Hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng rất được quan tâm. Nếu không làm đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp có thể phải nhận nhiều “phiếu phạt” của cơ quan thuế về vấn đề này.

Yêu cầu cơ bản khi lập hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC, trừ khi là hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, còn lại, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động .

Hóa đơn giá trị gia tăng phải đáp ứng được yêu cầu của pháp luật cả về nội dung, hình thức:

- Về nội dung: Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

- Về hình thức: Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng

Hướng dẫn viết một số tiêu thức trên hóa đơn

Ngày, tháng, năm

- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua;

- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.

- Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành…

Ngày lập hóa đơn dựa trên những tiêu chí trên, không phụ thuộc vào việc đơn vị cung ứng đã thu tiền hay chưa.

Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

- Tiêu thức này ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có, trừ hóa đơn tự in);

- Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Người bán hàng

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Người mua hàng

Đối với hoạt động mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.