Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?

Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua là một trong những nội dung phải có trên hóa đơn ngoại trừ một số trường hợp. Vậy, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?

1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số (theo khoản 2 Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Điều 10 Nghị định này quy định cụ thể nội dung của hóa đơn trong đó có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua đối với hóa đơn điện tử thì chữ ký số của người bán là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân/người được ủy quyền.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng phải có chữ ký số. Cụ thể, Điều 11 Nghị định này quy định như sau:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

2. Không bắt buộc có chữ ký số;

3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Đồng thời, khoản 3 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

• Thời điểm lập hóa đơn;

• Mã của cơ quan thuế.

Như vậy, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và vẫn hợp lệ.

2. Cách nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Để nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, người dùng có thể thông qua một số tiêu chí sau căn cứ theo quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 9 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khoản 3 mục IV Phần I Quy định tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT năm 2021 sửa đổi, bổ sung tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT năm 2022:

- Ký hiệu hóa đơn: Ký tự thứ 5 là M (Máy tính tiền)

- Mã của cơ quan thuế: Gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C₁C₂C₃C₄C₅C₆C₇C₈C₉C₁₀C₁₁C₁₂C₁₃C₁₄C₁₅C₁₆C₁₇C₁₈C₁₉C₂₀

Trong đó:

+ Một ký tự đầu C₁: Là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

+ Một ký tự C₂: Là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

+ Hai ký tự C₃C₄: Là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của người nộp thuế.

+ Năm ký tự C₅C₆C₇C₈C₉: Là một chuỗi 05 ký tự do cơ quan thuế cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế đảm bảo tính duy nhất.

+ Mười một ký tự C₁₀C₁₁C₁₂C₁₃C₁₄C₁₅C₁₆C₁₇C₁₈C₁₉C₂₀: Là chuỗi 11 số tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.

+ Dấu gạch ngang (-): Là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do cơ quan thuế cấp, chuỗi số tăng liên tục tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại 01 hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

- Chữ ký người bán: Thường không có chữ ký số của người bán trên hóa đơn.

3. Cách tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Người bán sẽ gửi các hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã phát hành trong ngày lên cơ quan thuế. Có thể tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bằng cách đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn và làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục “Tra cứu”, chọn “Tra cứu hóa đơn”

Bước 2: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”

Bước 3: Vào ô “Kết quả kiểm tra” chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”

Lưu ý, thời gian tra cứu tối đa 31 ngày.

Trên đây là giải đáp thắc về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không, nếu có thắc mắc, vui lòng gọi ngay đến tổng đài 1510/QĐ-TCT 19006192 để được hỗ trợ nhanh chóng.