Công văn 4853/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh về việc triển khai công tác đăng ký thuế thu nhập cá nhân qua tổ chức trả thu nhập trong năm 2009

Kính gửi: Quý doanh nghiệp

Trong thời gian qua, Cục Thuế Tp. đã tiếp nhận được nhiều hồ sơ đăng ký thuế (ĐKT) cho cá nhân làm công ăn lương tại các tổ chức kinh tế. Tuy nhiên, các đơn vị chỉ mới nộp hồ sơ ĐKT cho cá nhân có thu nhập chịu thuế trên 4.000.000đồng/tháng và còn nhiều đơn vị (cơ quan hành chính sự nghiệp...) chưa lập hồ sơ ĐKT, mặt khác do đối tượng ĐKT thu nhập cá nhân trên địa bàn thành phố lớn nên tiến độ cấp MST còn chậm, đến nay vẫn còn nhiều cá nhân chưa có MST.

Để đẩy nhanh việc cấp MST cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và giảm thiểu các sai sót khi nhập dữ liệu ĐKT và tạo thuận lợi cho tổ chức trả thu nhập (TCTTN) không phải đến cơ quan thuế để được cấp MST; Thực hiện công văn số 2188/TCT-CNTT ngày 03/6/2009 của Tổng Cục Thuế về triển khai công tác ĐKT qua TCTTN trong năm 2009, Cục Thuế Tp.HCM hướng dẫn thực hiện việc đăng ký và cấp mã số thuế (MST) cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công qua các TCTTN như sau:

I – PHẠM VI ÁP DỤNG:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt mức thu nhập trên hay dưới 4.000.000đồng/tháng mà TCTTN chưa nộp hồ sơ ĐKT cho cơ quan thuế (TCTTN đã nộp bảng kê tổng hợp và hồ sơ ĐKT bằng giấy hoặc file dữ liệu (Excel) đến cơ quan thuế trước đây thì không phải làm lại).

II – TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐĂNG KÝ THUẾ

1/- TCTTN hướng dẫn người lao động lập hồ sơ ĐKT

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công lập hồ sơ ĐKT theo mẫu 01/ĐK-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính) kèm Bản sao chứng minh thư nhân dân (đối với người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) và nộp cho TCTTN.

Người lao động có thể nhận Mẫu 01/ĐK-TNCN tại trang điện tử http://www.gdt.gov.vn hoặc http://www.hcmtax.gov.vn .

2/- TCTTN tiếp nhận hồ sơ ĐKT của người lao động

Sau khi nhận được hồ sơ ĐKT của người lao động, TCTTN tiến hành kiểm tra đảm bảo hồ sơ ĐKT đã khai đầy đủ, rõ ràng. TCTTN lưu hồ sơ ĐKT bằng giấy của của người lao động và cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.

3/- Đóng tệp hồ sơ ĐKT:

3.1. Đóng tệp hồ sơ ĐKT

- Trường hợp TCTTN có số lượng người lao động từ 100 người trở xuống thì chỉ đóng 01 tệp hồ sơ.

- Trường hợp TCTTN có số lượng người lao động lớn trên 100 người, hoặc có đơn vị phụ thuộc và trực thuộc Tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở khác với trụ sở chính của Tổ chức trả thu nhập thì Tổ chức trả thu nhập có thể tách thành nhiều tệp hồ sơ.

2.2. Khai thông tin trên Bìa tệp hồ sơ và đánh số thứ tự các hồ sơ trong tệp:

a. Thông tin trên Bìa tệp hồ sơ khai như sau:

[1] Mã số thuế của Tổ chức trả thu nhập : TCTTN điền MST của mình.

[2] Tên Tổ chức trả thu nhập : Điền chính xác tên của TCTTN theo đúng tên đã đăng ký với Cơ quan thuế.

[3] Địa chỉ Tổ chức trả thu nhập : Điền chính xác địa chỉ trụ sở của tổ chức theo đúng địa chỉ đã đăng ký với Cơ quan thuế. Lưu ý: Sau khi hoàn tất việc cấp MST, Cơ quan thuế sẽ chuyển trả mã số thuế cho TCTTN theo đúng địa chỉ này;

[4] Số lượng hồ sơ trong tệp: tổng số hồ sơ ĐKT trong tệp.

[5] Mã số tệp hồ sơ của Tổ chức trả thu nhập : Mã số tệp hồ sơ là duy nhất, gồm 3 ký tự bắt đầu từ 001.

[6] Sử dụng Ứng dụng nhập tờ khai ĐKT: Nếu Tổ chức trả thu nhập có sử dụng Ứng dụng thì đánh dấu X; nếu không thì bỏ trống.

[7] Địa chỉ email: điền địa chỉ email thường xuyên được sử dụng của tổ chức.

[8] Người liên hệ khi cần thiết: Điền tên, địa chỉ, số điện thoại của người liên hệ nếu cần khi phát sinh thắc mắc liên quan đến thông tin trong tệp hồ sơ.

b. Đánh số thứ tự các hồ sơ trong tệp: Số thứ tự hồ sơ trong tệp được đánh theo thứ tự từ 1 đến bộ hồ sơ cuối cùng trong tệp.

4/- TCTTN gửi hồ sơ ĐKT đến Cơ quan thuế:

4.1. Đối với các Tổ chức trả thu nhập sử dụng Ứng dụng

TCTTN liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc truy cập trang điện tử: http://www.gdt.gov.vn hoặc http://tncnonline.com.vn để được cung cấp Ứng dụng và tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng Ứng dụng.

TCTTN nhập thông tin hồ sơ ĐKT được thực hiện theo nguyên tắc sau:

- Nhập toàn bộ thông tin trong 01 tệp hồ sơ vào 01 file dữ liệu của Ứng dụng và đặt tên file.

