Công văn 114/CTHBI-TTHT của Cục Thuế tỉnh Hòa Bình về việc tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Cục Thuế nhận được Công văn số 52/2021/CV-HCJCE ngày 08/12/2021 của Công ty TNHH Một thành viên HCJ CE (gọi tắt là Công ty) về việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính. Vấn đề này, Cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Điều 1 và Điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính, quy định về điều kiện để tổ chức trả thu nhập được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế phải có “trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ” và trong hồ sơ đăng ký mẫu chứng từ tự in tổ chức trả thu nhập phải có bản thuyết trình về: “giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính”.

Theo đó, tổ chức trả thu nhập phải có trang bị hệ thống thiết bị máy tính và phần mềm đảm bảo cho việc in và lập chứng từ khấu trừ đáp ứng các điều kiện sau:

- Đảm bảo in được chứng từ khấu trừ theo mẫu quy định, sau khi in chứng từ khấu trừ phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC). Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.

- Phần mềm in chứng từ khấu trừ phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.

Căn cứ quy định trên và đối chiếu với Hồ sơ Công ty đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN gửi đến, Cục Thuế chấp thuận để Công ty TNHH Một thành viên HCJ CE được tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên máy tính nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên.

Trước khi sử dụng Công ty phải thông báo phát hành theo hướng dẫn tại khoản 2, Điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan thuế theo quy định.

Cục Thuế Hòa Bình thông báo để Công ty TNHH Một thành viên HCJ CE được biết và thực hiện./.