Công ty giữ sổ bảo hiểm không trả khi nghỉ việc, xử lý thế nào?

Khi quan hệ lao động kết thúc không êm đẹp, có một số công ty đã cố tình làm khó nhân viên cũ bằng cách giữ sổ bảo hiểm xã hội của người đó. Trường hợp công ty giữ sổ bảo hiểm không trả khi nghỉ việc, người lao động cần làm gì để ứng phó?

1. Nghỉ việc bao lâu thì được trả sổ bảo hiểm xã hội?

Theo khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động được trao quyền giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của chính mình. Tuy nhiên khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động phải giao lại sổ bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động để họ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm.

Căn cứ khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cho người lao động nghỉ việc.

Mặc dù pháp luật yêu cầu công ty phải chốt và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nhưng Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội đều không có quy định cụ thể về thời hạn công ty phải chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, nếu không thực hiện chốt sổ bảo hiểm mà gây thiệt hại đến quyền lợi của người lao động thì người sử dụng lao động sẽ phải bồi thường.

Thực tế, việc chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng với 02 thủ tục là báo giảm lao động và xác nhận sổ bảo hiểm xã hội.

Trong đó thời hạn giải quyết thủ tục báo giảm lao động là 05 ngày (theo hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021), thời hạn giải quyết thủ tục xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cũng là 05 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ (theo khoản 4 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017).

Như vậy, nếu công ty sớm làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm thì người lao động có thể nhận lại sổ bảo hiểm sau 10 ngày.

2. Công ty giữ sổ bảo hiểm không trả, người lao động cần làm gì?

Khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động phải chốt và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Đây là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động được ghi nhận tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019.

Trường hợp công ty cố tình giữ lại sổ bảo hiểm xã hội không trả, người lao động cần thực hiện một trong các cách sau đây để nhận lại sổ bảo hiểm xã hội đã được xác nhận đầy đủ thời gian đóng:

Cách 1: Tố cáo vi phạm của công ty tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Căn cứ Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người lao động bị công ty giữ sổ bảo hiểm xã hội có thể gửi đơn hoặc tố cáo trực tiếp tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở.

Trong quá trình xử lý vụ việc tố cáo, nếu xác định được là có vi phạm, thanh tra lao động sẽ tiến hành xử phạt công ty theo quy định, đồng thời yêu cầu họ phải làm thủ tục chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Cách 2. Khiếu nại đến người có thẩm quyền.

Cũng theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người lao động muốn khiếu nại vi phạm của công ty trước hết phải khiếu nại lần 01 đến người sử dụng lao động. Sau đó nếu không được giải quyết hoặc không đồng ý với việc giải quyết đó thì tiến hành khiếu nại lần 02 đến Chánh thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính.

Trong quá trình giải quyết khiếu nại, nếu xác minh đúng là có vi phạm, thanh tra lao động sẽ xử phạt vi phạm và yêu cầu công ty chốt sổ, trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Cách 3. Khởi kiện tại Tòa án.

Theo khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019, đối với những tranh chấp về bảo hiểm xã hội, người lao động có thể khởi kiện trực tiếp tại Tòa án mà không cần thực hiện thủ tục hòa giải.

Theo Điều 32, Điều 35, Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, người lao động nếu muốn khởi kiện công ty có thể gửi đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu giải quyết tranh chấp.

* Lưu ý: Nếu công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội nhưng cố tình không trả cho người lao động thì người này có thể làm thủ tục báo mất và xin cấp lại sổ bảo hiểm để làm thủ tục đóng và hưởng bảo hiểm sau này.

3. Công ty giữ sổ bảo hiểm không trả để làm khó nhân viên, có bị phạt?

Cách làm khó nhân viên bằng việc giữ sổ bảo hiểm là một lựa chọn rủi ro cho các công ty. Bởi hành vi giữ sổ bảo hiểm xã hội không trả cho người lao động khi nghỉ việc là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Người sử dụng lao động thực hiện hành vi này sẽ phải đối mặt với việc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Căn cứ khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động sẽ bị phạt như sau:

- Phạt từ 01 - 02 triệu đồng: Vi phạm từ 01 - 10 người lao động;

- Phạt từ 02 - 05 triệu đồng: Vi phạm từ 11 - 50 người lao động;

- Phạt từ 05 - 10 triệu đồng: Vi phạm từ 51 - 100 người lao động;

- Phạt từ 10 - 15 triệu đồng: Vi phạm từ 101 - 300 người lao động;

- Phạt từ 15 - 20 triệu đồng: Vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Cùng với đó, người sử dụng lao động cũng bị buộc hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động.

Trên đây là cách giải quyết nếu gặp phải tình huống công ty giữ sổ bảo hiểm không trả khi nghỉ việc và những quy định liên quan. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được tư vấn chi tiết.