Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 11774:2016 ISO 11620:2014 Thông tin và tư liệu-Bộ chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 11774:2016

ISO 11620:2014

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

Information and documentation - Library performance indicators

Lời nói đầu

TCVN 11774:2016 hoàn toàn tương đương với ISO 11620:2014.

TCVN 11774:2016 do Vụ Thư viện biên soạn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Tiêu chuẩn này liên quan đến việc đánh giá các loại hình thư viện.

Mục đích chính của tiêu chuẩn là xác nhận việc sử dụng các chỉ số đánh giá hoạt động về chất lượng dịch vụ trong thư viện và phổ biến kiến thức về cách đánh giá hoạt động.

Tiêu chuẩn này cụ thể hóa yêu cầu của một chỉ số đánh giá hoạt động dành cho thư viện và xây dựng một bộ chỉ số để mọi loại hình thư viện áp dụng. Tiêu chuẩn này cũng hướng dẫn cách thức áp dụng bộ chỉ số đánh giá hoạt động tại các thư viện chưa áp dụng các chỉ số này.

Chất lượng của hoạt động thư viện liên quan đến các vấn đề có phạm vi rộng hơn thuộc lĩnh vực quản lý và đảm bảo chất lượng. Tiêu chuẩn này công nhận và hỗ trợ các tiêu chuẩn quốc tế do ISO/TC 176 xây dựng.

Tiêu chuẩn cung cấp các thuật ngữ được chuẩn hóa và các định nghĩa súc tích về các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện. Hơn nữa, tiêu chuẩn còn bao gồm mô tả ngắn gọn về các chỉ số, về cách thu thập và phân tích các dữ liệu cần thiết. Thông tin chi tiết liên quan đến phương pháp luận và phép phân tích đề cập trong tài liệu được liệt kê tại phần Thư mục tài liệu tham khảo.

Tên của mỗi chỉ số trong tiêu chuẩn là duy nhất, tuy nhiên, đôi khi tên này khác so với tên trong tài liệu được dùng làm căn cứ. Những khác biệt này đều được ghi lại trong phần mô tả chỉ số.

Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện trong tiêu chuẩn này được ghi chép cụ thể trong các tài liệu có liên quan, được thử nghiệm đầy đủ trong thực tế và đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia. Một số mô tả chỉ số còn kèm theo thông tin hiệu chỉnh chỉ số đề cập trong tài liệu khác; điều này phản ánh kinh nghiệm thực tiễn hoặc sự cần thiết phải tiến hành khái quát hóa. Tỷ lệ dữ liệu đầu vào và tỷ lệ dựa trên nguồn lực đều được đề cập rõ ràng trong các tài liệu và là ngữ cảnh cho việc xác định các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện trong tiêu chuẩn này.

Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn, còn thiếu một số chỉ số đã được thử nghiệm và ghi nhận cho một số hoạt động và dịch vụ thư viện. Ngoài ra, chỉ số về dịch vụ điện tử sẽ tiếp tục được xây dựng và phát triển. Tuy nhiên, cần có sự giám sát bởi các chỉ số này liên quan đến các chỉ số khác trong tiêu chuẩn. Cần khuyến khích cộng đồng những người làm công tác thư viện và thông tin tham gia vào việc thiết lập cơ chế và ưu tiên xây dựng chỉ số phù hợp với các hoạt động và nguồn lực mới hoặc hiện có của thư viện.

Tiêu chuẩn được một nhóm công tác thực hiện nhiệm vụ theo dõi sự phát triển và bổ sung chỉ số khác khi đã được thử nghiệm và công nhận.

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

Information and documentation - Library performance indicators

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này áp dụng cho mọi loại hình thư viện. Tuy nhiên, không phải toàn bộ các chỉ số đánh giá hoạt động đều áp dụng cho tất cả thư viện. Giới hạn áp dụng từng chỉ số đánh giá hoạt động được nêu ra trong mục Phạm vi áp dụng ở phần mô tả mỗi chỉ số (xem Phụ lục B).

Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể được sử dụng để so sánh tại mọi thời điểm ở cùng một thư viện. Việc so sánh giữa các thư viện cũng có thể được thực hiện nhưng cần tiến hành một cách cẩn trọng. Việc so sánh này phải tính đến mọi khác biệt về tổ chức hoạt động cũng như thuộc tính của các thư viện, đòi hỏi phải có hiểu biết chuyên sâu về các chỉ số được sử dụng và giới hạn trong việc so sánh cũng như phải cẩn trọng trong việc diễn giải dữ liệu.

Tiêu chuẩn này còn có một số hạn chế khác đối với các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện do phụ thuộc vào yếu tố mang tính địa phương, ví dụ: cộng đồng mà thư viện phục vụ, yêu cầu về dịch vụ, thông số hạ tầng công nghệ. Kết quả thu được từ việc sử dụng các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện trong tiêu chuẩn sẽ được diễn giải theo các yếu tố trên.

Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện không cụ thể hóa hết các dịch vụ, hoạt động và việc sử dụng nguồn lực của thư viện, hoặc do các chỉ số đó chưa được đề xuất và thử nghiệm tại thời điểm xây dựng tiêu chuẩn hoặc do chúng không đáp ứng các tiêu chí đặc thù (xem 4.2).

Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện được nêu trong tiêu chuẩn không phản ánh tất cả phương thức đánh giá hoặc kỹ thuật đánh giá có thể áp dụng. Tiêu chuẩn đưa ra các phương pháp và cách tiếp cận đã được chấp nhận, thử nghiệm và áp dụng rộng rãi để đánh giá các hoạt động dịch vụ của thư viện.

Tiêu chuẩn này không nhằm mục đích loại trừ việc sử dụng những chỉ số đánh giá hoạt động thư viện không nêu trong tài liệu này.

Tiêu chuẩn này không bao gồm những chỉ số đánh giá tác động của dịch vụ thư viện đến các cá nhân hay cộng đồng mà thư viện phục vụ hay đến xã hội tại thời điểm này. Việc đánh giá tác động của thư viện thực hiện bằng tiêu chuẩn quốc tế ISO 16439.

2  Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau.

2.1

Truy cập (access)

Yêu cầu một dịch vụ trực tuyến do thư viện cung cấp được đáp ứng.

CHÚ THÍCH 1: Truy cập là một chu trình khép kín gồm các hoạt động của người sử dụng thường được bắt đầu khi người sử dụng kết nối với một dịch vụ trực tuyến do thư viện cung cấp và kết thúc bằng việc chấm dứt hoạt động một cách công khai (bằng việc đăng xuất khỏi CSDL bằng thao tác thoát hoặc tắt máy) hoặc không công khai (hết thời gian truy cập do người sử dụng không thực hiện hoạt động).

CHÚ THÍCH 2: Truy cập trang thông tin điện tử của thư viện được tính là lượt truy cập ảo.

CHÚ THÍCH 3: Cần loại trừ các yêu cầu liên quan đến truy cập vào cổng truy cập hoặc trang đăng nhập.

CHÚ THÍCH 4: Nếu có thể, nên loại trừ những yêu cầu truy cập do các công cụ tìm kiếm thực hiện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.1]

2.2

Khả năng truy cập (accessibility)

Sự dễ dàng tiếp cận và sử dụng một dịch vụ hay thiết bị.

2.3

Người mượn thực (active borrower)

Người sử dụng có đăng ký sử dụng thư viện, đã mượn ít nhất một tài liệu trong kỳ báo cáo.

CHÚ THÍCH 1: Cách tính này đánh giá thấp số lượng người sử dụng thực nhưng vẫn được thư viện sử dụng cho riêng mục đích quản lý.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.2]

2.4

Người sử dụng thực (active user)

Người sử dụng có đăng ký sử dụng thư viện, đã đến thư viện sử dụng tiện ích hoặc dịch vụ của thư viện trong kỳ báo cáo.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm cả người mượn thực.

CHÚ THÍCH 2: Có thể bao gồm cả việc sử dụng các dịch vụ thư viện điện tử (nếu có thể) để xác định việc sử dụng điện tử và lượt truy cập ảo của riêng từng người sử dụng; hoặc nếu có thể thu thập được dữ liệu từ các phương pháp khảo sát.

CHÚ THÍCH 3: Cần phải tính riêng số người sử dụng thực nhưng không có đăng ký (ví dụ: thông qua khảo sát).

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.3]

2.5

Tính thích hợp (appropriateness)

Sự phù hợp của bất kỳ chỉ số nào được đưa ra để đánh giá một hoạt động cụ thể.

2.6

Tính sẵn có (availability)

Mức độ mà thư viện có thể cung cấp nội dung, tài liệu, tiện ích hoặc dịch vụ tại thời điểm người sử dụng yêu cầu.

2.7

Đơn vị nội dung (content unit)

Phần văn bản hoặc phần tài liệu nghe nhìn duy nhất của xuất bản phẩm được xử lý bằng máy tính - có thể là tài liệu gốc hay bản tóm tắt của một xuất bản phẩm khác.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm các tài liệu hoặc các phần của tài liệu (ví dụ: bài báo, bản tóm tắt, mục lục, hình ảnh) và các biểu ghi mô tả.

CHÚ THÍCH 2: Theo Quy tắc Counter (Việc sử dụng trực tuyến các nguồn lực điện tử), Phát hành lần 3:2008.

CHÚ THÍCH 3: Định dạng PDF, ngôn ngữ lập trình, HTML và các định dạng khác của cùng đơn vị nội dung được tính là đơn vị riêng lẻ.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.9]

2.8

Cơ sở dữ liệu (CSDL) (database)

Tập hợp các biểu ghi mô tả hoặc các đơn vị nội dung (gồm các dữ kiện, văn bản, hình ảnh và âm thanh) được lưu trữ dưới dạng điện tử với phần mềm và giao diện người dùng chung để tìm kiếm và xử lý dữ liệu

CHÚ THÍCH 1: Đơn vị hay biểu ghi thường được tạo lập, thu thập với mục đích riêng và liên quan đến một đối tượng xác định. Một CSDL có thể được lưu trữ trên CD-ROM, đĩa mềm hay các dạng truy cập trực tiếp khác dưới dạng tệp tin trên máy tính được truy cập trực tiếp hoặc qua Internet.

CHÚ THÍCH 2: Các CSDL có đăng ký được tính riêng dù có thể truy cập tới nhiều CSDL có đăng ký trên cùng một giao diện.

