Chứng từ kế toán là gì? Các chứng từ kế toán bắt buộc

1. Chứng từ kế toán là gì? Ví dụ về chứng từ kế toán

1.1 Chứng từ kế toán là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán được lập theo trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật quy định. Căn cứ vào Điều 16 Luật Kế toán 2015, trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Số hiệu chứng từ
• Tên, địa chỉ, số điện thoại doanh nghiệp, tổ chức lập và doanh nghiệp tổ chức nhận chứng từ.
• Tên chứng từ
• Ngày, tháng , năm lập chứng từ
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền bằng số, tổng số tiền phải thanh toán bằng số và bằng chữ của nghiệp vụ kinh tế.
• Chữ ký của người lập chứng từ và các bên liên quan trên chứng từ

1.2 Ví dụ về chứng từ kế toán

• Chứng từ thanh toán: phiếu thu, phiếu chi ( thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ, báo có, sao kê ngân hàng (thanh toán bằng chuyển khoản),...
• Chứng từ lao động, tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy tạm ứng lương,...
• Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho, xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,...
• Chứng từ mua bán hàng: hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê mua, bán hàng,...

2. Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay

2.1 Tiêu chí để phân loại các chứng từ kế toán là gì?

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các loại chứng từ kế toán được phân loại theo một số tiêu chí như sau:

- Phân loại theo công dụng của chứng từ: Theo tiêu chí này, chứng từ kế toán bao gồm các loại sau:

• Chứng từ mệnh lệnh: lệnh xuất kho, lệnh nhập kho,...
• Chứng từ thực hiện: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,...
• Chứng từ thủ tục kế toán: Bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ,...
• Chứng từ liên hợp: Bảng kê kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,...
• Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

Các loại chứng từ theo cách phân loại này bao gồm:

• Chứng từ bên trong: Bảng thanh toán lương, phiếu tạm ứng lương,...
• Chứng từ bên ngoài: chứng từ ngân hàng, hóa đơn mua hàng,...
• Phân loại theo mức độ khái quát của chứng từ
• Chứng từ tổng hợp

• Chứng từ ban đầu, chứng từ chi tiết
• Phân loại theo số lần ghi trên chứng từ:
• Chứng từ ghi một lần
• Chứng từ ghi nhiều lần
• Phân loại chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế:
• Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương,...
• Chứng từ tài sản cố định: biên bản đánh giá tài sản cố định,...
• Chứng từ về tiền: phiếu thu, phiếu chi,...
• Chứng từ thanh toán ngân sách: Bảng kê nộp tiền vào ngân sách nhà nước,...
• Một số loại chứng từ khác…
• Phân loại chứng từ theo tính cấp bách của chứng từ:
• Chứng từ bình thường
• Chứng từ báo động

- Phân loại theo hình thức chứng từ:

• Chứng từ giấy
• Chứng từ điện tử

Căn cứ vào Điều 17, mục 1, chương II, Luật Kế toán 2015 chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung quy định như chứng từ bằng giấy, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Khi sử dụng chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu thông tin, chống các hình thức sao chép, sử dụng thông tin sai quy định.

Khi sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thì chứng từ bằng giấy chỉ dùng để lưu trữ, kiểm tra, đối chiếu, không có giá trị thanh toán, giao dịch.

2.2 Loại chứng từ nào là bắt buộc?

Tất cả các loại chứng từ đều là bắt buộc phải lập nếu có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan.

Quy định bắt buộc phải tuân theo của các loại chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ theo Điều 18 mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015, việc lập chứng từ phải theo mẫu và phải tuân theo các quy định sau:

• Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính.
• Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

3. Tác dụng của chứng từ kế toán

Trong công tác kế toán doanh nghiệp thì tác dụng của chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán có tác dụng rất lớn và không thể thiếu trong việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là bước đầu tiên ghi nhận việc phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính, nó là căn cứ để ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán. Vì thế, chứng từ kế toán chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ được ghi nhận trên sổ sách kế toán.

Chứng từ kế toán là phương tiện để cấp quản lý doanh nghiệp truyền đạt công việc xuống các bộ phận thực hiện. Chứng từ kế toán cũng là căn cứ để kiểm tra sự hoàn thành các đầu việc trong việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp, kiện tụng giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với các cơ quan pháp luật.

Đối với Nhà nước, chứng từ kế toán là căn cứ ghi nhận và kiểm tra việc hoàn thành các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công việc kế toán doanh nghiệp. Việc hiểu rõ chứng từ kế toán là gì và các quy định pháp luật về việc lập, kiểm tra, và lưu trữ các loại chứng từ kế toán là nhiệm vụ quan trọng và bắt buộc đối với mỗi người làm công tác kế toán.

Vì thế kế toán cần liên tục cập nhật các quy định, hướng dẫn về chứng từ kế toán và tìm hiểu các thông tin liên quan đến chứng từ kế toán để thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp chi tiết.