(Ví dụ: Công ty Y (MST: 0300384357) có 02 tệp hồ sơ nhập vào 2 file dữ liệu thì đặt tên theo thứ tự: HCM-0300384357000-001, HCM-0300384357000-002).

- Số thứ tự của tệp hồ sơ nhập vào Ứng dụng phải trùng với Mã số tệp hồ sơ do TCTTN ghi trên Bìa tệp hồ sơ.

- Thứ tự dòng dữ liệu hồ sơ ĐKT nhập vào Ứng dụng phải trùng với số thứ tự của hồ sơ trong tệp hồ sơ. Cách thức nhập thông tin hồ sơ ĐKT vào Ứng dụng được hướng dẫn cụ thể trong tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm theo Ứng dụng.

Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin của mỗi tệp hồ sơ ĐKT vào Ứng dụng, TCTTN thực hiện in Bảng kê hồ sơ ĐKT, ký tên và đóng dấu để gửi cho CQT.

TCTTN nhập tờ khai ĐKT vào ứng dụng và kết xuất ra file dữ liệu gửi cho cơ quan thuế qua website www.tncnonline.com.vn hoặc sao chép file dữ liệu vào đĩa mềm, CD-ROM, USB và gửi cho cơ quan thuế qua bưu điện.

Chậm nhất đến ngày 31/8/2009, TCTTN hoàn thành việc gửi Bảng kê hồ sơ ĐKT và file dữ liệu hồ sơ ĐKT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng các hình thức sau :

- Bảng kê và file dữ liệu (đĩa CD, USB) đều nộp qua bưu điện.

- Bảng kê nộp qua bưu điện, file dữ liệu nộp qua internet (www.tncnonline.com.vn)

- Bảng kê nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, file dữ liệu nộp qua internet.

- Bảng kê và file dữ liệu đều nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Tuy nhiên cơ quan thuế khuyến khích TCTTN chọn hình thức gửi qua bưu điện, Internet; hạn chế gửi file dữ liệu trực tiếp cơ quan thuế để tránh lãng phí thời gian của TCTTN.

Cơ quan thuế sẽ gửi qua bưu điện phiếu hẹn trả kết quả cho TCTTN ngay sau khi nhận được hồ sơ ĐKT.

4.2. Đối với các Tổ chức trả thu nhập không sử dụng Ứng dụng

Sau khi hoàn tất việc đóng tệp hồ sơ ĐKT của người lao động, TCTTN thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ nhập thông tin vào ứng dụng, thời gian chậm nhất là trước ngày 30/7/2009.

Số điện thoại các Tổ hỗ trợ của các Phòng:

Phòng Kiểm tra thuế số 1: 39.303.003 (bấm số nội bộ 501) Phòng Kiểm tra thuế số 2: 39.303.548 Phòng Kiểm tra thuế số 3: 39.305.012

Phòng Kiểm tra thuế số 4: 39.303.912, 39.300.838, 39.300.895

5/- Nhận mã số thuế:

Cơ quan thuế sẽ gửi trả kết quả cấp MST cho TCTTN dưới dạng Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST theo thời hạn quy định tại Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính.

File dữ liệu Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST được cơ quan thuế gửi qua đường bưu điện, Internet hoặc TCTTN đến cơ quan thuế nhận trực tiếp (nếu không có địa chỉ email). Sau khi TCTTN nhận được Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST, TCTTN thông báo cụ thể tới từng người lao động biết MST được cấp. Thẻ mã số thuế sẽ do cơ quan thuế tự in để trả cho các cá nhân trong thời gian sớm nhất.

Trong quá trình cơ quan thuế xử lý thông tin để cấp MST, phát sinh các trường hợp người lao động không đủ điều kiện được cấp MST thì cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể từng trường hợp để TCTTN bổ sung, hoàn chỉnh lại hồ sơ ĐKT và chuyển lại cho cơ quan thuế (TCTTN thông báo tới người lao động để bổ sung, hoàn chỉnh lại hồ sơ ĐKT, sau đó thực hiện các bước như ĐKT mới).

6/- Điều chỉnh thông tin sai sót trên bảng kê và thẻ mã số thuế.

Trường hợp, người lao động phát hiện có sai sót thông tin trong Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST hoặc trong thẻ MST thì TCTTN cần có yêu cầu điều chỉnh thông tin (bằng văn bản) gửi cơ quan thuế kèm hồ sơ điều chỉnh bổ sung.

Sau khi điều chỉnh xong thông tin của từng người lao động, Cơ quan thuế sẽ cập nhật lại thông tin, in thẻ MST mới và chuyển trả cho TCTTN để trả cho người lao động.

III/- TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

- Thời gian thực hiện việc đăng ký và cấp MST cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công qua các TCTTN: bắt đầu từ tháng 6 và dự kiến kết thúc vào tháng 10/2009.

- Các TCTTN chưa có MST, đề nghị đăng ký với Cục thuế để được cấp MST của TCTTN.

- TCTTN thực hiện đăng ký thuế cho tất cả người lao động làm việc trong đơn vị chưa có mã số thuế để đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế : được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, được xét hoàn trả thuế thu nhập cá nhân nếu nộp thừa.

- Trường hợp có vướng mắc trong việc cài đặt, sử dụng Ứng dụng, TCTTN liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc bộ phận tuyên truyền hỗ trợ để được hướng dẫn cụ thể.

Cục Thuế Tp.HCM rất mong nhận được sự hợp tác chặt chẽ của các TCTTN để hoàn thành tốt việc cấp MST cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công kê khai đăng ký thuế thông qua các TCTTN.

Cục Thuế rất trân trọng sự đóng góp và hợp tác của mỗi cá nhân và tổ chức.