Công văn 1095/BTP-ĐKGDBĐ của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn thí điểm việc tiếp nhận và giải quyết Đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm được gửi qua thư điện tử

Kính gửi:  Các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản

Theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ngày 10/3/2000 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm (sau đây gọi là Nghị định số 08/2000/NĐ-CP) thì ngoài các phương thức đăng ký trực tiếp, qua đường bưu điện, người yêu cầu đăng ký có thể đăng ký giao dịch bảo đảm qua các phương tiện thông tin liên lạc khác. Do vậy, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và mục tiêu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chỉ thị số 21/2003/CT-TTg ngày 02/10/2003 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác đăng ký giao dịch bảo đảm và Chỉ thị số 01/CT-BTP ngày 10/6/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Tư pháp giai đoạn 2009 - 2010, Bộ Tư pháp hướng dẫn các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm (sau đây gọi là Trung tâm Đăng ký) tổ chức thí điểm tiếp nhận và giải quyết Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin được gửi đến Trung tâm Đăng ký qua thư điện tử dưới dạng file ảnh (được tạo bằng cách dùng máy scanner quét bản gốc) như sau:

1. Trước mắt, việc tiếp nhận và giải quyết Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin được gửi qua thư điện tử chỉ áp dụng thí điểm đối với khách hàng thường xuyên của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

2. Khi xử lý Đơn yêu cầu đăng ký được gửi qua thư điện tử, ngoài các quy định của pháp luật hiện hành về trình tự, thủ tục, các Trung tâm Đăng ký cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

- Thời điểm nhận Đơn yêu cầu đăng ký được gửi qua thư điện tử xác định theo thời điểm nhận đơn được gửi qua fax quy định tại các Thông tư của Bộ Tư pháp hướng dẫn trình tự, thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm bằng động sản (trừ tàu bay, tàu biển), đăng ký hợp đồng. Theo đó, nếu Đơn yêu cầu đăng ký được gửi trong giờ làm việc của Trung tâm Đăng ký thì Đăng ký viên xác định thời điểm nhận đơn là thời điểm Đơn yêu cầu đăng ký hợp lệ được gửi đến máy tính tiếp nhận đơn của Trung tâm Đăng ký. Trường hợp Đơn yêu cầu đăng ký được gửi qua thư điện tử ngoài giờ làm việc của Trung tâm Đăng ký thì Đăng ký viên xác định thời điểm nhận đơn là thời điểm bắt đầu buổi làm việc tiếp theo.

- Trong trường hợp Đơn yêu cầu đăng ký hợp lệ thì giá trị pháp lý của việc đăng ký được xác định theo quy định Điều 22 Nghị định số 08/2000/NĐ-CP, Thông tư số 06/2006/TT-BTP ngày 28/9/2006 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số vấn đề về thẩm quyền, trình tự và thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp và Thông tư số 04/2007/TT-BTP ngày 17 tháng 5 năm 2007 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thẩm quyền, trình tự và thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng mua trả chậm, trả dần, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính và hợp đồng chuyển giao quyền đòi nợ.

- Xử lý Đơn yêu cầu đăng ký theo thứ tự thời gian đơn được gửi đến máy tính tiếp nhận đơn (ghi nhận tại tiêu đề của thư điện tử) và thực hiện việc lưu giữ thư điện tử có nội dung yêu cầu đăng ký của khách hàng.

- Đối với Đơn yêu cầu đăng ký hợp lệ, sau khi chứng nhận vào Đơn yêu cầu đăng ký (in từ file PDF), Trung tâm Đăng ký thông báo qua thư điện tử cho người yêu cầu đăng ký về việc đăng ký đã hoàn thành và gửi trả kết quả đăng ký qua bưu điện cho người yêu cầu đăng ký.

3. Để tổ chức thành công việc thí điểm, Bộ Tư pháp yêu cầu các Trung tâm Đăng ký thực hiện đầy đủ một số nội dung sau đây:

3.1. Hướng dẫn khách hàng tuân thủ các yêu cầu sau:

a) Đăng ký địa chỉ thư điện tử dùng để gửi Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin với Trung tâm Đăng ký; khuyến nghị khách hàng không dùng địa chỉ thư điện tử được cung cấp miễn phí (ví dụ như yahoo, gmail…) khi gửi Đơn.

b) Thông báo địa chỉ thư điện tử tiếp nhận Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin tương ứng của ba (03) Trung tâm Đăng ký, cụ thể là:

- Địa chỉ thư điện tử của Trung tâm Đăng ký tại Thành phố Hà Nội là: trungtamdangky1@moj.gov.vn;

- Địa chỉ thư điện tử của Trung tâm Đăng ký tại Thành phố Hồ Chí Minh là: trungtamdangky2@moj.gov.vn;

- Địa chỉ thư điện tử của Trung tâm Đăng ký tại Thành phố Đà Nẵng là: trungtamdangky3@moj.gov.vn.

c) Gửi Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin qua thư điện tử tới Trung tâm Đăng ký ở dạng dữ liệu đính kèm (định dạng file PDF) và dạng dữ liệu ký tự (định dạng file text).

3.2. Tuyên truyền, phổ biến cho khách hàng thường xuyên biết về việc khách hàng có quyền lựa chọn một trong các phương thức gửi Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin là: trực tiếp, qua đường bưu điện, qua fax hoặc qua thư điện tử.

3.3. Sau thời hạn 06 tháng kể từ ngày áp dụng thí điểm, các Trung tâm Đăng ký tiến hành đánh giá, rút kinh nghiệm và gửi báo cáo kết quả thực hiện thí điểm về Bộ Tư pháp (Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm).

Trên đây là hướng dẫn việc thí điểm nhận Đơn yêu cầu đăng ký, Đơn yêu cầu cung cấp thông tin qua thư điện tử, Bộ Tư pháp yêu cầu các Trung tâm Đăng ký nghiên cứu, thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các Trung tâm Đăng ký báo cáo kịp thời về Bộ Tư pháp (Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm) để được nghiên cứu, giải quyết./.