Hóa đơn nước ngoài như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định. Theo đó, hóa đơn nước ngoài như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt?

Khoản 1 Điều 11 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định:

1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Đồng thời, khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định:

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu.

Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Ngoài ra, Điều 85 Thông tư số 80/2021/TT-BTC nêu rõ, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt: Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.

Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài dài hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

Căn cứ các quy định trên, các hóa đơn chứng từ tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.

Thế nào là hóa đơn nước ngoài hợp lệ? (Ảnh minh họa)

Hóa đơn nước ngoài có cần dấu, chữ ký không?

Theo tìm hiểu, cũng như các hóa đơn khác, hóa đơn thương mại quốc tế thường có những nội dung sau:

- Loại hoá đơn; số hoá đơn; ngày lập; chữ ký người bán và người mua.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.

- Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán của hàng hóa, dịch vụ.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC như sau:

[…] Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.

Trường hợp bản chụp có nhiều trang thì người khai hải quan, người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.

Có thể thấy rằng, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký mới được chấp nhận.

Cũng xin thông tin thêm, thông thường thì cơ quan thuế chấp nhận chi phí mà công ty trả cho đối tác nước ngoài khi:

- Hai bên có hợp đồng/hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.

- Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

- Có thanh toán tiền qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.

- Có việc kê khai, khấu trừ thuế đầy đủ (thuế nhà thầu nước ngoài).

- Chi phí này phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu có vướng mắc về hóa đơn nước ngoài như thế nào là hợp lệ, bạn đọc vui lòng liên hệ 19006192 để được giải đáp.

>> Tổng hợp mức phạt về hóa đơn áp dụng từ 05/12/2020