Pháp lý doanh nghiệp 
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2023 là công việc mọi kế toán phải thực hiện trong thời điểm này. Thông qua bài viết này, LuatVietnam sẽ hướng dẫn thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chi tiết, đơn giản, nhanh chóng nhất.
- 1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
- 2. Ai phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
- 3. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân nhanh nhất
- 3.1 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp
- 3.2 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
- 4. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- 5. Chậm làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân bị phạt thế nào?
- 6. Giải đáp một số thắc mắc về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc người nộp thuế kê khai để xác định số tiền thuế phải nộp của năm liền trước, từ đó xác định số tiền thuế còn thiếu hoặc nộp thừa để làm căn cứ hoàn thuế.
Khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 giải thích về việc khai quyết toán thuế như sau:
10. Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản, quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc người nộp thuế thực hiện các công việc sau đây liên quan đến thuế thu nhập cá nhân: Xác định số thuế phải nộp của năm trước đó, năm tính thuế, xác định thuế còn thiếu, nộp thừa để làm căn cứ tính thuế.
2. Ai phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636 hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân, những đối tượng sau phải quyết toán thuế TNCN:
(1) Tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công: Thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân có uỷ quyền mà không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
(2) Ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Người lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm thực hiện quyết toán thuế.
Trường hợp này áp dụng cho cả đối tượng có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng ở nơi khác và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN nếu không có yêu cầu quyết toán với phần thu nhập này.
(3) Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế gồm các đối tượng:
- Có số thuế phải nộp thuê/nộp thừa đề nghị hoàn/bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo trừ trường hợp: Số thuế phải nộp thuê sau khi quyết toán của từng năm dưới 50.000 đồng trở xuống; thuế phải nộp nhỏ hơn thuế đã tạp nập và không yêu cầu hòn thuế, bù trừ vào kỳ tiếp theo…
- Có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày (tính trong năm dương lịch đầu tiên) và từ 183 ngày trở lên tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
- Người nước ngoài hết hợp đồng làm việc tại Việt Nam quyết toán thuế trước khi xuất cảnh…
Lưu ý: Có 05 đối tượng không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN gồm:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập.
- Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.
- Số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Vừa có thu nhập từ lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên; có thu nhập vãng lai tại nơi khác bình quân tháng không quá 10 triệu đồng/năm, đã được khấu trừ 10%, không có nhu cầu quyết toán thuế.
- Được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác đã khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng.
3. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân nhanh nhất
3.1 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp
Hồ sơ cần chuẩn bị
Căn cứ phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và mẫu Tờ khai ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định như sau:
* Đối với tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công
- Tờ khai thuyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.
* Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 02/QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (bản sao) trong đó ghi rõ nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào hoặc bản sao chứng từ ngân hàng với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.
- Hoá đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ khuyến học, quỹ nhân đạo (Bản sao).
- Tài liệu chứng minh đã trả tiền của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài (nếu có).
Nơi nộp hồ sơ
- Cá nhân có thu nhập tại một nơi, tự khai thuế trong năm: Cơ quan thuế nơi người này trực tiếp khai thuế trong năm.
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Kế toán thực hiện qua phần mềm kế toán của đơn vị hoặc phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế.
Thủ tục thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại 01 nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định sau:
- Cá nhân cư trú do tổ chức, cá nhân tại Việt Nam trả thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN nhưng chưa khấu trừ thuế thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế quản lý nơi cá nhân phát sinh công việc tại Việt Nam. Trường hợp nơi phát sinh công việc của cá nhân không ở tại Việt Nam thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
3.2 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Khi thực hiện quyết toán thuế qua mạng, cá nhân thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập.
Bước 2: Nhập “mã số thuế” và nhập “mã kiểm tra”, sau đó ấn tiếp tục.
Sau đó, nhập “mã số thuế” và nhập “mật khẩu”, sau đó ấn đăng nhập.
Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” và chọn “kê khai trực tuyến”.
Bước 4: Chọn thông tin tờ khai quyết toán thuế gồm: Tên người gửi, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, địa chỉ email, chọn tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân số 02/QTT-TNCN và chọn cơ quan quyết toán thuế.
