Phải làm gì khi mất hóa đơn GTGT?

Trong quá trình làm việc, có nhiều rủi ro có thể xảy đến với người phụ trách kế toán doanh nghiệp và việc làm mất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những rủi ro dễ gặp phải nhất. Vậy phải làm gì khi mất hóa đơn GTGT?

Cách xử lý khi làm mất hóa đơn

Hiện nay, Bộ Tài chính đã có hướng dẫn cụ thể về cách xử lý trong trường hợp mất hóa đơn GTGT tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trong đó:

- Trường hợp làm mất hóa đơn đầu ra:

Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập báo cáo và thông báo gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 3.8 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014) chậm nhất không quá 05 ngày, kể ngày xảy ra sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

- Trường hợp làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2):

Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:

+ Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu trên biên bản. Sau đó, người bán sao chụp liên 1, ký xác nhận của người đại diện và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

+ Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
 

Làm mất hóa đơn đầu ra phải gửi báo cáo đến cơ quan thuế (Ảnh minh họa)

Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn

Căn cứ điểm g, khoản 4 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 176/2016/TT-BTC, mức xử phạt từ 04 - 08 triệu đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được…

Nhưng có một số trường hợp ngoại lệ như sau:

- Mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị phạt tiền.

- Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị phạt ở mức tối thiểu là 04 triệu đồng; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

- Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Xem thêm:

5 lợi ích bất ngờ khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT với nhà thầu phụ

LuatVietnam