Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

1. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123 quy định cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử như sau:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.

- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy/tra cứu được khi có yêu cầu.

Đồng thời, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được làm thay đổi, sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ.

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán (thông thường là 10 năm theo điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015).

- Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

2. Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không?

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ mà chỉ cần lưu trữ bằng phương tiện điện tử và có thể sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (theo khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử chỉ phải in ra giấy trong trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Hóa đơn điện tử được in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có giá trị để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định này.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Hóa đơn giấy chỉ có 01 bản thể hiện là bản giấy còn hóa đơn điện tử thì có 02 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML). Trong đó, chỉ có file XML là có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi) còn file PDF chỉ là bản thể hiện để giúp người dùng xem và in ra bản giấy (nếu cần).

Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… phòng trường hợp máy tính gặp sự cố và để không bị mất dữ liệu. 

3.1. Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

• Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.

• Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.

• Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.

• Mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 01 file Excel như: Mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.

• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

3.2. Đối với hóa đơn điện tử bán ra

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn đầu ra theo quy định như sau:

- Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu.

- Đồng bộ thư mục chứa file excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Trên đây là hướng dẫn hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào, nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay đến tổng đài 19006192 để được tư vấn nhanh nhất.