CHÚ THÍCH 3: Một giao diện chung cho phép truy cập tới một gói xuất bản phẩm nhiều kỳ hoặc tài liệu số, thường do nhà xuất bản hoặc nhà phân phối cung cấp, cũng được tính là CSDL. Ngoài ra, các bộ xuất bản phẩm nhiều kỳ hoặc các tài liệu số đơn lẻ cũng được tính là xuất bản phẩm nhiều kỳ hoặc tài liệu số.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.10]

2.9

Biểu ghi mô tả (descriptive record)

Biểu ghi thư mục hay đơn lẻ được xử lý bằng máy tính theo một khổ mẫu tiêu chuẩn, cho phép tham chiếu và/hoặc mô tả một tài liệu hoặc một đơn vị nội dung ở bất kỳ định dạng vật lý nào.

CHÚ THÍCH 1: Một tập hợp các biểu ghi mô tả thường được xuất bản dưới dạng một CSDL.

CHÚ THÍCH 2: Biểu ghi có thể bao gồm các yếu tố: nhan đề, tác giả, chủ đề, tóm tắt, thời gian xuất bản, v.v.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.12]

2.10

Tài liệu số (digital document)

Đơn vị thông tin có nội dung xác định, là tài liệu số nguyên sinh hay số hóa, được thư viện tạo ra, số hóa hoặc bổ sung dưới dạng số như một phần của vốn tài liệu thư viện.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm sách điện tử, bằng sáng chế điện tử, tài liệu nghe nhìn trên mạng và tài liệu số khác ví dụ: báo cáo, tài liệu âm nhạc và bản đồ, tài liệu trước khi in, v.v. Không bao gồm cơ sở dữ liệu và xuất bản phẩm nhiều kỳ điện tử.

CHÚ THÍCH 2: Các tài liệu đưa vào CSDL đề cập ở 3.8.

CHÚ THÍCH 3: Một tài liệu số có thể được sắp xếp trong 1 hoặc nhiều tệp tin.

CHÚ THÍCH 4: Một tài liệu số chứa 1 hoặc nhiều đơn vị nội dung. Trước khi số hóa, thư viện phải quyết định những đơn vị nội dung nào sẽ có thể được tìm kiếm sau này, ví dụ: bài báo trong xuất bản phẩm nhiều kỳ hoặc bài hát trên đĩa.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.13]

2.11

Số hóa (digitization)

Quá trình chuyển đổi tài liệu dạng tương tự sang dạng số.

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc số hóa tài liệu trong vốn tài liệu thư viện để cung cấp cho người/đơn vị sử dụng.

CHÚ THÍCH 2: Bao gồm việc số hóa nhằm mục đích bảo quản.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm việc số hóa hàng loạt.

CHÚ THÍCH 4: Không bao gồm việc mua bản điện tử để thay thế cho bản in.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.15]

2.12

Tài liệu (document)

Thông tin được ghi lại hoặc đối tượng vật chất được xem như một đơn vị trong quá trình tư liệu hóa.

CHÚ THÍCH 1: Tài liệu có thể khác nhau về hình thức và đặc điểm.

[NGUỒN: TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), 1.2.02]

2.13

Tải về (download)

Yêu cầu thành công một đơn vị nội dung từ dịch vụ trực tuyến do thư viện cung cấp hoặc dịch vụ Internet khác.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.6]

2.14

Sách điện tử (eBook/electronic book)

Sách điện tử không phải là các xuất bản phẩm nhiều kỳ, được cấp phép hoặc không, cho phép tìm kiếm trong nội dung toàn văn, và có thể được nhìn thấy tương tự như một cuốn sách in (chuyên khảo).

CHÚ THÍCH 1: Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng sách điện tử phụ thuộc vào một thiết bị chuyên dụng và/hoặc một máy đọc hoặc phần mềm đọc chuyên biệt.

CHÚ THÍCH 2: Có thể cho người sử dụng mượn sách điện tử qua các thiết bị cầm tay (máy đọc sách điện tử) hoặc bằng việc chuyển nội dung tới máy tính của người sử dụng hoặc thiết bị khác trong khoảng thời gian nhất định.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm luận án tiến sỹ dưới dạng điện tử.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm tài liệu được thư viện số hóa.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.20]

2.15

Tính hiệu quả (effectiveness)

Đánh giá mức độ đạt được mục đích đề ra.

CHÚ THÍCH 1: Một hoạt động có hiệu quả nếu nó tối đa hóa các kết quả mà hoạt động đó tạo ra.

2.16

Tính hiệu suất (efficiency)

Đánh giá việc sử dụng các nguồn lực để thực hiện được một mục tiêu cụ thể.

CHÚ THÍCH 1: Một hoạt động được xem là có hiệu quả nếu nó giảm thiểu việc sử dụng các nguồn lực hoặc mang lại hoạt động tốt hơn với cùng nguồn lực.

2.17

Cung cấp tài liệu điện tử [gián tiếp] (electronic document delivery, mediated)

Chuyển giao bằng hình thức điện tử một tài liệu hoặc một phần tài liệu từ vốn tài liệu của thư viện tới người sử dụng do nhân viên thư viện thực hiện, không nhất thiết phải thông qua một thư viện khác.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm việc chuyển giao điện tử cho các thành viên trong diện đối tượng được phục vụ. Không bao gồm chuyển fax.

CHÚ THÍCH 2: Có thể được chia thành: chuyển mất phí hoặc chuyển miễn phí tới người sử dụng.

CHÚ THÍCH 3: Không bao gồm việc người sử dụng tải tài liệu trực tiếp từ vốn tài liệu điện tử của thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.7]

2.18

Dịch vụ điện tử (electronic service)

Dịch vụ thư viện cung cấp qua phương tiện điện tử từ máy chủ nội bộ hoặc thông qua mạng máy tính.

CHÚ THÍCH 1: Dịch vụ thư viện điện tử bao gồm mục lục trực tuyến, trang thông tin điện tử của thư viện, vốn tài liệu điện tử, mượn điện tử, cung cấp các tài liệu điện tử (gián tiếp), dịch vụ tra cứu điện tử, đào tạo người sử dụng bằng phương thức điện tử, dịch vụ cho thiết bị di động, dịch vụ để sử dụng tương tác (bao gồm dịch vụ trên các mạng xã hội) và việc truy cập Internet do thư viện cung cấp.

CHÚ THÍCH 2: Không bao gồm việc đặt dịch vụ vật lý (đặt chỗ ngồi trong thư viện hoặc đặt lịch thăm quan thư viện) bằng phương tiện điện tử.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.8]

2.19

Đánh giá (evaluation)

Quá trình xác định tính hiệu quả, tính hữu hiệu, lợi ích và sự tương thích của dịch vụ hoặc tiện ích.

2.20

Người sử dụng bên ngoài (external user)

Người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.12]

2.21

Tiện ích (facilities)

Trang thiết bị, chỗ học tập, v.v. được cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm máy sao chụp, thiết bị đầu cuối trực tuyến, máy trạm có bộ phận đọc CD-ROM, chỗ ngồi đọc tài liệu và khoang ngồi học cá nhân; không bao gồm nhà vệ sinh, quán cà phê và trạm điện thoại công cộng.

2.22

Nguồn lực thông tin miễn phí trên Internet (free Internet resource)

Nguồn tài liệu Internet cho phép truy cập không giới hạn (mở) và miễn phí.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.23]

2.23

Tương đương toàn thời gian (full-time equivalent - FTE)

Đại lượng đo tương đương với một nhân viên thư viện thực hiện một công việc toàn thời gian trong vòng một năm.

CHÚ THÍCH 1: Ví dụ, nếu trong số ba nhân viên được tuyển dụng làm công tác thư viện, một người làm việc ¼ thời gian, một người làm bán thời gian, một người làm toàn thời gian thì khi quy đổi công việc của cả 3 người sẽ là 0,25 + 0,5 + 1,0 = 1,75 công việc toàn thời gian của 1,75 nhân viên thư viện.

CHÚ THÍCH 2: Không phải tất cả các thư viện đều áp dụng số Giờ mở cửa trong năm giống nhau để xác định một công việc là toàn thời gian hoặc tương đương. Do đó, bất kỳ cách thức so sánh nào giữa các thư viện đều cần phải cân nhắc đến sự khác biệt về số Giờ mở cửa.

2.24

Mục đích (goal)

Trạng thái mong muốn của công việc cần đạt được bằng việc thực thi chính sách đã thỏa thuận.

2.25

Chỉ số (indicator)

Sự biểu thị (có thể dưới dạng số, biểu tượng hoặc ngôn từ) được sử dụng để mô tả đặc điểm hoạt động (sự kiện, vật thể, cá nhân) bằng các thuật ngữ định lượng và định tính để đánh giá giá trị của các hoạt động được mô tả và phương pháp kết hợp.

2.26

Sử dụng tại chỗ (in-house use)

Các tài liệu được người sử dụng lấy ra từ kho mở để sử dụng tại thư viện.

CHÚ THÍCH 1: Việc sử dụng tại chỗ bao gồm cả việc xem lướt các giá sách để tìm nhanh nội dung nhưng không bao gồm việc đọc từng nhan đề ở gáy sách để tìm được tài liệu cần thiết.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.14]

2.27

Kho tài liệu nội sinh (institutional repository)

Kho lưu trữ dưới dạng mở để lưu trữ các xuất bản phẩm của một cơ quan hoặc một nhóm cơ quan, gồm các tài liệu như: bản in điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận án, luận văn, bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.3.26]

2.28

Mượn liên thư viện (interlibrary loan)

Việc mượn một tài liệu gốc và cung cấp bản sao toàn bộ hay một phần của tài liệu giữa các thư viện không cùng đơn vị quản lý.

CHÚ THÍCH 1: Chuyển giao gián tiếp tài liệu bằng hình thức điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.16]

2.29

Thư viện (library)

Tổ chức hoặc bộ phận của một tổ chức có mục đích xây dựng, duy trì vốn tài liệu và hỗ trợ sử dụng nguồn lực thông tin và các tiện ích theo yêu cầu để đáp ứng nhu cầu thông tin, nghiên cứu, giáo dục, văn hóa hoặc giải trí của người sử dụng.

CHÚ THÍCH 1: Cung cấp nguồn lực thông tin theo yêu cầu có thể được hoàn thành bằng việc xây dựng và duy trì vốn tài liệu và/hoặc bằng việc tổ chức truy cập nguồn lực thông tin.

CHÚ THÍCH 2: Đây là những yêu cầu cơ bản cho một thư viện và bao gồm cả nguồn lực và dịch vụ bổ sung bổ trợ cho mục đích chính của thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.1.6]

2.30

Trang thông tin điện tử của thư viện (library website)

Tên miền duy nhất trên Internet bao gồm tập hợp các trang thông tin điện tử do thư viện xây dựng để hỗ trợ truy cập các dịch vụ và nguồn lực của thư viện.

