Thủ tục pháp lý doanh nghiệpTính đến ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Chính vì vậy, việc ghi các nội dung trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật là việc làm vô cùng quan trọng.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 68/2019/TT-BTC (áp dụng từ ngày 14/11/2019).
1. Tên hóa đơn
Tên hóa đơn là tên được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ...
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn:
- Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn ghi các nội dung trên hóa đơn điện tử
3. Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Ký tự đầu tiên là 01 chữ cái, là C hoặc K thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hay không: C - có mã của cơ quan thuế, K - không có mã của cơ quan thuế.
- 02 ký tự tiếp theo là 02 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch.
- 01 ký tự tiếp theo là 01 chữ cái, là T, D, L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- 02 ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
- Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:
“1C19TAA”: hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2019 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
4. Số hóa đơn
- Số hóa đơn là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn, được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99.999.999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng 01 lần duy nhất và tối đa 08 chữ số.
Hóa đơn điện tử theo Thông tư 68
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh…
6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
- Nếu người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh…
- Trong một số trường hợp, pháp luật cho phép không nhất thiết phải có đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài thì thông tin về địa chỉ người mua thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.
7. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa, dịch vụ:
+ Hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia...).
+ Nếu hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (số khung, số máy của ô tô, xe máy; địa chỉ, chiều dài, chiều rộng, số tầng của nhà).
+ Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, truyền hình, công nghệ thông tin, bảo hiểm được bán theo kỳ thì hóa đơn ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
+ Hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính:
Có thể là tấn, tạ, yến, kg, g, mg, lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m... tùy theo từng loại hàng hóa.
Riêng dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp và nội dung dịch vụ cung cấp.
- Số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ:
Ghi số lượng bằng chữ số Ả -rập và đơn giá theo đơn vị tính nêu trên.
8. Thuế suất thuế giá trị gia tăng
Thuế suất thuế GTGT là thuế suất tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật.
9. Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT
- Thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.
- Trường hợp chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại thì thể hiện rõ khoản chiết khấu, khuyến mại trên hóa đơn.
Thuế GTGT trên hóa đơn điện tử
10. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
- Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì thể hiện chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì thể hiện chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Trong một số trường hợp nhất định, không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
11. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
12. Mã của cơ quan thuế
(Áp dụng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế )
Là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử
- Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Chữ số là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn một trong hai cách thể hiện:
+ Đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
+ Đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.
- Đồng tiền là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
+ Trường hợp có ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ (kèm theo tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam).
+ Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
14. Các nội dung khác
- Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của mình.
- Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
- Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên phiếu phải thể hiện các thông tin:
+ Tên người xuất hàng, lệnh điều động nội bộ;
+ Địa chỉ kho xuất hàng, tên người vận chuyển và phương tiện vận chuyển;
+ Tên người nhận hàng;
+ Địa chỉ kho nhận hàng.
