Hoàn thuế thu nhập cá nhân: Điều kiện, thủ tục hoàn chi tiết nhất

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Căn cứ theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn, có thể hiểu, hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc người nộp thuế được hoàn trả lại phần tiền thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, hiện nay, chưa có định nghĩa cụ thể về hoàn thuế thu nhập cá nhân, định nghĩa trên đây được đưa ra dựa trên các quy định liên quan.

2. Các trường hợp hoàn thuế thu nhập cá nhân

Khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:

“a) Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;

b) Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;

c) Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”.

Theo đó, các trường hoàn được hoàn thuế thu nhập cá nhân gồm: Số tiền đã nộp thuế lớn hơn số tiền phải nộp; Đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế; trường hợp khác theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Để được hoàn thuế thu nhập cá nhân thì cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.

• Thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế nêu tại mục 2 bài viết này.

• Có đề nghị hoàn thuế gửi cho cơ quan thuế theo đúng quy định và được chấp nhận.

Cụ thể, theo khoản 2, 3 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về hoàn thuế như sau:

“2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.

3. Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.”.

Quy định này khẳng định rõ, chỉ hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả, cơ quan thuế không chủ động hoàn cho người nộp thuế; trường hợp không đề nghị hoàn thuế thì được bù trừ vào kỳ sau.

Lưu ý: 

- Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

- Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì có thể nhận lại số tiền thuế đóng thừa hoặc lựa chọn bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

4. Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân thực hiện thế nào?

Căn cứ theo Quyết đinh 1462/QĐ-BTC, thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế như sau:

3.1 Trình tự thực hiện

Bước 1: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền sau khi bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa, nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế.

Bước 2: Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định.

Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

3.2 Cách thức nộp hồ sơ

- Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế; hoặc

- Qua hệ thống bưu chính; hoặc

- Qua giao dịch điện tử (Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).

3.3 Thành phần hồ sơ

- Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa mẫu số 01/DNXLNT theo Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;

- Bảng kê chứng từ nộp thuế mẫu số 02-1/HT theo Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.

3.4 Thời hạn giải quyết

- Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Chậm nhất 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.

- Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế: Chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.

Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân 2023 (Ảnh minh họa)

5. Cách tính tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cách tính số thuế được hoàn là việc khá quan trọng đối với người nộp thuế nhưng cũng không kém phần phức tạp. Tùy thuộc trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân khác nhau mà có cách tính để biết mình được hoàn thuế hay không và nếu được thì số thuế được hoàn là bao nhiêu khác nhau.

Trường hợp 1: Tính hoàn thuế để biết số thuế nộp thừa

Nếu thuộc trường hợp này thì người nộp thuế phải biết số thuế mình đã tạm nộp là bao nhiêu và tính chính xác số thuế phải nộp để biết chênh lệch (số thuế nộp thừa).

Xem chi tiết: Cách tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương

Trường hợp 2: Tính hoàn thuế khi thuộc trường hợp chưa đến mức phải nộp

Trường hợp này xảy ra khi đi làm đủ 12 tháng trong năm nếu thu nhập từ tiền lương, tiền công giữa các tháng là khác nhau (tháng cao thì tạm nộp thuế) hoặc trường hợp lương cao hơn mức giảm trừ gia cảnh nhưng làm không đủ 12 tháng.

Người nộp thuế khi thuộc trường hợp này chỉ cần tính thu nhập tính thuế của mình đã đến mức phải nộp thuế hay chưa. Để tính được thì chủ yếu căn cứ vào tổng thu nhập và mức giảm trừ gia cảnh (gồm giảm trừ cho bản thân và giảm trừ cho người phụ thuộc).

Nếu thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm (trừ thu nhập được miễn thuế) mà từ 132 triệu đồng trở xuống sẽ không phải nộp thuế thu nhập cá nhân; trường hợp có người phụ thuộc thì mỗi người sẽ được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng.

Ví dụ: Anh A đăng ký 01 người phụ thuộc cho cả năm 2021 thì anh A chỉ phải nộp thuế thu nhập cá nhân nếu có tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công năm 2021 trên 180 triệu đồng.

6. Mẫu đơn hoàn thuế thu nhập cá nhân mới nhất