Công văn 12873/CT-HTr của Cục Thuế Thành phố Hà Nội về việc quy trình thanh toán khi bên mua làm mất hóa đơn

Kính gửi: Công ty TNHH Tiếp thị và quảng cáo Sáu Độ
(Địa chỉ: 101/66/15 Lê Văn Lương, Tổ 1, Ấp 3, Xã Phước Kiển, Huyện Nhà Bè, TP Hồ Chí Minh.
MST: 0310602886)

Trả lời công văn số 001/CV/2015 ngày 11/03/2015 của Công ty TNHH Tiếp thị và quảng cáo Sáu Độ (sau đây gọi tắt là “Công ty”) hỏi về quy trình thanh toán khi bên mua làm mất hóa đơn, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn:

“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty bán hàng hóa, dịch vụ cho Công ty TNHH Nhà máy bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) (Mã số thuế: 0500234052 do Cục Thuế TP Hà Nội quản lý), đã xuất hóa đơn GTGT theo quy định. Trong quá trình lưu giữ hồ sơ, bên mua làm mất liên 2 của hóa đơn thì hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Việc thanh toán giữa Công ty TNHH Tiếp thị và quảng cáo Sáu Độ và Công ty TNHH Nhà máy bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) do hai bên tự thỏa thuận, không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan thuế.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời đơn vị biết để thực hiện theo đúng quy định tại văn bản quy định pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.