CHÚ THÍCH 1: Các trang trong một trang thông tin điện tử thường được liên kết với nhau thông qua các liên kết siêu văn bản.

CHÚ THÍCH 2: Không bao gồm các tài liệu phù hợp với định nghĩa về vốn tài liệu điện tử và các nguồn Internet miễn phí được kết nối từ trang thông tin điện tử của thư viện.

CHÚ THÍCH 3: Không bao gồm dịch vụ web trong tên miền của thư viện được vận hành nhân danh các tổ chức khác.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.18]

2.31

Mượn tài liệu (loan)

Mượn trực tiếp hoặc thực hiện việc cung cấp tài liệu phi điện tử (ví dụ: sách) hoặc tài liệu điện tử được lưu giữ trên vật mang tin vật lý (ví dụ: CD-ROM) hoặc trong thiết bị khác (ví dụ: máy đọc sách điện tử) hoặc chuyển tài liệu điện tử (ví dụ: sách điện tử) cho người sử dụng trong khoảng thời gian hạn định.

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mượn nhưng có thể tính tách riêng.

CHÚ THÍCH 2: Mượn bao gồm cả việc mượn bằng thẻ tại thư viện (mượn tại chỗ).

CHÚ THÍCH 3: Mượn bao gồm cả việc cung cấp tài liệu được nhân bản thay cho tài liệu gốc (gồm cả bản fax) và việc in các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện thực hiện để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả việc mượn tài liệu dưới dạng vật lý cho người sử dụng ở xa.

CHÚ THÍCH 5: Chuyển phát điện tử tài liệu qua khâu trung gian được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu việc sử dụng tài liệu này được cho phép mà không bị giới hạn thời gian. Bao gồm cả việc cung cấp tài liệu cho những đối tượng trong diện phục vụ của thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.19]

2.32

Siêu dữ liệu (metadata)

Dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu.

CHÚ THÍCH 1: Dữ liệu được liên kết với một hệ thống thông tin hoặc một đối tượng thông tin nhằm mục đích mô tả, quản lý, quy định của pháp luật, chức năng kỹ thuật, sử dụng và bảo quản.

CHÚ THÍCH 2: Lấy từ Sáng kiến Siêu dữ liệu Dublin Core, 2005.

2.33

Nhiệm vụ (mission)

Lời tuyên bố được các cấp có thẩm quyền thông qua quy định mục tiêu và lựa chọn của tổ chức trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ.

2.34

Mục tiêu (objective)

Đích hướng đến cụ thể của một hoạt động cần phải đạt được để đóng góp cho mục đích của tổ chức.

2.35

Giờ mở cửa (opening hours)

Số giờ làm việc thông thường trong một tuần mà thư viện cung cấp các dịch vụ cho người sử dụng (ví dụ: dịch vụ tra cứu, dịch vụ mượn, phòng đọc).

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.4.7]

2.36

Chi phí hoạt động (operating expenditure)

Chi thường xuyên (ordinary expenditure)

Chi phí cho việc vận hành thư viện.

CHÚ THÍCH 1: Khoản tiền chi cho nhân viên và chi cho các nguồn lực được sử dụng và thay thế thường xuyên. Chi phí này bao gồm các khoản chi cho nhân lực, thuê mặt bằng, bổ sung tài liệu và đăng ký, đóng bìa, mạng máy tính (hoạt động và bảo trì), viễn thông, xây dựng, bảo trì, chi phí tiện ích (điện, nước, nước thải, sưởi ấm, v.v.), sửa chữa hoặc thay thế mới các đồ đạc hoặc trang thiết bị hiện có và các sự kiện, v.v. Đây cũng có thể được gọi là chi phí “hiện tại” hay chi phí “định kỳ”. Trong một số trường hợp, cũng bao gồm các loại thuế mua/bán hàng của địa phương hoặc quốc gia, ví dụ VAT.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.6.3]

2.37

Quan hệ đối tác (partnership)

Sự hợp tác đã được hình thành và đang tiếp tục giữa thư viện với một hay nhiều tổ chức khác, bao gồm các thư viện khác, thường liên quan đến các dịch vụ hoặc hoạt động đặc thù.

CHÚ THÍCH 1: Quan hệ đối tác thường được căn cứ trên cơ sở ký kết hợp đồng. Các đối tác có thể đóng góp khác nhau, ví dụ về chuyên môn, kinh phí, đào tạo, tài liệu, trụ sở, v.v.

CHÚ THÍCH 2: Không bao gồm sự hợp tác giữa 2 hay nhiều thư viện cùng thuộc một đơn vị quản lý.

CHÚ THÍCH 3: Không bao gồm sự hợp tác trong một giai đoạn nhất định thuộc một dự án cụ thể và đây được xem là dự án hợp tác (xem 2.5.2).

CHÚ THÍCH 4: Không bao gồm mối quan hệ đơn phương, tính phí hay miễn phí mà trong đó: 1 bên chỉ cung cấp và bên còn lại chỉ tiếp nhận dịch vụ.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.5.5]

2.38

Hoạt động (performance)

Tính hiệu quả khi thư viện cung cấp dịch vụ và hiệu suất trong việc phân bổ và sử dụng nguồn lực khi cung cấp dịch vụ.

2.39

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện (performance indicator)

Sự thể hiện dưới dạng số, biểu tượng hoặc ngôn từ dựa trên số liệu thống kê và dữ liệu của thư viện để mô tả hoạt động thư viện.

2.40

Đối tượng phục vụ (population to be served)

Số lượng người mà thư viện có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ và tài liệu.

CHÚ THÍCH 1: Đối với thư viện công cộng, thông thường đây là dân cư của khu vực phục vụ theo quy định (theo thẩm quyền). Đối với thư viện của cơ sở giáo dục, đây thông thường là tổng số giảng viên, nhân viên và toàn bộ sinh viên nhà trường.

2.41

Dự án (project)

Một quá trình cụ thể, bao gồm một loạt các hoạt động phối hợp và kiểm soát, có thời gian bắt đầu và kết thúc, được thực hiện nhằm đạt được một mục đích phù hợp với các yêu cầu cụ thể trong đó bao gồm những hạn định về thời gian, chi phí và nguồn lực.

CHÚ THÍCH 1: một dự án đơn lẻ có thể là bộ phận trong cơ cấu của dự án lớn.

CHÚ THÍCH 2: Theo TCVN 9000:2007 (ISO 9000:2005).

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.5.6]

2.42

Chất lượng (quality)

Chất lượng là sự đáp ứng các yêu cầu nhất định.

CHÚ THÍCH 1: Thuật ngữ “chất lượng” có thể được sử dụng với tính từ như: kém, tốt, rất tốt.

CHÚ THÍCH 2: “Tự thân” trái nghĩa với “được giao cho”, có nghĩa là đang tồn tại, đặc biệt như một thuộc tính ổn định.

[NGUỒN: TCVN 9000:2007 (ISO 9000:2005, 3.1.1)]

2.43

Câu hỏi tham khảo (reference question)

Tiếp cận thông tin liên quan đến kiến thức hoặc việc sử dụng một hay nhiều nguồn lực thông tin (như tài liệu in và tài liệu phi in, CSDL đọc máy, mục lục của thư viện và mục lục của đơn vị khác) được nhân viên thư viện thực hiện.

CHÚ THÍCH 1: Lấy từ ANSI/NISO Z39.7-2004.

CHÚ THÍCH 2: Có thể bao gồm việc giới thiệu, diễn giải hoặc hướng dẫn sử dụng các nguồn thông tin đó.

CHÚ THÍCH 3: Một câu hỏi tham khảo có thể bao gồm nhiều vấn đề.

CHÚ THÍCH 4: Câu hỏi có thể được người sử dụng đặt ra trực tiếp hoặc qua các phương tiện như điện thoại, thư tín, fax, phương tiện điện tử (email, trang thông tin điện tử của thư viện hoặc các cơ chế truyền thông kết nối mạng khác).

CHÚ THÍCH 5: Thư viện cần loại trừ câu hỏi tham khảo mang tính chỉ đạo và quản lý như: việc bố trí nhân viên và tiện ích, giờ mở cửa của thư viện hoặc về cách sử dụng trang thiết bị như máy in hoặc máy tính đầu cuối.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.26]

2.44

Người sử dụng có đăng ký (registered user)

Cá nhân hay tổ chức có đăng ký sử dụng vốn tài liệu và/hoặc dịch vụ thư viện ở trong hoặc ngoài thư viện.

CHÚ THÍCH 1: Người sử dụng có thể đăng ký dựa trên yêu cầu hoặc được tự động đăng ký khi bắt đầu ghi danh vào thư viện.

CHÚ THÍCH 2: Việc đăng ký làm thẻ cần được kiểm soát theo định kỳ, tối thiểu là 3 năm 1 lần để loại bỏ những người sử dụng không sử dụng thư viện ra khỏi danh sách đăng ký.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.28]

2.45

Truy cập bị từ chối (rejected access/turnaway)

Yêu cầu sử dụng không thành công do vượt quá số người sử dụng cùng lúc đối với dịch vụ trực tuyến được cấp phép do thư viện cung cấp.

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc truy cập lỗi do nhập sai mật khẩu.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.29]

2.46

Độ tin cậy (reliability)

Cấp độ mà theo đó một phương thức đánh giá mang tính lặp lại và nhất quán cho ra cùng một kết quả.

2.47

Nguồn tài trợ đặc biệt (special grant)

Kinh phí được cấp không thường xuyên để tài trợ (hoặc tài trợ một phần) cho các dự án.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.6.4]

2.48

Đào tạo nhân lực (staff training)

Việc đào tạo chính thức được lên kế hoạch trước, có thể được tổ chức ở trong hoặc ngoài thư viện, do nhân viên thư viện hoặc các chuyên gia bên ngoài đảm nhiệm.

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc đào tạo không chính thức, ví dụ: đào tạo tại nơi sử dụng.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.7.6]

2.49

Đối tượng mục tiêu (target population)

Nhóm người sử dụng thực tế hoặc tiềm năng phù hợp với một thư viện cụ thể với tư cách là đối tượng hướng đến của một dịch vụ hoặc nhóm người sử dụng chính của các tài liệu riêng biệt.

2.50

Nhan đề (title)

Những từ ở đầu tài liệu, cho phép xác định tài liệu và thường dùng để phân biệt tài liệu này với tài liệu khác.

