Công văn 4906/BTP-VP của Bộ Tư pháp về việc áp dụng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong cơ quan Bộ Tư pháp

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05 tháng 3 năm 2011 (thay thế phần quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ).

Trong thời gian qua các đơn vị thuộc Bộ đã triển khai nghiêm túc Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng văn bản hành chính của một số đơn vị thuộc Bộ thực hiện chưa đúng theo thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV (cũng như theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP trước đây).

Để bảo đảm thực hiện nghiêm túc Thông tư số 01/2011/TT-BNV và bảo đảm sự thống nhất trong toàn cơ quan Bộ, Bộ Tư pháp đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ quán triệt áp dụng đúng quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV trong toàn đơn vị, nhất là những nội dung nêu tại Công văn này (những nội dung thường có sai sót khi soạn thảo) và những kiến nghị áp dụng thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Văn phòng Bộ, cụ thể như sau:

1. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Văn phòng kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất phông Times New Roman; các phần mềm được sử dụng thông dụng hiện nay là Unikey, Vietkey…).

2. Quốc hiệu

Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm hai dòng chữ:

a) Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm (Văn phòng kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ 13).

b) Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; cỡ chữ lớn hơn dòng thứ nhất 01 đơn vị (Văn phòng kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ 14).

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

3. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ (Văn phòng kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ tên cơ quan, tổ chức chủ quản và cơ quan, tổ chức ban hành là 13, bằng cỡ chữ dòng thứ nhất của Quốc hiệu; dòng kẻ ngang phía dưới có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ tên cơ quan ban hành). Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

Ví dụ:

a) Tại văn bản do Bộ Tư pháp ban hành, tên cơ quan, tổ chức ban hành ghi:

b) Tại văn bản do Vụ Tổ chức cán bộ trực thuộc Bộ Tư pháp ban hành ghi:

4. Số, ký hiệu của văn bản

a) Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường; ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

b) Đối với các Ban, Tổ, Hội đồng của Bộ Tư pháp được sử dụng con dấu của Bộ để ban hành văn bản và Ban, Tổ, Hội đồng được ghi vào mục “cơ quan” ban hành văn bản, số của văn bản lấy số của Ban, Tổ, Hội đồng.

Ví dụ: Công văn số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Tư pháp được trình bày như sau:

5. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở phía trước.

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng (Văn phòng kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng cỡ chữ 13, cùng cỡ chữ với cỡ chữ của số, ký hiệu văn bản và nhỏ hơn cỡ chữ dòng thứ hai của Quốc hiệu 1 đơn vị); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. Ví dụ:

6. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

Tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ:

Trường hợp kẻ dòng bằng 1/3 độ dài dòng trích yếu:

BÁO CÁO

Kết quả công tác tháng 02 và phương hướng, nhiệm vụ công tác tháng 3

____________________

b) Trích yếu nội dung Công văn trình bày sau chữ “V/v”, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản (Văn phòng kiến nghị các đơn vị thuộc Bộ sử dụng thống nhất cỡ chữ 12).

Ví dụ:

7. Nội dung văn bản

a) Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu.

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh (TPHCM)

Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

Cách viết tắt: sử dụng chữ cái đầu tiên của từ, cụm từ cần viết viết tắt và viết hoa chữ cái đó.

Ví dụ: An toàn lao động (ATLĐ); Cải cách hành chính (CCHC)…

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

Ví dụ:

Viện dẫn lần đầu: …“Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”.

Viện dẫn các lần tiếp theo: … “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP”.

c) Nội dung văn bản sử dụng cỡ chữ 13 đến 14 ; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1 default tab; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (hay cách dòng) chọn tối thiểu dòng đơn (single, tương đương 15pt) và tối đa là 1,5 dòng (1,5 lines, tương đương với 22,5pt).

(Văn phòng kiến nghị các đơn vị sử dụng thống nhất cỡ chữ 14; khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt; khoảng cách giữa các dòng chọn dòng đơn trừ trường hợp cần bảo đảm sự hợp lý về thể thức văn bản. Ví dụ: văn bản có nội dung ngắn; phần ký và nơi nhận nằm ở hai trang khác nhau...).

8. Quyền hạn, chức vụ của người ký

Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

(Văn phòng kiến nghị các đơn vị sử dụng thống nhất cỡ chữ 14 cho cả chức vụ, quyền hạn và họ tên của người ký văn bản).

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà Lãnh đạo Bộ Tư pháp làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng (Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo hoạt động theo chế độ tập thể) được ghi như sau, ví dụ:

Trường hợp Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo làm việc theo chế độ thủ trưởng được ghi như sau, ví dụ:

9. Nơi nhận

Nơi nhận của công văn hành chính bao gồm hai phần:

a) Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng (Văn phòng kiến nghị các đơn vị sử dụng thống nhất cỡ chữ 14).

Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Ví dụ:

Trường hợp gửi một đơn vị:

Kính gửi: Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật

Trường hợp gửi từ hai đơn vị, cá nhân trở lên:

b) Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm (.).

(Văn phòng kiến nghị các đơn vị thống nhất sử dụng khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng trong phần “Nơi nhận” chọn dòng đơn).

Ví dụ:

10. Các thành phần khác của văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng. Số phụ lục được đánh bằng chữ số La Mã theo thứ tự từ nhỏ đến lớn; từ “Phụ lục” và số phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14 (Văn phòng kiến nghị các đơn vị sử dụng thống nhất cỡ chữ 14, bên dưới tên phụ lục có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 một dòng tên phụ lục).

Ví dụ:

Số trang văn bản, được trình bày tại góc phải cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14 (Văn phòng kiến nghị các đơn vị sử dụng thống nhất cỡ chữ 14) kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

11. Văn phòng Bộ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin đăng tải những Phụ lục kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV trên Trang Thông tin điều hành - Mục Hướng dẫn nghiệp vụ.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ quán triệt và triển khai thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV hiệu quả, kịp thời tại đơn vị mình; chủ động phối hợp với Văn phòng Bộ thảo luận việc áp dụng những thể thức và kỹ thuật văn bản chưa được áp dụng thống nhất trong cơ quan Bộ./.