Phiếu xuất kho có mấy liên? Có cần ghi đơn giá không?

1. Phiếu xuất kho có mấy liên?

Thông thường phiếu xuất kho sẽ có 03 liên, trong đó, liên 1 được lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 do thủ kho giữ để dùng làm căn cứ ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán, liên 3 được giao cho người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Thông tin trên phiếu xuất kho bao gồm:

• Họ tên của người nhận hàng, đơn vị/bộ phận nhận, ngày, tháng, năm lập phiếu.

• Lý do xuất kho, kho xuất, và thông tin chi tiết về vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.

• Tại cột được đánh số A, B, C, D: Thông tin về số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số, và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

• Tại cột 1: Số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho.

• Tại cột 2: Số lượng thực tế xuất kho (có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

• Tại cột 3 và 4: Đơn giá (tuỳ theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và thành tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

• Tại dòng "Cộng": Tổng số tiền của số vật tư, sản phẩm, hàng hoá đã thực tế xuất kho.

• Tại dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền bằng chữ trên phiếu xuất kho.

2. Phiếu xuất kho có cần ghi đơn giá không?

Về nguyên tắc, chứng từ kế toán nói chung, phiếu xuất kho nói riêng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tuy nhiên, không phải trường hợp nào phiếu xuất kho cũng cần ghi đơn giá.

Cụ thể, theo điểm g khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

- Trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện:

• Tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng;

• Tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển;

• Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

- Trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ghi:

• Số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân;

• Họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có);

• Địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng;

• Địa điểm kho nhận;

• Tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Đồng thời, tại Công văn 1870/TCT-CS ngày 21/05/2014 của Tổng cục thuế đã có đề cập cụ thể về cách viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: “Mẫu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn giá” và “thành tiền”.

Như vậy, tùy trường hợp, phiếu xuất kho cần ghi đơn giá hoặc không.

3. Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?

Theo mẫu phiếu xuất kho số 02 - VT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, số 02 - VT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, số 03/XKNB và số 04/HGĐL ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phiếu xuất kho không yêu cầu đóng dấu của đơn vị.

Thay vào đó, phiếu xuất kho phải có chữ ký và ghi rõ họ tên của các cá nhân có thẩm quyền, như người lập phiếu, người nhận, kế toán, thủ kho, giám đốc/thủ trưởng đơn vị.

Như vậy, phiếu xuất kho không buộc phải đóng dấu của đơn vị mà chỉ cần chữ ký và ghi rõ họ tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến sản phẩm, hàng hóa... được xuất từ kho.

4. Phiếu xuất kho có cần giám đốc ký không?

Căn cứ mẫu phiếu xuất kho đang được áp dụng hiện nay:

• VT - 02 Thông tư 200/2014/TT-BTC;

• VT - 02 Thông tư 133/2016/TT-BTC;

• 03/XKNB Nghị định 123/2020;

• 04/HGĐL Nghị định 123/2020.

Trong những phiếu xuất kho này, chỉ có Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là không có dòng chữ ký sẽ có mục chữ ký, ghi rõ họ tên của Giám đốc/thủ trưởng đơn vị còn lại tất cả đều có.

Tức là, ngoại trừ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là không cần chữ ký của Giám đốc còn lại bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc trên phiếu xuất kho.

Giám đốc có thể ủy quyền cho người khác (thường là phó giám đốc hoặc trưởng phòng...) ký thay. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định.

Lưu ý rằng, ngay cả khi ủy quyền, Giám đốc vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật cho việc ký trên phiếu xuất kho. Điều này đồng nghĩa rằng giám đốc vẫn có trách nhiệm pháp lý cho việc được ủy quyền thực hiện.

Trên đây là giải đáp về vấn đề Phiếu xuất kho có mấy liên, có cần ghi đơn giá không. Nếu còn thắc mắc, bạn đọc hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số 19006192 để được hỗ trợ nhanh nhất.