Pháp lý doanh nghiệp 
1. Các trường hợp nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng trong trường hợp sau theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm:
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót (Hủy hóa đơn sai sót).
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót (Giải trình).
Trường hợp lập hóa đơn điện tử mới theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thay thế cho hóa đơn đã phát hành theo nghị định 51/2010/NĐ-CP (Lập hóa đơn Thay thế).
Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế gửi đến đơn vị.
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123 sau đó có phát sinh về việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ (Hủy hóa đơn sai sót).
Lưu ý:
- Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể dùng để thông báo lỗi sai của một hoặc nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc.
- Sau khi đã gửi mẫu 04/SS-HĐĐT rồi mà lại phát hiện sai sót thì người bán vẫn phải gửi lại thông báo 04/SS-HĐĐT và xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020 như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
Kính gửi: (Cơ quan thuế)
Tên người nộp thuế:..................................................................................
Mã số thuế:................................................................................................
Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
STT | Mã CQT cấp | Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn | Số hóa đơn điện tử | Ngày lập hóa đơn | Loại áp dụng hóa đơn điện tử | Hủy/ Điều chỉnh/ Thay thế/ Giải trình | Lý do |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Ghi chú: (2): Mã CQT cấp đối với hóa đơn có mã của CQT, hóa đơn không có mã của CQT để trống | |||||||
...., ngày....tháng…..năm…… NGƯỜI NỘP THUẾ (Chữ ký số người nộp thuế) |
2. Thời hạn gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT
2.1. Trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót
Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót phải gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Ví dụ: Ngày 01/7/2024 lập hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã, đến 10/7/2024 phát hiện có sai sót thuộc trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì thời hạn gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế như sau:- Chậm nhất là ngày 31/7/2024 với trường hợp kê khai theo tháng.
- Chậm nhất là ngày 30/9/2024 với trường hợp kê khai theo quý.
2.2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra sai sót
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.
3. Chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bị phạt bao nhiêu?
Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ bị xử phạt như sau:
Số ngày chậm nộp | Mức phạt |
Quá thời hạn quy định từ 01 - 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
Quá thời hạn quy định từ 01 - 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt tiền từ 01 - 03 triệu đồng |
Quá thời hạn quy định từ 11 - 20 ngày | Phạt tiền từ 02 - 04 triệu đồng |
Quá thời hạn quy định từ 21 - 90 ngày | Phạt tiền từ 04 - 08 triệu đồng |
Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên | Phạt tiền từ 05 - 15 triệu đồng |
Trên đây là thông tin về: Mẫu 04/SS-HĐĐT lập khi nào? Chậm nộp bị phạt bao nhiêu?
