định về khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của Nghị định này.

Điều 17. Ghi, lưu trữ, quản lý sổ đăng ký hộ tịch

1. Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 01 quyển sổ đăng ký hộ tịch tương ứng. Công chức làm công tác hộ tịch trực tiếp ghi chép, quản lý, sử dụng sổ đăng ký hộ tịch. Sổ đăng ký hộ tịch có thể được sử dụng cho các năm đăng ký tiếp theo cho đến khi hết sổ. Khi hết năm đăng ký hoặc khi hết sổ, công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm khóa sổ, báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận theo quy định.

2. Sau khi hết sổ và thực hiện khóa sổ, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chuyển cơ quan đăng ký quản lý hộ tịch cấp trên để lưu trữ.

3. Trường hợp thông tin hộ tịch có sự thay đổi thì sau khi thực hiện việc cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Nghị định này, cơ quan đăng ký hộ tịch đã thực hiện việc đăng ký hộ tịch có trách nhiệm gửi thông báo qua thư điện tử cho cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch tương ứng và cơ quan  quản lý hộ tịch đang lưu giữ sổ đăng ký hộ tịch để biết, thực hiện việc ghi chú vào sổ đăng ký hộ tịch.

4. Sổ đăng ký hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 18. Quản lý người sử dụng

Bộ Tư pháp thực hiện quản lý tài khoản quản trị như sau:

1. Cấp, thu hồi tài khoản quản trị Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của người dùng tại Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp.

2. Phân quyền quản trị cho Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

3. Giới hạn, rà soát, kiểm tra quyền quản trị Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của người được phân quyền.

Điều 19. Cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản người sử dụng

1. Bộ Tư pháp cấp tài khoản người dùng cho công chức làm công tác hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện đã có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch theo đề nghị của Sở Tư pháp cấp tỉnh.

Tài khoản người dùng có quyền đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác nghiệp vụ cần thiết, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cá nhân theo phân quyền.

2. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, Lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp huyện, Lãnh đạo Sở Tư pháp được cấp 01 tài khoản quản trị. Tài khoản quản trị có quyền đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra, theo dõi, giám sát việc đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch, phê duyệt hồ sơ gửi lấy ý kiến trên hệ thống.

Tài khoản quản trị của Sở Tư pháp còn có quyền thu hồi, sửa đổi phân quyền đối với các tài khoản cấp dưới.

3. Bộ Tư pháp cấp tài khoản người dùng cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự được giao thực hiện công tác hộ tịch tại Cơ quan đại diện, tài khoản quản trị cho Cục Lãnh sự theo đề nghị của Bộ Ngoại giao.

Điều 20. Sao lưu, khôi phục Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được sao lưu dự phòng thường xuyên, liên tục, bảo đảm tính cập nhật và toàn vẹn dữ liệu.

2. Trường hợp có sự cố hỏng hệ thống, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được sao lưu dự phòng trong trường hợp cần thiết để khôi phục các nội dung bị sự cố, thông tin rõ cho các cơ quan đăng ký hộ tịch có liên quan để kiểm tra, rà soát, bổ sung, điều chỉnh, bảo đảm dữ liệu thống nhất.

Điều 21. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp

1. Bộ Tư pháp trực tiếp quản lý nhà nước đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

b) Xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; bảo đảm điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử vận hành liên tục, ổn định;

c) Xây dựng và trình Chính phủ xem xét, phê duyệt hoặc xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền việc nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; 

d) Hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

đ) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc cập nhật dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

e) Khắc phục hoặc chỉ đạo khắc phục khi phát hiện có sai sót trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định; cấp trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch; có văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn giải quyết kịp thời các vướng mắc liên quan đến việc sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch trên phạm vi toàn quốc.

3. Cục Công nghệ thông tin thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm phối hợp quản lý về kỹ thuật, bảo đảm an toàn và duy trì sự vận hành thông suốt, hiệu quả của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 22. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

1. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc triển khai thực hiện, quản lý, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện theo quy định tại Nghị định này.

2. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm lưu giữ, quản lý sổ đăng ký hộ tịch do Cơ quan đại diện chuyển lưu; bảo đảm duy trì, an toàn, hoạt động thường xuyên hoạt động đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện; có quyền, trách nhiệm cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện hoặc có thời gian cư trú tại nước ngoài.

3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc thống kê số liệu đăng ký hộ tịch, gửi Bộ Tư pháp tổng hợp, báo cáo Chính phủ theo quy định.

Điều 23. Trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan nhà nước khác ở Trung ương

1. Bộ Công an có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc kết nối tiếp nhận dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cung cấp cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, phục vụ việc đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 12 của Nghị định này.

2. Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bảo đảm an toàn, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và các Cơ sở dữ liệu điện tử chuyên ngành; hướng dẫn sử dụng biểu mẫu hộ tịch điện tử.

3. Bộ Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc dự toán, cấp kinh phí thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất bảo đảm kinh phí cho việc xây dựng, bảo trì, quản lý và khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phục vụ hoạt động quản lý nhà nước hoặc hoạt động vì lợi ích chung.

4. Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm phối hợp khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cung cấp các dữ liệu liên quan phục vụ việc thống kê, công bố các chỉ tiêu thống kê quốc gia, ngành về sinh, tử, kết hôn.

5. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan nhà nước khác ở Trung ương có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu về hộ tịch của cá nhân từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định; cung cấp thông tin, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh các thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu điện tử chuyên ngành trong trường hợp có sai khác với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; bảo đảm an toàn và giữ bí mật thông tin cá nhân khi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định pháp luật.

Điều 24. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp

1. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chỉ đạo bố trí kinh phí phù hợp cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thực hiện xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Nghị định này, bố trí kinh phí cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hàng năm.

2. Ủy ban nhân dân các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chỉ đạo, tạo điều kiện để Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã được bảo đảm trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, kinh phí xây dựng, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi địa phương quản lý.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Điều khoản chuyển tiếp

1. Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương sử dụng thống nhất phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp để đăng ký hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

2. UBND các cấp có trách nhiệm xây dựng kế hoạch số hoá dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành việc cập nhật trước ngày 01/01/2025.

Điều 26. Trách nhiệm thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày     tháng     năm 2020.

2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao có trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành Nghị định này.

3. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng các cơ quan khác ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.