CHÚ THÍCH 1: Nhằm mục đích đánh giá, “nhan đề” mô tả một tài liệu, tạo thành một đầu tài liệu riêng biệt có tên riêng, bất kể nó được phát hành dưới một hay nhiều dạng thức và không tính đến số bản thư viện sở hữu.

[NGUỒN: TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), 4.2.1.4.01]

2.51

Người sử dụng (user)

Người tiếp nhận dịch vụ thư viện.

CHÚ THÍCH 1: Đối tượng sử dụng có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức, bao gồm các thư viện.

CHÚ THÍCH 2: Dịch vụ thư viện bao gồm dịch vụ điện tử, dịch vụ truyền thống và việc thăm quan trụ sở thư viện.

2.52

Khu vực dành cho người sử dụng (user place)

Không gian dành cho người sử dụng đọc sách hoặc học tập, có hay không có chỗ ngồi hoặc trang thiết bị.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm chỗ ngồi trong khoang tự học, trong phòng hội nghị hoặc phòng nghiên cứu, phòng nghe nhìn và phòng dành cho thiếu nhi của thư viện, các chỗ ngồi thoải mái ở sảnh, khu vực hoạt động nhóm, v.v.

CHÚ THÍCH 2: Không bao gồm chỗ trong đại sảnh, phòng diễn thuyết dành riêng cho khán giả của sự kiện đặc biệt. Cũng không bao gồm khoảng diện tích sàn ở các tầng và tấm đệm mà người sử dụng ngồi.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.4.11]

2.53

Khu vực dịch vụ dành cho người sử dụng (user service area)

Phần không gian thư viện mà người sử dụng có thể tiếp cận.

CHÚ THÍCH 1: Bao gồm chỗ để đọc sách, học tập, cung cấp thông tin và bất kỳ dịch vụ nào cung cấp cho người sử dụng cũng như các khu vực kho cho phép truy cập mở như một bộ phận tích hợp của khu dịch vụ dành cho người sử dụng, khu vực đa phương tiện, chỗ làm việc cho nhân viên ở các khu vực này và khu vực trưng bày, triển lãm.

[NGUỒN: ISO/TR 11219:2012, 2.100]

2.54

Đào tạo người sử dụng (user training)

Hoạt động đào tạo được xây dựng với chương trình giảng dạy cụ thể, nhằm mục đích đạt được các kết quả học tập cụ thể trong việc sử dụng thư viện và các dịch vụ thông tin khác.

CHÚ THÍCH 1: Đào tạo người sử dụng có thể được tổ chức dưới dạng thăm quan thư viện, hướng dẫn sử dụng thư viện hoặc dưới dạng dịch vụ trên web dành cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 2: Thời lượng của bài giảng không phù hợp với mục này.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.37]

2.55

Tính hợp lệ (validity)

Mức độ phù hợp mà một chỉ số thực sự đánh giá.

2.56

Truy cập ảo (virtual visit)

Một chu trình liên tục bao gồm các hoạt động của người sử dụng trên trang thông tin điện tử của thư viện do người sử dụng từ bên ngoài địa chỉ IP của thư viện (thông thường là truy cập từ địa điểm bên ngoài tòa nhà thư viện) thực hiện, bất kể số trang hay yếu tố được xem.

CHÚ THÍCH 1: Truy cập ảo thường bắt đầu khi người sử dụng truy cập trang thông tin điện tử của thư viện sau khi đã xem xét một trang bên ngoài và kết thúc nếu không có hoạt động nào được ghi nhận lại trong một khoảng thời gian xác định (thông thường là tối đa trong 30 min). Việc truy cập sau một giai đoạn tạm ngưng được tính là một lượt truy cập mới.

CHÚ THÍCH 2: Một khách truy cập ảo cần ít nhất được xác định bởi một bản lưu thông tin và/hoặc một tổ hợp duy nhất địa chỉ IP của người sử dụng và chuỗi trình duyệt (chuỗi nhận dạng). Không bao gồm các máy thu thập web và máy thu hoạch web.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.39, đã sửa]

2.57

Lượt đến thư viện (visit)

Người (cá nhân) đặt chân vào tòa nhà thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 2.2.40]

3  Tiêu chí và khung mô tả

3.1  Tổng quát

3.1.1  Mục đích của các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện là 1) có chức năng như bộ công cụ để đánh giá chất lượng và hiệu quả của các dịch vụ, nguồn lực và các hoạt động khác của thư viện 2) đánh giá hiệu suất sử dụng nguồn lực do thư viện phân bổ cho các dịch vụ đó và hoạt động khác.

3.1.2  Phụ lục B của tiêu chuẩn này trình bày một bộ chỉ số đánh giá hoạt động thư viện đã được kiểm nghiệm kỹ lưỡng thông qua việc sử dụng rộng rãi trong thư viện hoặc bằng việc thử nghiệm cụ thể của các nhà nghiên cứu và được ghi nhận trong các tài liệu. Một số mô tả chỉ số bao gồm các chỉnh sửa phản ánh kinh nghiệm thực tiễn hoặc sự cần thiết phải khái quát hóa chỉ số để có thể áp dụng rộng rãi.

3.1.3  Tất cả các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện nêu ra trong Phụ lục B đều đáp ứng các tiêu chí trình bày trong điều 3.2 và được cụ thể hóa theo khung mô tả được đề cập ở điều 3.3. Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện được bổ sung trong quá trình chỉnh sửa tiêu chuẩn này sẽ phải đáp ứng đầy đủ cùng các tiêu chí đó và tuân thủ khung mô tả.

3.1.4  Những chỉ số đánh giá hoạt động thư viện mới hoặc những chỉ số thay thế có thể được xây dựng để bao quát các hoạt động và dịch vụ khác hoặc nhằm phục vụ cho một mục đích cụ thể. Các chỉ số đó nên được đánh giá và mô tả theo điều 3.2 và điều 3.3 (xem thêm Phần 4).

CHÚ THÍCH: Việc mô tả từng chỉ số một cách riêng biệt và độc lập với các chỉ số khác. Điều này không có nghĩa là các chỉ số phải được sử dụng riêng biệt. Khi thu thập dữ liệu, trong nhiều trường hợp, hoàn toàn có thể thực hiện được và rất thực tế khi thu thập dữ liệu cho hai hay nhiều hơn hai chỉ số tại cùng một thời điểm.

3.1.5  Thông thường, số liệu thống kê thư viện truyền thống được thu thập trong một kỳ báo cáo hoàn chỉnh. Điều này không thể áp dụng được với tất cả các dịch vụ thư viện, ví dụ: việc sử dụng tại chỗ và các câu hỏi tra cứu. Do đó, tiêu chuẩn này cho phép áp dụng các phương pháp mẫu thử khi mà dữ liệu không thể được thu thập từ các hệ thống tự động hoặc việc thu thập dữ liệu trong một kỳ báo cáo tốn quá nhiều thời gian. Để tính toán được quy mô mẫu thử có độ tin cậy nhất định, cần tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn về quy trình thống kê.

3.2  Tiêu chí

3.2.1  Theo tiêu chuẩn này, một chỉ số đánh giá hoạt động thư viện cần phải được thử nghiệm toàn diện, được công nhận và (nên) được ghi nhận trong các tài liệu. Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện đang được sử dụng rộng rãi trong các thư viện có thể được chấp nhận mặc dù chúng không được ghi chép lại một cách rõ ràng.

3.2.2  Cần sử dụng các tiêu chí sau để thử nghiệm một chỉ số đánh giá hoạt động thư viện:

a) Nội dung mang tính hướng dẫn - Chỉ số phải mang tính hướng dẫn - như một công cụ để đánh giá một hoạt động, xác định những thành quả và chỉ ra những vấn đề và những thiếu sót trong hoạt động của thư viện để cần có hành động khắc phục. Chỉ số cần cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, ví dụ: thiết lập mục tiêu, phân bổ kinh phí, lập thứ tự ưu tiên các dịch vụ và hoạt động, v.v.

b) Tính tin cậy - Một chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có độ tin cậy khi nó luôn cho ra cùng một kết quả khi được sử dụng lặp đi lặp lại trong các trường hợp giống nhau.

CHÚ THÍCH: Trên thực tế, một chỉ số phản ảnh sự biến đổi cơ bản của dữ liệu như sự thay đổi, biến động theo mùa của hoạt động mượn không có nghĩa là chỉ số đó không đảm bảo tính tin cậy.

c) Tính hợp lệ - Mức độ phù hợp mà một chỉ số khi được đánh giá.

CHÚ THÍCH: Một số chỉ số mang tính gián tiếp hoặc ước tính sơ bộ không có nghĩa là chúng không có giá trị.

d) Tính phù hợp - Chỉ số phải phù hợp với các mục đích đặt ra. Điều đó có nghĩa là: đơn vị tính và quy mô của chỉ số phải phù hợp, các hoạt động cần thiết để thực thi quá trình đánh giá phải tương thích với các quy trình, cách trình bày, các dịch vụ điện tử, v.v. của thư viện.

e) Tính thực tiễn - Chỉ số cần mang tính thực tiễn vì nó sử dụng dữ liệu mà thư viện có được trên cơ sở những hao phí về thời gian và chuyên môn của nhân viên, chi phí hoạt động, thời gian và sự kiên trì của người sử dụng.

Nếu chỉ số đó được dự định dùng để so sánh giữa các thư viện, tiêu chí thứ 6 (điểm f) sẽ được áp dụng.

f) Tính so sánh - một chỉ số đánh giá hoạt động thư viện cho phép so sánh giữa các thư viện nếu có cùng điểm số, có xem xét tính chính xác của điểm số - nghĩa là cần so sánh chất lượng các dịch vụ có cùng cấp độ hoặc hiệu suất tương đương nhau giữa các thư viện (cũng xem 4.3.5)

CHÚ THÍCH 1: Để so sánh được các thư viện buộc phải tương đồng với nhau (về nhiệm vụ, loại hình thư viện, diện phục vụ).

CHÚ THÍCH 2: Phải đảm bảo các hoạt động được đánh giá là có thể so sánh được.

CHÚ THÍCH 3: Tiêu chí này đủ để xếp hạng các thư viện theo điểm số của chỉ số đánh giá hoạt động thư viện nhưng chưa chủ để khẳng định, ví dụ, một thư viện với điểm số gấp đôi điểm số của một thư viện khác thì cũng hoạt động tốt gấp đôi.

3.3  Khung mô tả

3.3.1  Tổng quát

Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện trong Phụ lục B được mô tả theo cấu trúc dưới đây - đây cũng là cấu trúc nên được sử dụng để tiến hành mô tả các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện mới hoặc thay thế.

3.3.2  Cách tiếp cận thẻ điểm cân bằng

Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện được giới thiệu trong tiêu chuẩn tuân thủ cách tiếp cận Thẻ điểm cân bằng (20). Cách tiếp cận này tạo ra khung chỉ số với 4 khía cạnh đánh giá chính dưới đây:

1) Các nguồn lực, truy cập và cơ sở hạ tầng. Quan điểm này giới thiệu các chỉ số để xác định sự đầy đủ và tính sẵn có của các nguồn lực và dịch vụ thư viện (ví dụ: nhân viên, vốn tài liệu, khu vực dành cho người sử dụng).

2) Việc sử dụng: Quan điểm này giới thiệu các chỉ số đánh giá việc sử dụng các nguồn lực và dịch vụ của thư viện (ví dụ: việc cho mượn, việc tải tài liệu, việc sử dụng tiện ích).

3) Hiệu quả sử dụng: Quan điểm này giới thiệu các chỉ số đánh giá tính hiệu quả của nguồn lực và dịch vụ (ví dụ: chi phí cho mỗi lượt mượn, thời gian cần thiết để bổ sung hoặc xử lý tài liệu, năng suất của người lao động trong việc xử lý tài liệu truyền thông).

4) Các tiềm năng và sự phát triển: Quan điểm này cung cấp các chỉ số đánh giá yếu tố đầu vào của thư viện trong các lĩnh vực liên quan đến nguồn lực và dịch vụ mới, năng lực của thư viện trong việc có đủ ngân sách để phát triển (ví dụ: tỷ lệ phần trăm nhân viên thư viện cung cấp dịch vụ điện tử và việc tham gia vào các chương trình đào tạo chính thức của nhân viên).

Cách tổ chức nói trên giúp người sử dụng tiêu chuẩn có thể xác định những vấn đề chính để đánh giá hoạt động theo nội dung và loại hình chỉ số.

Các chỉ số sau đó sẽ được phân loại theo 5 lĩnh vực dịch vụ/nguồn lực là vốn tài liệu, truy cập, trang thiết bị, nhân lực và tổng quát.

3.3.3  Trình bày chỉ số

3.3.3.1  Tổng quát

Mỗi chỉ số được trình bày theo dạng thức chuẩn được mô tả dưới đây.

3.3.3.2  Tên gọi

Mỗi chỉ số sẽ có tên gọi riêng, mang tính mô tả.

3.3.3.3  Mục đích

Mỗi chỉ số sẽ có một mục đích cụ thể, được trình bày với các thuật ngữ liên quan đến (các) dịch vụ, (các) hoạt động, hoặc việc sử dụng các nguồn lực để được đánh giá.

3.3.3.4  Phạm vi áp dụng

Mục này sẽ đề cập đến loại hình thư viện mà chỉ số có thể được áp dụng.

Mục này có thể chỉ ra liệu chỉ số có phù hợp để so sánh giữa các thư viện và liệu có hạn chế nào liên quan đến khả năng so sánh hay không.

Mục này cũng có thể bao gồm các hạn chế khác trong việc áp dụng chỉ số.

CHÚ THÍCH: Phần diễn giải về phạm vi áp dụng có thể bao gồm yêu cầu, ví dụ và ngữ cảnh để trình bày cách thức áp dụng chỉ số. Ví dụ, phạm vi áp dụng có thể cho biết chỉ số chỉ phù hợp với một số bộ phận nhất định của vốn tài liệu như kho mượn hay kho tra cứu; chỉ số có thể sử dụng cho dịch vụ và hoạt động thư viện như một tổng thể hoặc các bộ phận của dịch vụ thư viện; chỉ số có thể dùng để chỉ ra sự khác biệt giữa những người hoặc các bộ phận của diện phục vụ; hoặc chỉ số chỉ có thể dùng cho một số loại hình thư viện nhất định (thư viện quốc gia, thư viện đại học, thư viện công cộng).

3.3.3.5  Định nghĩa chỉ số

Mỗi chỉ số phải được xác định duy nhất về các dữ liệu cần thu thập và/hoặc mối quan hệ cần được thiết lập giữa chúng.

Phần thông tin này cũng bao gồm định nghĩa các thuật ngữ đặc thù được sử dụng trong định nghĩa chỉ số không được đề cập ở bất kỳ phần nào khác trong tiêu chuẩn này cũng như các thuật ngữ được sử dụng để mô tả (các) phương pháp tính được sử dụng.

Không nhất thiết phải định nghĩa các thuật ngữ rõ ràng được sử dụng theo nghĩa thông thường.

3.3.3.6  Phương pháp tính

Dữ liệu cần thu thập và các phép tính toán cần thực hiện sẽ được mô tả một cách chính xác.

Nếu cần lặp lại một biện pháp để xác định giá trị của chỉ số, điều này sẽ được nêu rõ.

Có thể mô tả từ hai phương pháp tương đương trở lên, ví dụ: dữ liệu và cách tính toán khác nhau được sử dụng để cho ra cùng một chỉ số.

CHÚ THÍCH: Các ví dụ của mục này sử dụng cách tính tổng thay vì dùng mẫu thử, sử dụng cách đánh giá trực tiếp thay vì ước lượng dựa trên các dữ liệu khác nhau.

Nếu có nhiều hơn một phương pháp được mô tả thì phương pháp được áp dụng rộng rãi nhất sẽ được mô tả đầu tiên. Các nội dung mô tả sẽ không bao gồm phương pháp luận về thống kê tổng quát như các quy trình lập chọn mẫu, quy mô chọn mẫu, ước lượng các khoảng tin cậy, thử nghiệm thống kê, v.v.

Nếu cần phải sử dụng bảng hỏi, chỉ sử dụng (những) câu hỏi cần hỏi, kèm theo điểm số, không bao gồm mô tả chi tiết về thiết kế tổng thể bảng hỏi.

Nếu có thể, việc mô tả các phương pháp sẽ chỉ ra những nỗ lực cần có để chuẩn bị, thu thập dữ liệu và phân tích kết quả.

3.3.3.7  Diễn giải chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Nội dung diễn giải có thể bao gồm các thông tin cần thiết để diễn giải kết quả của việc sử dụng chỉ số.

CHÚ THÍCH: Có thể đưa ra phạm vi bao quát của chỉ số cũng như thông tin cho người sử dụng tiêu chuẩn này nếu có giá trị tối đa, tối thiểu hay giá trị tối ưu đại diện cho hiện trạng được đánh giá nhiều nhất.

Nội dung diễn giải có thể bao gồm các thông tin về sự biến đổi có thể xảy ra như: sự thay đổi theo mùa và sự thay đổi theo thời gian trong ngày.

Nội dung này có thể bao gồm những thông tin về các yếu tố bên trong và bên ngoài thư viện có thể ảnh hưởng đến kết quả, nhằm mục đích hỗ trợ sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động thư viện như một công cụ dự đoán. Thông tin này cần được cung cấp để giúp cho thư viện thấy được những hoạt động cần thực hiện để đạt được điểm số mong muốn.

3.3.3.8  Nguồn tham khảo

Tài liệu tham khảo cung cấp thêm cho tài liệu về nguồn gốc của chỉ số. Việc mô tả cần chỉ rõ rằng có phải chỉ số được mô tả trong tiêu chuẩn này là một bản chỉnh sửa của chỉ số được mô tả trong tài liệu gốc hay không.

Nếu tên của chỉ số khác với tên được sử dụng trong tài liệu gốc, bổ sung tên nguyên bản đặt trong dấu ngoặc đơn vào sau tài liệu gốc.

Tài liệu tham khảo có thể bao gồm tài liệu cung cấp thêm thông tin chi tiết về việc sử dụng chỉ số, phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu.

3.3.3.9  Chỉ số liên quan (không bắt buộc)

Sẽ có nội dung về mối quan hệ của một chỉ số tới các chỉ số khác trong tiêu chuẩn này khi cần.

4  Việc sử dụng các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

4.1  Tổng quát

4.1.1  Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện thư viện trong tiêu chuẩn này có thể được sử dụng một cách hiệu quả trong việc đánh giá thư viện. Trong quá trình này, chất lượng và hiệu quả của dịch vụ và hoạt động thư viện cũng như hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực thư viện được đánh giá dựa trên nhiệm vụ, mục tiêu và mục đích của thư viện.

4.1.2  Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện cần gắn kết với việc đánh giá và lập kế hoạch cho thư viện một cách có hệ thống. Ngoài ra, quá trình xác định và đánh giá phải diễn ra thường xuyên.

Kết quả cần được báo cáo nhằm cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định và thể hiện được quá trình hoàn thành nhiệm vụ của thư viện.

4.1.3  Là công cụ đánh giá và lập kế hoạch cho thư viện, chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có 2 mục tiêu chủ đạo: 1) hỗ trợ việc kiểm soát trong quá trình quản lý và 2) đóng vai trò nền tảng cho việc tham khảo và đối thoại giữa nhân viên thư viện, cơ quan cấp kinh phí, cộng đồng người sử dụng và đơn vị đối tác liên quan.

Mục tiêu thứ yếu là phục vụ việc phân tích so sánh hoạt động của thư viện và dịch vụ thông tin có nhiệm vụ hoặc mục đích tương đương.

4.1.4  Các thư viện đã và đang sử dụng rất nhiều chỉ số đánh giá hoạt động để xác định chất lượng dịch vụ thư viện. Một số chỉ số đang được sử dụng rộng rãi để phản ánh thực tế hoạt động thực viện. Mặt khác, giới học giả vẫn tiếp tục nỗ lực nhằm củng cố kết quả nghiên cứu trước đây trong lĩnh vực này. Cả hai việc này đều góp phần để đạt được sự đồng thuận trong giới chuyên môn về bộ chỉ số đánh giá hoạt động thư viện và phương pháp đánh giá trong hoạt động hàng ngày của thư viện.

4.1.5  Luôn có và sẽ tiếp tục có những vấn đề mới trong việc đánh giá thư viện. Điều quan trọng là cần tiếp tục xem xét, phân tích và cân nhắc cách tiếp cận đánh giá mới đối với các chỉ số phù hợp để có thể bổ sung trong bản chỉnh sửa tiêu chuẩn này trong tương lai.

