Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đáp ứng điều kiện gì?

Từ ngày 1/11/2018, quy định về hóa đơn điện tử bắt đầu có hiệu lực. Trừ trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng được tiếp tục sử dụng đến năm 2020 thì các trường hợp còn lại bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng một số điều kiện mới được coi là hợp pháp.

Tiêu chuẩn của một hóa đơn điện tử hợp pháp được quy định chi tiết tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:

Đáp ứng được đầy đủ nội dung

Hóa đơn điện tử hợp pháp phải có các nội dung sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đáp ứng nhiều điều kiện

Được lập đúng thời điểm

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu người bán giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Hóa đơn phải đúng định dạng

Hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải có định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính ban hành.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

LuatVietnam.vn