Hướng dẫn doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày 23/7/2019 vừa qua, Cục thuế TP. Hà Nội ban hành Công văn 57689/CT-TTHT về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế.

Theo đó, để được sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đáp ứng 06 điều kiện:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế đang có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

- Có người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng theo quy định;

- Có chữ ký điện tử theo quy định;

- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn;

- Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu: hệ thống lưu trữ phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; có quy trình sao lưu và phục hồi khi hệ thống gặp sự cố (đảm bảo sao lưu dữ liệu ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu).

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định.

Doanh nghiệp phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng.

Đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử.