Hộ, cá nhân kinh doanh thành lập mới phải áp dụng hóa đơn điện tử?

Cơ sở kinh doanh thành lập mới phải áp dụng hóa đơn điện tử?

* Trường hợp có thông báo và đáp ứng đủ điều kiện

Căn cứ khoản 2 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022 nếu có thông báo của cơ quan thuế và cơ sở kinh doanh có đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử thì áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022 theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Nội dung này cũng được tiếp tục khẳng định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

“Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông tư này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.”.

* Trường hợp chưa đáp ứng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 2 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

Khi sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì cơ sở kinh doanh gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Tóm lại, hộ, cá nhân kinh doanh thành lập mới phải áp dụng hóa đơn điện tử nếu có thông báo của cơ quan thuế và có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. Nói cách khác, trường hợp này sẽ áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022.

Khi nào cơ sở kinh doanh thành lập mới phải áp dụng hóa đơn điện tử? (Ảnh minh họa)

Lý do nên áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022

Lý do nên áp dụng hóa đơn điện tử thay vì đợi đến ngày 01/7/2022 theo quy định xuất phát từ những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1. Tiết kiệm chi phí về hóa đơn

Theo tính toán sơ bộ, Tổng cục Thuế đã chỉ ra khi cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn.

Ngược lại, chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn tự in, đặt in. Nghĩa là việc sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tiết kiệm tới 90% chi phí hóa đơn cho doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác.

2. Rút ngắn quy trình phát hành hóa đơn

Để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán thường phải thực hiện các bước cơ bản như:

Bước 1: Nhập/viết tay thông tin hóa đơn.

Bước 2: Trình ký.

Bước 3: Đóng dấu.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng.

Trong một số trường hợp không thực hiện được luôn nếu người có thẩm quyền ký hóa đơn không có mặt trực tiếp, thời gian kéo dài.

Ngược lại, hóa đơn điện tử được khởi tạo nhanh chóng theo danh mục khách hàng và sản phẩm, dịch vụ có sẵn; một số hạn chế khác cũng được khắc phục như người có thẩm quyền ký vắng mặt (sử dụng chữ ký số điện tử). Thời gian khởi tạo và chuyển hóa đơn tới khách hàng chỉ mất từ 03-05 phút.

3. Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp và và cơ sở kinh doanh khác khi sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử thì kế toán sẽ bớt được đầu việc này theo định kỳ tháng hoặc quý vì không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định, cụ thể:

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Sau khi lập hóa đơn điện tử, người bán hàng phải gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Thông qua đó, cơ quan thuế quản lý được việc sử dụng hóa đơn điện tử.

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã: Sau khi lập hóa đơn, người bán hàng phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế đồng thời với việc gửi hóa đơn cho người mua. Do đó, cơ quan thuế quản lý được việc sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Không lo bị thất lạc hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác và được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy được gửi cho khách hàng thông qua phương thức truyền thống như bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc gửi hóa đơn giấy có thể bị thất lạc, mất hóa đơn.

5. Sử dụng hóa đơn điện tử có độ an toàn, chính xác cao

Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế nên khó bị làm giả và kiểm tra được.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có độ chính xác cao và việc xử lý trong trường hợp sai sót dễ thực hiện hơn, trong khi hóa đơn giấy thường bị sai thông tin tại các tiêu thức như thông tin khách hàng, đơn giá, địa chỉ,… và việc xử lý sai sót thường sẽ phức tạp và kéo dài hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử làm giảm các tranh chấp liên quan đến hóa đơn.

Trên đây là quy định giải đáp vướng mắc: Cơ sở kinh doanh thành lập mới phải áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022? Nếu bạn đọc có vướng mắc và cần giải đáp hãy gọi LuatVietnam qua số 1900.6192 để được giải đáp.

>> 5 điểm đáng chú ý của Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử

>> Lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021