Công văn 1685/TCT-CS của Tổng cục Thuế về việc chi phí điện thoại trả cho nhân viên

Trả lời công văn không số đề ngày 23/12/2011 của Công ty TNHH Dynea Việt Nam (Công ty Dynea) về việc hỏi về chi phí điện thoại di động trả cho nhân viên. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về chính sách thuế TNDN

- Tại Điểm 1 Mục IV Phần C Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế quy định:

"1. Trừ các khoản chi nêu tại Khoản 2 Mục này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1.1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

1.2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp tác theo quy định của pháp luật".

- Tại điểm 2.5, Mục IV Phần C Thông tư số 130/2008/TT-BTC nêu trên quy định:

"2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.5. Chi tiền lương, tiền công thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công, các khoản hạch toán khác để trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền thưởng cho người lao động không mang tính chất tiền lương, các khoản tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể".

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có chi tiền điện thoại cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế Công ty thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty. Trường hợp Công ty khoán chi tiền điện thoại cho người lao động được quy định cụ thể tại hợp đồng lao động thì các khoản chi này được xác định là chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Về chính sách thuế TNCN

- Tại Điểm 2f Điều 1 Thông tư số 62/2009/TT-BTC ngày 27/3/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNCN quy định:

"f) Đối với khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục, … không tính vào thu nhập chịu thuế nếu mức khoán chi phù hợp với quy định của Nhà nước hiện hành. Mức khoán chi áp dụng đối với từng trường hợp như sau:

+ Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, đảng, đoàn thể, các hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

+ Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài".

- Tại điểm 2.1 Mục I Công văn số 451/TCT-TNCN ngày 8/2/2010 về hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2009 quy định:

"+ Đối với các khoản khoán chi (như văn phòng phẩm, điện thoại, trang phục, ăn ca, …) nếu đã có văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về đối tượng được hưởng, về chế độ chi thì thực hiện theo hướng dẫn của văn bản đó và không tính vào thu nhập của cá nhân nhận khoản khoán thu nhập này.

Đối với các đơn vị chi trả thu nhập là doanh nghiệp, mức khoán chi được thực hiện theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp không có hướng dẫn cụ thể về mức khoán chi thì mức khoán chi được thực hiện theo quy định của Hội đồng quản trị hoặc giám đốc hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp);

Các trường hợp chi cao hơn mức khoán quy định thì phần khoán chi cao hơn quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế".

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty khoán chi tiền điện thoại cho người lao động nếu được quy định cụ thể tại hợp đồng lao động và mức khoán chi này được thực hiện theo quyết định của Hội đồng quản trị hoặc giám đốc hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp) là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Tổng cục Thuế trả lời để Công ty được biết và thực hiện.