4.2  Lựa chọn các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

4.2.1  Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện trong tiêu chuẩn này được xem là những chỉ số hữu ích nhất cho mọi loại hình thư viện nói chung. Tiêu chuẩn này thừa nhận rằng có nhiều loại hình thư viện khác nhau, có cơ cấu khác nhau, phục vụ các nhóm đối tượng khác nhau với những đặc thù riêng (về cơ cấu, kinh phí, quản lý, v.v.) và chịu ảnh hưởng bởi một loạt các yếu tố tình thế tác động đến dịch vụ và nguồn lực mà thư viện có thể cung cấp. Do có sự đa dạng như vậy trên khắp thế giới, điều quan trọng là phải nhận thức được rằng: không phải mọi chỉ số đã có đều hữu dụng cho tất cả thư viện. Danh mục chỉ số đánh giá hoạt động thư viện trong tiêu chuẩn này tốt nhất nên được xem là danh mục các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể được sử dụng trong thư viện.

4.2.2  Các thư viện, trên cơ sở có tham khảo ý kiến đơn vị chủ quản và cấp lãnh đạo phù hợp (cấp quản lý tại địa phương và trung ương) cũng như với người sử dụng và bên liên quan khác, sẽ phải quyết định những chỉ số nào phù hợp nhất trong từng hoàn cảnh cụ thể. Quyết định này được đưa ra dựa trên nhiệm vụ, mục tiêu và mục đích của thư viện cũng như dữ liệu cần có về hoạt động thư viện. Ví dụ, khi đánh giá thư viện hoạt động bằng ngân sách công cần được xem xét trong bối cảnh sự phát triển của chính sách công.

Mong rằng các bên quan tâm sẽ đi đến thỏa thuận chung về sự phù hợp của các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện được sử dụng.

4.2.3  Để xác định được những chỉ số đánh giá hoạt động thư viện nào phù hợp nhất với từng thư viện, để thu thập và phân tích dữ liệu, để chuyển tải được những phát hiện vào chiến lược quản lý sẽ cần đến một loạt kỹ năng của nhân viên. Một số thư viện sẽ nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc gắn kết hoạt động đào tạo nhân lực và phát triển kỹ năng giáo dục trước khi áp dụng các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện.

4.2.4  Để lựa chọn các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện sử dụng trong một thư viện cụ thể, cần cân nhắc các yếu tố sau:

a) Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có hỗ trợ công tác quản lý thư viện, cơ quan cấp kinh phí hoạt động và đối tượng sử dụng thư viện không?

b) Nhân viên thư viện có nhận thấy một hoạt động hoặc một lĩnh vực cụ thể có thể đang được vận hành như yêu cầu không? Thậm chí, nếu đây chỉ là cảm xúc trực giác của nhân viên thư viện thì nó cũng có thể là lý do chính đáng để sử dụng một chỉ số đánh giá nhằm tìm ra vấn đề.

c) Nhân viên thư viện cam kết nỗ lực như thế nào trong việc thu thập và phân tích dữ liệu để đưa ra các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện? Để cho ra đời các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện là việc làm đòi hỏi thời gian của nhân viên và các nguồn lực khác. Lượng thời gian và các nguồn lực phù hợp là điều kiện cần thiết để cho ra đời được một chỉ số đánh giá hoạt động thư viện cụ thể. Nhân viên sẽ cần phải có kiến thức thực tế về các quy trình thống kê.

d) Liệu có cơ quan quản lý bên ngoài nào đòi hỏi các dữ liệu báo cáo về một lĩnh vực hoạt động thư viện cụ thể không? Nếu có, cần quyết định xem liệu các dữ liệu dạng này có thể dùng để tạo ra các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện không.

Các yếu tố nội bộ quan trọng với hoạt động thư viện có thể tác động đến việc lựa chọn các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện. Các nhân viên thư viện cần đưa ra những quyết định tỉnh táo để lựa chọn chỉ số đánh giá hoạt động thư viện sẽ được sử dụng nhiều nhất trong việc đánh giá hoạt động của thư viện trong mối quan hệ với các mục đích và mục tiêu của thư viện.

4.3  Giới hạn

4.3.1  Tối ưu hóa điểm số của các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

Khi sử dụng các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện, thư viện nên biết rằng không thể cùng một lúc đạt được điểm số tối ưu ở tất cả các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện. Ví dụ, một thư viện có thể có được sự hài lòng của người sử dụng ở cấp độ cao nhưng lại phải chịu mức chi phí cao cho một người sử dụng. Điểm số của các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện nên được hiểu là những gì thư viện cần hoàn thiện, không chỉ đơn giản là tối ưu hóa điểm số của các chỉ số cụ thể.

4.3.2  Mức độ chính xác

Cần chú ý đến việc diễn giải các kết quả. Sự thiếu chính xác có thể xảy ra do các lỗi khi chọn mẫu, hoặc do các khía cạnh mang tính chủ quan trong quá trình đánh giá, hay do thời gian hoặc nguồn lực không phù hợp (ví dụ các chỉ số B.1.2.3 và B.2.2.4). Nguyên nhân cũng có thể do bản thân các chỉ số không chính xác (B.2.2.1).

CHÚ THÍCH: Trong một số trường hợp, không cần phải xác định thật chính xác mà chỉ cần ước tính sơ bộ sẽ phù hợp hơn.

4.3.3  Kỹ năng của người sử dụng và hoạt động của thư viện

Ở chừng mực nào đó, chỉ số bị ảnh hưởng bởi mức độ thành thạo của người sử dụng khi thực hiện các giao dịch với thư viện. Ví dụ: sự hài lòng của người sử dụng với sự sẵn có của tài liệu có thể rất thấp ở một thư viện. Điều này cho thấy: hoặc người sử dụng thiếu kiến thức cần thiết trong việc xác định vị trí tài liệu trong thư viện đó, hoặc thư viện không có những tài liệu phù hợp để đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Do vậy, một điểm số thấp đồng nghĩa với việc cần xem xét lại một vấn đề. Việc xem xét lại này có thể khuyến nghị về một chiến lược nâng cao kiến thức và kỹ năng về hoạt động thư viện cho người sử dụng hoặc cải thiện tính sẵn có của sách trong thư viện bằng việc thay đổi thời gian mượn hoặc mua thêm bản.

4.3.4  Mối liên kết giữa các nguồn lực và các dịch vụ

Hoạt động kém hiệu quả không có nghĩa là cần phải bổ sung nguồn lực để nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện. Trên thực tế, có thể không có sự tương quan chặt chẽ giữa nguồn lực và chất lượng của dịch vụ mà thư viện cung cấp. Kỹ năng của nhân viên, phương thức quản lý và rất nhiều yếu tố khác, bao gồm nguồn lực phát triển đều có thể ảnh hưởng ở mức độ khác nhau đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ tại các thư viện khác nhau.

4.3.5  Khả năng so sánh các dữ liệu của chỉ số đánh giá hoạt động thư viện

Mục đích cơ bản của việc sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động thư viện thư viện là khả năng tự dự đoán. Điều này có thể bao gồm việc so sánh hoạt động của năm này so với năm khác trong cùng một thư viện. Mục đích thứ hai là khuyến khích việc so sánh có ý nghĩa và hữu ích giữa các thư viện khác nhau. Việc chuẩn hóa các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện và các quy trình thu thập dữ liệu sẽ hỗ trợ hoạt động so sánh này. Tuy nhiên, khi thực hiện những phép so sánh như vậy nên xem xét các yếu tố sau đây cho mỗi thư viện:

a) Nhiệm vụ, mục tiêu và mục đích;

b) Hoạt động dựa trên một loạt các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện;

c) Các nguồn lực;

d) Các nhóm người sử dụng;

e) Cơ cấu quản lý;

f) Các quy trình.

Nếu thực hiện việc so sánh điểm số giữa các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện giữa các thư viện khác nhau, nên có sự cẩn trọng cần thiết và nhận thức đầy đủ về giới hạn của các phép so sánh đó (xem 4.3.2.2,f).

Phụ lục A

(Quy định)

Danh mục các chỉ số hoạt động thư viện

Bảng A.1 liệt kê hoạt động và dịch vụ thường được thư viện thực hiện hoặc cung cấp thông qua cách tiếp cận thẻ điểm cân bằng. Các chỉ số đánh giá hoạt động thư viện được mô tả trong tiêu chuẩn này được phân nhóm dựa trên hoạt động và dịch vụ mà chúng liên quan; trong Phụ lục B sẽ có phần tài liệu tham khảo đi kèm theo các mô tả. Mục chú thích được thiết kế để thuận tiện cho việc bổ sung danh mục hoạt động và danh mục các chỉ số trong tương lai.

CHÚ THÍCH: Một số chỉ số đang được sử dụng trong thư viện nhưng không được mô tả ở đây.

Bảng A.1 - Danh sách các chỉ số đánh giá hoạt động dành cho hoạt động và dịch vụ do thư viện thực hiện hoặc cung cấp

Phụ lục B

(Quy định)

Mô tả các chỉ số hoạt động thư viện

Xem Bảng A.1 để biết danh sách các chỉ số đánh giá hoạt động được nêu trong Phụ lục này

B.1  Các nguồn lực, việc truy cập và cơ sở hạ tầng

B.1.1  Vốn tài liệu

B.1.1.1  Sự sẵn có của các tài liệu được yêu cầu

B.1.1.1.1  Mục đích

Đánh giá mức độ sẵn có của tài liệu do thư viện sở hữu hoặc đăng ký khi người sử dụng có yêu cầu sử dụng.

B.1.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này áp dụng cho tất cả thư viện. Kho tra cứu và kho mượn cần phải được đánh giá riêng.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các bộ sưu tập tài liệu chuyên biệt, các lĩnh vực nội dung, ngành hoặc giai đoạn cụ thể. Với mỗi một lĩnh vực nội dung cụ thể có trong thư viện, các kết quả của chỉ số có thể được so sánh để xem sự sẵn có có khác nhau rõ rệt không.

Chỉ số có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có cùng nhiệm vụ trong trường hợp cùng sử dụng chung một phương pháp tính chỉ số.

B.1.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tên tài liệu của thư viện được ít nhất 1 người sử dụng yêu cầu luôn sẵn có ở dạng in hoặc dạng điện tử.

Sẵn có, theo mục đích của chỉ số này, có nghĩa là luôn có sẵn từ một bản tài liệu trở lên để người sử dụng có thể mượn, sử dụng tại chỗ hoặc tải về. Các tài liệu được truy cập từ các kho đóng cũng được tính là các tài liệu sẵn có.

Các bản tài liệu được rút ra để xử lý, như biên mục, phân loại, đóng bìa, xếp giá, v.v. và các tài liệu thất lạc do bị lấy trộm, để nhầm chỗ... thì không tính là tài liệu luôn sẵn có nhưng các tài liệu này vẫn được tính trong tổng số tài liệu. Ngoài ra, các tài liệu được xem là một phần của vốn tài liệu điện tử nhưng người sử dụng không thể truy cập được vào thời điểm có nhu cầu (do không cho phép sử dụng đồng thời, hệ thống trục trặc) thì được tính là không sẵn có nhưng vẫn tính trong tổng số các tài liệu.

