Công văn 4109/TCT-DNL của Tổng cục Thuế về việc hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 2516/XNK-PTC ngày 31/7/2017 của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel (Công ty TM&XNK Viettel) - đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tập đoàn Viễn thông Quân đội nêu vướng mắc về hóa đơn điện tử (HĐĐT). Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

- Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.

Tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:

“Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là...

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin,...;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ,…;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán,…

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu…”.

- Tại Khoản 1e và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính“.

- Tại Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người.mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điện tử Điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai Điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn Điều chỉnh không được ghi số âm (-).“

- Tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này...“.

- Tại Khoản 3b Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“…

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc Điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán“.

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính“.

Theo báo cáo của Công ty TM& XNK Viettel, hệ thống bán hàng của Công ty gồm các chi nhánh bán hàng trên địa bàn cả nước. Công ty sử dụng phần mềm có đủ phân hệ mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, hàng tồn, hóa đơn. Định kỳ cuối ngày, dữ liệu từ phần mềm bán hàng này được kết nối tự động chuyển sang phần mềm kế toán. Dữ liệu trên phần mềm bán hàng được sao lưu trên máy chủ hàng ngày, hàng tuần được sao lưu trữ ra ổ cứng bên ngoài. Các trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định được quản lý theo user kế toán doanh thu tạo trên phần mềm bán hàng và chỉ cho phép chuyển đổi một (01) lần, thông tin về người chuyển đổi và thời gian chuyển đổi được thể hiện trên hóa đơn.

Căn cứ các quy định nêu trên và để phù hợp với phương thức tổ chức bán hàng, cách thức quản lý của Công ty TM&XNK Viettel, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

1. Về khởi tạo hóa đơn điện tử:

Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh trực thuộc được khởi tạo HĐĐT để sử dụng nếu đáp ứng được các điều kiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

2. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử:

HĐĐT đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh lập giao cho khách hàng không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua, bán hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh với khách hàng như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh lập HĐĐT cho khách hàng theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

3. Về việc lập hóa đơn điều chỉnh:

HĐĐT đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh khi phát hiện sai sót phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định, khi lập hóa đơn điều chỉnh được lập văn bản thỏa thuận bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán.

4. Về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Khi thực hiện HĐĐT bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh không phải in HĐĐT ra giấy trừ trường hợp cần thực hiện chuyển đổi theo quy định. Đối với HĐĐT của Công ty TM&XNK Viettel và các nhánh khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông thì không phải có chữ ký người đại diện pháp luật và đầu của Công ty TM&XNK Viettel và các chi nhánh.

Công ty TM&XNK Viettel chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của việc lập, điều chỉnh HĐĐT và chuyển đổi HĐĐT ra hóa đơn giấy. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TM&XNK Viettel phản ánh về Tổng cục Thuế để nghiên cứu, giải quyết.

Tổng cục Thuế hướng dẫn để Công ty TM&XNK Viettel biết và thực hiện./.