Tùy theo từng trường hợp mà người nộp thuế kê khai cho chính xác.
Bước 5: Khai tờ khai quyết toán thuế.
Bước 6: Chọn kết xuất XML
Bước 7: Chọn “nộp tờ khai”, nhập “mã kiểm tra” để xác thực nộp tờ khai và chọn “tiếp tục”. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ báo nộp tờ khai thành công.
Bước 8: In tờ khai. Tại bước sau khi chọn “kết xuất XML’, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai theo định dạng XML; người nộp thuế sẽ tải ứng dụng iTax Viewer để mở file và chọn in 02 bản, ký tên người nộp thuế.
Bước 9: Người nộp thuế mang Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân, chứng từ khấu trừ thuế, tờ khai thuế vừa in (có chữ ký) đến nộp tại Bộ phận một của của Cơ quan Thuế đã nộp tờ khai.
Xem chi tiết từng bước với hướng dẫn chi tiết tại: Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online
4. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế 2023 gồm:
- Ngày 31/3/2024: Tổ chức cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế. Tuy nhiên, năm nay, ngày 31/3 rơi vào Chủ nhật nên thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân là 01/4/2024.
- Ngày 02/5/2024: Cá nhân trực tiếp đi quyết toán thuế. Bởi theo quy định, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 dương lịch nhưng năm 2024, ngày cuối cùng là ngày 30/4/2024 và ngày tiếp theo 01/5/2024 là hai ngày nghỉ lễ. Do đó, thời hạn quyết toán trong trường hợp này là ngày 02/5/2024.
5. Chậm làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân bị phạt thế nào?
Căn cứ Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền (mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng). Cụ thể:
TT | Hành vi vi phạm | Hình thức xử phạt chính | Hình thức xử phạt bổ sung |
1 | Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 - 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ (Khoản 1) | Cảnh cáo | Nộp đủ tiền chậm nộp nếu việc chậm nộp hồ sơ dẫn đến chậm nộp tiền thuế |
2 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 01 - 30 ngày, trừ trường hợp (1) (Khoản 2) | Từ 02 - 05 triệu đồng | |
3 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 31 - 60 ngày (Khoản 3) | Từ 05 - 08 triệu đồng | |
4 | - Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 61 - 90 ngày. - Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp. - Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp (*). - Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (**) (Khoản 4, khoản 6) | Từ 08 - 15 triệu đồng | - Nộp đủ tiền chậm nộp nếu việc chậm nộp hồ sơ dẫn đến chậm nộp tiền thuế - Trường hợp (*) và (**) phải nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế. |
5 | Nộp hồ sơ khai thuế quá hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế. Lưu ý: Số tiền phạt lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa với trường hợp này bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế nhưng không thấp 11,5 triệu đồng. (Khoản 5, điểm a khoản 6) | Từ 15 - 25 triệu đồng | Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế |
Lưu ý: Ngoài nộp phạt, nếu chậm nộp thì còn phải nộp khoản tiền chậm nộp theo công thức: Tiền chậm nộp 01 ngày = 0,05% x Số tiền chậm nộp.
6. Giải đáp một số thắc mắc về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
6.1 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2 nơi thế nào?
Căn cứ tiết d.2 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN, cá nhân làm việc tại hai nơi có thể quyết toán thuế theo một trong hai cách sau đây:
- Uỷ quyền cho nơi đang ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên:
- Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại nơi đó vào thời điểm quyết toán thuế.
- Có thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng tại nơi khác và đã được khấu trừ.
- Tự thực hiện việc quyết toán thuế nếu có nhu cầu tự quyết toán thuế với thu nhập vãng lai hoặc khi cá nhân không còn làm việc ở nơi ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại thời điểm uỷ quyền…
6.2 Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân như thế nào?
Theo tiết d.2 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập nếu thuộc các trường hợp được ủy quyền.
Để ủy quyền quyết toán thuế thì cá nhân cần thực hiện theo 02 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị mẫu ủy quyền quyết toán thuế
Tải và điền thông tin theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bước 2: Gửi giấy ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Trên đây là hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân nhanh chóng.