Tài liệu, theo mục đích của chỉ số này, bao gồm các bài tạp chí, sách, tạp chí điện tử, sách điện tử hoặc bất kỳ tài liệu hay nguồn lực thông tin nào khác được biên mục nếu chúng cũng nằm trong tổng số tài liệu. Những gì bao gồm trong vốn tài liệu cần phải được nêu rõ trong từng trường hợp.

B.1.1.1.4  Phương pháp tính

Rút một mẫu thử ngẫu nhiên các tài liệu do thư viện sở hữu hoặc đăng ký ở dạng in và dạng điện tử; các tài liệu này phải được ít nhất một người yêu cầu. Với mỗi tài liệu trong mẫu thử, ghi lại xem một bản tài liệu đó sẵn có không.

Để tính sơ bộ số tài liệu in, chỉ kiểm tra trên biểu ghi thư viện. Để tính toán chính xác hơn, kiểm tra số bản có thực. Những tài liệu điện tử sẽ được kiểm tra trực tiếp.

Sự sẵn có của các tài liệu theo yêu cầu là

trong đó:

A là số các tài liệu được yêu cầu trong mẫu sẵn có trong thư viện;

B là tổng số các tài liệu được yêu cầu trong mẫu.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Một mẫu thử ngẫu nhiên bao gồm các tài liệu được yêu cầu có thể lấy được theo 2 cách:

a) Hỏi một nhóm người sử dụng ngẫu nhiên về những tài liệu mà họ đang tìm kiếm trong thư viện (cả bản in và cả tài liệu điện tử) sau đó loại bỏ đi những tài liệu nào không thuộc sở hữu của thư viện. Trong phép thử, chỉ nêu các tài liệu cụ thể, không bao gồm các phép tìm theo chủ đề. Chỉ lấy 1 bản tài liệu nếu tài liệu đó có nhiều bản trùng nhau. Để có thể có được một mẫu thử ngẫu nhiên chuẩn, có thể lấy tất cả các tài liệu mà mỗi người sử dụng yêu cầu hoặc với mỗi người sử dụng, lấy ngẫu nhiên một tài liệu.

b) Lấy một mẫu thử ngẫu nhiên bằng cách sử dụng các giao dịch mượn sách có thực, các yêu cầu truy xuất tài liệu từ xa, các cuộc điện thoại đến bộ phận lưu thông tài liệu và từ việc sử dụng tài liệu tại thư viện. Nếu có nhiều bản trùng nhau, chỉ lấy 1 bản tài liệu.

CHÚ THÍCH 1: Phương pháp a) có thể được sử dụng cho cả tài liệu in và tài liệu điện tử, phương pháp b) chỉ sử dụng cho tài liệu in.

CHÚ THÍCH 2: Phương pháp b) ít làm phiền người sử dụng hơn nhưng chỉ phản ánh được những yêu cầu liên quan đến các tài liệu đã được bổ sung và có kết quả trong các giao dịch mượn. Với một số mục đích thì kết quả này chính xác.

Đối với các thư viện có những biến động đáng kể (ví dụ; biến động theo mùa) thì có thể có được một chỉ số chính xác hơn bằng việc tính toán sự sẵn có của các tài liệu được yêu cầu trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó tính sự sẵn có trung bình.

B.1.1.1.5  Diễn giải chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Nó dự đoán khả năng một tài liệu được lựa chọn ngẫu nhiên thuộc quyền sở hữu của thư viện và được người sử dụng yêu cầu đang sẵn có trong thư viện. Một điểm số cao chứng tỏ tính sẵn có của tài liệu trong thư viện cao.

Ở một số thư viện, sự biến động đáng kể theo mùa là hoàn toàn có thể xảy ra. Sự biến động trong tuần hoặc trong ngày cũng có thể xảy ra.

Chỉ số này chịu ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó quan trọng nhất là:

- Số bản cho từng nhan đề, đặc biệt là những tài liệu thường được sử dụng nhiều;

- Thành phần vốn tài liệu trong mối quan hệ với nhu cầu của người sử dụng;

- Thời hạn được mượn theo quy định của thư viện, thời hạn được mượn cụ thể cho những nhan đề được sử dụng nhiều và tổng số các tài liệu được mượn cùng lúc.

Những yếu tố thứ yếu như: số lượng tài liệu được rút để đóng bìa hoặc xử lý, tốc độ để xếp giá lại v.v. đều có ảnh hưởng đến điểm số.

B.1.1.1.6  Nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [23] trang 300

- Tham chiếu [30] trang 84-89 (“Sự sẵn có”)

- Tham chiếu [30] trang 60-71 (“Sự sẵn có của tài liệu”)

B.1.1.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được yêu cầu có trong vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.1.2]

B.1.1.2  Tỷ lệ phần trăm của các tài liệu được yêu cầu có trong vốn tài liệu

B.1.1.2.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ sẵn có của các tài liệu được người sử dụng yêu cầu trong vốn tài liệu của thư viện. Chỉ số này được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu của người sử dụng.

B.1.1.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các bộ sưu tập tài liệu chuyên biệt, các lĩnh vực nội dung, các thư viện chi nhánh hoặc các giai đoạn cụ thể. Với mỗi một lĩnh vực nội dung cụ thể có trong thư viện, các kết quả của chỉ số có thể được so sánh để biết được tính sẵn có khác nhau đáng kể hay không.

Chỉ số có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có cùng nhiệm vụ.

B.1.1.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được ít nhất một người sử dụng yêu cầu và tài liệu đó có trong vốn tài liệu của thư viện.

Nếu tài liệu đã được xuất bản và được đặt trước khi khảo sát nhưng thư viện vẫn chưa nhận được thì vẫn được tính là thuộc sở hữu của thư viện.

Tài liệu, theo mục đích của chỉ số này, có thể là bài báo, cuốn sách nếu chúng được bao gồm trong tổng số tài liệu. Định nghĩa tài liệu cần được đề cập rõ ràng trong từng trường hợp cụ thể.

B.1.1.2.4  Phương pháp tính

Rút ngẫu nhiên một mẫu thử gồm các tài liệu được ít nhất một người sử dụng yêu cầu bằng việc hỏi người sử dụng xem họ đang tìm kiếm gì trong thư viện. Bao gồm cả các tài liệu in và tài liệu điện tử. Chỉ lấy mẫu các tài liệu cụ thể, không lấy các phép tìm theo chủ đề.

CHÚ THÍCH: Phương pháp này không cho ra kết quả theo như một mẫu thử ngẫu nhiên thật trừ khi có được một nhan đề yêu cầu từ mỗi người sử dụng. Với hầu hết các mục đích, các kết quả đều chính xác, thậm chí nếu tất cả các tài liệu có tên trong mẫu thử đều được sử dụng.

Ghi lại mỗi tài liệu trong mẫu để xem thư viện có sở hữu một bản của tài liệu đó.

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được yêu cầu có trong vốn tài liệu là

trong đó:

A là số lượng tài liệu yêu cầu trong mẫu thử sẵn có trong thư viện;

B là tổng số tài liệu được yêu cầu trong mẫu thử;

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.1.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Chỉ số này ước tính khả năng một tài liệu mà người sử dụng yêu cầu nằm trong vốn tài liệu. Điểm số cao cho thấy có sự phù hợp lớn giữa vốn tài liệu và yêu cầu của người sử dụng.

CHÚ THÍCH: Ngoài việc chỉ ra sự phù hợp ở mức độ thấp giữa vốn tài liệu và yêu cầu của người sử dụng, một điểm số thấp cũng có thể chỉ ra rằng người sử dụng nhận biết sai về phạm vi chủ đề của vốn tài liệu thư viện. Vấn đề này có thể được giải quyết thông qua việc tăng cường quảng bá cho các dịch vụ thư viện.

Kết quả có thể phụ thuộc vào loại hình thư viện (ví dụ thư viện chuyên ngành hay thư viện tổng hợp, thư viện đại học hay thư viện công cộng, v.v.)

B.1.1.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [29] trang 84-89 (trong phần “Tính sẵn có”: được gọi là “Tỷ lệ bổ sung” hoặc “Tỷ lệ của các tài liệu được yêu cầu so với các tài liệu cần tìm”)

B.1.1.3  Tỷ lệ phần trăm lượt truy cập bị từ chối

B.1.1.3.1  Mục đích

Để đánh giá xem việc đăng ký sử dụng các CSDL của thư viện có phù hợp để đáp ứng yêu cầu của người sử dụng không.

B.1.1.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có sử dụng các CSDL có đăng ký.

B.1.1.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ các lượt truy cập bị từ chối trên tổng số các lượt truy cập tới mỗi CSDL trong một khoảng thời gian cụ thể.

Bao gồm lượt truy cập của các nhân viên thư viện và việc truy cập để hướng dẫn người sử dụng.

Không bao gồm lượt truy cập không thành công do nhập sai mật khẩu hoặc ID đăng nhập.

B.1.1.3.4  Phương pháp tính

Đếm tổng số lượt truy cập vào một CSDL và tổng số lượt truy cập không thành công trong một khoảng thời gian cụ thể.

Tỷ lệ phần trăm lượt truy cập bị từ chối là

trong đó:

A là số lượt truy cập đến một CSDL thư viện bị từ chối trong một khoảng thời gian cụ thể;

B là tổng số lượt truy cập thành công và lượt truy cập bị từ chối đến một CSDL trong cùng khoảng thời gian đó.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất hoặc là một số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

B.1.1.3.5  Diễn giải chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Kết quả cao cho thấy số lượng các đăng ký sử dụng CSDL không phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.

Chỉ số này nên tính riêng cho từng CSDL. Việc tính toán một con số chung cho tất cả các CSDL là vô nghĩa.

B.1.1.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [11] (PI 10)

B.1.1.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Sự sẵn có của các tài liệu được yêu cầu (TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.1.1)

B.1.1.4  Số lượng tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu

B.1.1.4.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ mà thư viện hoàn thành nhiệm vụ của mình trong việc số hóa di sản tư liệu.

B.1.1.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện có nhiệm vụ bảo tồn và quảng bá cho di sản tư liệu.

Sẽ khó khăn khi so sánh kết quả giữa các thư viện bởi quy mô vốn tài liệu có thể khác biệt một cách đáng kể. Nhưng việc so sánh theo thời gian và với các mục tiêu sẽ quan trọng với mỗi thư viện.

