Pháp lý doanh nghiệp 
1. Trường hợp nào không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?
Trường hợp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Cụ thể, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
1- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót => người bán gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót gửi cho người mua.
2- Trường hợp hóa đơn có mã/không có mã đã gửi cho người mua, người mua/người bán phát hiện có sai sót:
2.1- Có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua, gửi mẫu 04/SS-HĐĐT và không phải lập lại hóa đơn.
2.2- Có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn 01 trong 02 cách sau:
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
Ngoài ra, Công văn số 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế cũng đã hướng dẫn về việc gửi mẫu 04/SS- HĐĐT như sau:
Như vậy, căn cứ theo quy định trên:
- Khi lập hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế -> không phải gửi thông báo 04/SS-HĐĐT.
- Khi huỷ hóa đơn đã gửi cơ quan thuế cấp mã, chưa gửi người mua hoặc hóa đơn sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác (trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi cơ quan thuế) -> phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT. Tóm lại, trường hợp hủy/giải trình hóa đơn điện tử sẽ phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.
Kết luận: Doanh nghiệp không phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
2. Thời hạn gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT
2.1. Trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót
Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh (theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Lưu ý: Thời hạn là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng không phải thời hạn kê khai.Ví dụ: Ngày 01/6/2023 lập hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã, đến 10/6/2023 phát hiện có sai sót thuộc trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì thời hạn gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày 30/6/2023 (bao gồm cả trường hợp kê khai theo tháng và theo quý) - ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng tháng 6 và quý II.
Một năm có 12 kỳ kê khai theo tháng, 04 kỳ kê khai theo quý (ví dụ kỳ kê khai quý I: từ 01/01 - 31/3).2.2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra sai sót
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn.
Doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.
3. Cách kiểm tra đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chưa?
Theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Để kiểm tra xem đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT, doanh nghiệp làm theo cách sau:
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1, ví dụ chỉ ghi C23…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
- Hiển thị thông báo: "Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm
Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn" ⇒ Hóa đơn chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi).
- Thông báo hiển thị: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” ⇒ hóa đơn không tồn tại có thể do tra cứu sai (bỏ số 1 trong ký hiệu hóa đơn).
- Thông báo hiển thị: "Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày ............. Tính chất ......... Cơ quan thuế tiếp nhận.
4. Mức phạt chậm gửi mẫu 04/SS-HĐĐT
Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ bị phạt như sau:
Số ngày chậm nộp | Mức phạt |
Quá thời hạn quy định từ 01 - 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
Quá thời hạn quy định từ 01 - 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | 01 - 03 triệu đồng |
Quá thời hạn quy định từ 11 - 20 ngày | 02 - 04 triệu đồng |
Quá thời hạn quy định từ 21 - 90 ngày | 04 - 08 triệu đồng |
Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên | 05 - 15 triệu đồng |
KẾT LUẬN:
Doanh nghiệp không phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Trên đây là giải đáp liên quan đến vấn đề trường hợp nào không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT, nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được giải đáp.
