Công văn 506/CTHNA-TTHT của Cục Thuế tỉnh Hà Nam về việc hướng dẫn về hoá đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH Gemtek Việt Nam.

Mã số thuế: 0700819475.

Địa chỉ: Khu công nghiệp Đồng Văn II, phường Duy Minh, thị xã Duy Tiên, tỉnh Hà Nam.

Trả lời văn bản số 2104/CV/2022 ngày 21/4/2022 của Công ty TNHH Gemtek Việt Nam - Mã doanh nghiệp 0700819475 (sau đây gọi là Công ty) đề nghị hướng dẫn về hoá đơn điện tử, Cục Thuế tỉnh Hà Nam có ý kiến như sau:

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điều 3 hướng dẫn về hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

…

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

…”

+ Tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư hướng dẫn nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử:

“Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).

Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.”

+ Tại điểm e khoản 1 Điều 6 hướng dẫn về nội dung của hoá đơn điện tử bao gồm:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…”

+ Tại khoản 1 Điều 8 hướng dẫn về lập hóa đơn điện tử:

“1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử”

- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

…”

Căn cứ vào các quy định nêu trên và theo trình bày của Công ty: trường hợp Công ty sử dụng dịch vụ của Chi nhánh công ty cổ phần UPS Việt Nam tại Hà Nội, Chi nhánh lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC đối với dịch vụ cung cấp cho Công ty thì:

- Về dữ liệu file XML của hoá đơn khác với dữ liệu file PDF của hoá đơn: định dạng của hoá đơn điện tử là XML dùng để kê khai hạch toán, các dạng thể hiện khác không được coi là hoá đơn điện tử, trường hợp người sử dụng muốn chuyển đổi từ dạng XML sang dạng PDF để phục vụ nhu cầu quản lý thì dữ liệu của bản PDF phải giống dữ liệu của bản XML.

- Về chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử: Trường hợp người bán là Chi nhánh đang sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì khi lập hóa đơn điện tử chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký điện tử của Chi nhánh.

- Về ngày lập hóa đơn điện tử: Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC có ngày lập hoá đơn và ngày ký số, ký điện tử hoá đơn khác nhau thì hoá đơn đã lập không hợp lệ.

Đề nghị Công ty căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị và các hướng dẫn nêu trên để thực hiện kê khai, xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.

Trong quá trình thực hiện nếu đơn vị có vướng mắc có thể liên hệ trực tiếp với Cục Thuế tỉnh Hà Nam (Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế qua số điện thoại 02263.829.232) để được hỗ trợ giải quyết.

Cục Thuế tỉnh Hà Nam trả lời để Công ty biết và thực hiện./.