B.1.1.4.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng các tài liệu được số hóa (do thư viện hoặc đơn vị khác thực hiện) theo năm trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu.

CHÚ THÍCH 1: Một vật thể chỉ có thể được tính là số hóa nếu như vật mang tin đó được nhân bản hoàn chỉnh.

CHÚ THÍCH 2: Bao gồm cả việc số hóa nhằm mục đích bảo quản.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm cả việc số hóa hàng loạt.

CHÚ THÍCH 4: Không bao gồm việc mua các tài liệu điện tử để thay thế cho các tài liệu in.

B.1.1.4.4  Phương pháp tính

Tìm tổng số tài liệu trong vốn tài liệu của thư viện. Đếm số tài liệu được số hóa trong vốn tài liệu trong năm báo cáo.

Số tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu là

trong đó:

A là số tài liệu (đơn vị vật lý) được số hoá trong năm báo cáo;

B là tổng số tài liệu (đơn vị vật lý) có trong vốn tài liệu thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.1.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này cho kết quả là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 1000.

Điểm số cao cho thấy cam kết của thư viện trong việc làm cho vốn tài liệu được truy cập một cách dễ dàng.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng bởi kinh phí của các chương trình liên quan đến di sản của địa phương, vùng hoặc quốc gia.

B.1.1.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.5.1 của tài liệu [5]

B.1.1.4.7  Các chỉ số liên quan

Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.5]

B.1.1.5  Tỷ lệ các xuất bản phẩm của đơn vị trong kho lưu chiểu nội bộ

B.1.1.5.1  Mục đích

Để đánh giá cấp độ mà các ấn phẩm nghiên cứu của một cơ quan được sử dụng tại kho lưu chiểu nội bộ của đơn vị.

B.1.1.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể được áp dụng ở các thư viện chịu trách nhiệm xây dựng kho lưu chiểu nội bộ.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho một cơ quan hoặc một nhóm cơ quan, bao gồm cả việc lưu trữ các ấn bản phẩm khoa học khác nhau như các bài báo, sách điện tử, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận án và luận văn, các bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập.

Việc so sánh có thể được thực hiện với các đơn vị có cùng chính sách về truy cập mở và tổ chức truy cập mở.

B.1.1.5.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm của tổng số tài liệu khoa học mà đơn vị sở hữu, ví dụ như các bài báo, sách điện tử, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận văn và luận án, bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập được lưu trữ tại kho lưu chiểu mở nội bộ của đơn vị.

Không bao gồm các bài làm của sinh viên.

Chỉ số này có thể bao gồm luận văn thạc sỹ hoặc được được sử dụng riêng cho các tài liệu này.

Chỉ số này chỉ có thể được sử dụng ở các đơn vị có lưu giữ các hồ sơ của các ấn phẩm khoa học đã được xuất bản trong đơn vị.

B.1.1.5.4  Phương pháp tính

Khuyến nghị là nên tính toán chỉ số này riêng cho các hồ sơ và các tài liệu nghiên cứu khoa học toàn văn cho phép truy cập mở.

1) Để đánh giá tỷ lệ phần trăm các ấn phẩm khoa học mà đơn vị đó sở hữu dưới dạng biểu ghi ở kho lưu chiểu nội bộ.

- Tìm tổng số tài liệu khoa học đã được xuất bản (bài báo, sách điện tử, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, bộ dữ liệu, luận án và luận văn, bộ dữ liệu, các tài liệu giảng dạy và học tập) trong đơn vị trong thời gian 3 năm;

- Tìm tổng số xuất bản phẩm này mà hồ sơ của chúng có ở kho lưu chiểu nội bộ.

Tỷ lệ phần trăm các xuất bản phẩm khoa học của đơn vị được lưu trữ tại kho nội sinh (chỉ tính riêng hồ sơ) là

trong đó:

A là số lượng hồ sơ của các ấn phẩm khoa học của đơn vị được lưu trữ trong kho nội sinh;

B là số ấn phẩm khoa học được xuất bản của đơn vị hoặc do chuyên viên nghiên cứu khoa học của đơn vị xuất bản trong 3 năm vừa qua.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

2) Đánh giá tỷ lệ phần trăm của các xuất bản phẩm khoa học của đơn vị được cung cấp toàn văn miễn phí tại kho lưu chiểu nội bộ.

- Tìm tổng số xuất bản phẩm khoa học đã được xuất bản (các bài báo, bản in điện tử, báo cáo kỹ thuật, luận án và luận văn, bộ dữ liệu; các tài liệu học tập và giảng dạy) của đơn vị trong 3 năm vừa qua;

- Tìm số lượng các xuất bản phẩm trên được cung cấp toàn văn và miễn phí tới người sử dụng tại kho lưu chiểu nội bộ mở của đơn vị.

Tỷ lệ phần trăm các xuất bản phẩm khoa học của viện có trong kho lưu chiểu nội bộ là

trong đó:

A là số xuất bản phẩm khoa học của đơn vị được lưu ở kho lưu chiểu mở nội bộ.

B là số các xuất bản phẩm khoa học do đơn vị xuất bản hoặc do cán bộ nghiên cứu khoa học của đơn vị xuất bản trong 3 năm vừa qua.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.1.1.5.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Một điểm số cao cho thấy việc cho phép các đối tượng sử dụng bên ngoài được tiếp cận hiệu quả tới các xuất bản phẩm khoa học do đơn vị tạo ra.

Một điểm số thấp có thể do sự hiểu biết hạn chế về lợi ích của việc cho phép truy cập mở tới các xuất bản phẩm hoặc sự thiếu sót về chính sách truy cập mở trong đơn vị.

B.1.1.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tài liệu [6].

B.1.2  Truy cập

B.1.2.1  Độ chính xác trong việc xếp giá

B.1.2.1.1  Mục đích

Đánh giá các tài liệu được liệt kê trong mục lục của thư viện có ở đúng vị trí trên giá và sẵn sàng để phục vụ không

B.1.2.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể áp dụng được ở tất cả các thư viện có vốn tài liệu in truyền thống.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các vốn tài liệu cụ thể, các lĩnh vực chủ đề cụ thể, hoặc dùng cho các thư viện chi nhánh. Với mỗi khía cạnh cụ thể trong thư viện, các chỉ số kết quả có thể được so sánh để xem liệu có sự khác biệt rõ rệt không.

Việc so sánh giữa các thư viện có thể thực hiện được nếu cân nhắc đến sự khác biệt trong việc lưu trữ (kho mở hoặc kho đóng) và tần suất sử dụng.

Chỉ số này không đánh giá tốc độ xếp giá.

B.1.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu được lưu trong mục lục thư viện được xếp đúng vị trí trên giá tại thời điểm khảo sát.

Các tài liệu không hiện hữu song có được lưu trong hồ sơ thư viện, ví dụ: đang cho mượn, đang đi đóng bìa hoặc sửa chữa; hoặc được ghi nhận là thất lạc không được tính đến trong mẫu thử.

B.1.2.1.4  Phương pháp tính

a) Kiểm tra một mẫu thử ngẫu nhiên trên các giá sách với sự hỗ trợ của danh mục sách được xếp tại giá đó. Ghi lại mỗi tài liệu có trong danh mục xem tài liệu đó có được xếp đúng không. Với tất cả các tài liệu thất lạc, kiểm tra xem sự vắng mặt của các tài liệu ấy trên giá có được ghi trong hồ sơ thư viện không. Nếu tất cả các tài liệu trong vốn tài liệu đều có trang bị mã vạch, các công cụ quét mã và công nghệ không dây thì có thể thay thế cho việc sử dụng danh mục sách trên giá.

Ở khu vực kho mở, phải kiểm tra giá sách tại thời điểm thư viện vừa mở cửa để không bỏ sót những tài liệu được sử dụng tại chỗ. Các tài liệu đang chờ xếp giá cần phải được xếp lên giá trước khi kiểm đếm.

Độ chính xác của việc xếp giá là

trong đó:

A là số tài liệu được xếp đúng vị trí trên giá;

B là tổng số tài liệu có trong mẫu thử (không bao gồm các tài liệu không có mặt trên giá song đã được lưu trong hồ sơ thư viện).

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

CHÚ THÍCH: Số lượng tài liệu thất lạc bao gồm cả tài liệu bị xếp sai vị trí và tài liệu đã bị lấy trộm, nếu các tài liệu bị lấy trộm không được lưu lại trong hồ sơ với tư cách là tài liệu thất lạc. Điều này cho thấy việc xếp giá chuẩn cũng đồng nghĩa với việc thường xuyên kiểm tra giá sách để mọi hiện tượng thất thoát đều có thể được phát hiện ngay từ đầu.

b) Kiểm tra một mẫu thử ngẫu nhiên trên các giá sách. Đếm số lượng tài liệu có trên mỗi giá trong mẫu thử. Ghi lại tất cả các tài liệu được phát hiện xếp sai vị trí, không phân biệt là bị xếp nhầm gần hay xa vị trí chuẩn của tài liệu. Ở khu vực kho mở, các giá sách phải được kiểm tra tại thời điểm thư viện vừa mở cửa để không bỏ sót những tài liệu được sử dụng tại chỗ.

Độ chính xác của việc xếp giá là

trong đó:

A là tổng số tài liệu trên các giá sách tại thời điểm kiểm tra;

B là số tài liệu bị xếp sai vị trí trên các giá sách.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

CHÚ THÍCH 1: Nếu chỉ cần ước đoán thì phương pháp B đơn giản hơn có thể sẽ phù hợp.

CHÚ THÍCH 2: Nếu tất cả các tài liệu trong vốn tài liệu đều có thể sử dụng công cụ quét mã và công nghệ không dây để đếm các tài liệu trên các giá sách trong mẫu thử.

B.1.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là số nguyên có giá trị từ 0 đến 100. Điểm số cao cho thấy việc xếp giá có độ chính xác cao. Việc xếp giá chính xác chịu ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó quan trọng nhất là:

- Tần suất kiểm tra giá sách;

- Tốc độ của việc xếp lại tài liệu lên giá.

Chỉ số này cũng có thể cho thấy công tác phân loại hoặc hệ thống định vị giá sách không rõ ràng, khó sử dụng hoặc mức độ cần thiết của hệ thống an ninh.

Với tất cả các thư viện mà một phần vốn tài liệu được bố trí ở kho đóng và một phần ở kho mở hoặc ở những thư viện sử dụng nhiều dạng thức lưu trữ trong kho thì cần đánh giá độ chính xác trong việc xếp giá ở riêng từng bộ phận kho vì tài liệu ở kho mở và tài liệu được sử dụng nhiều thường hay bị xếp sai vị trí.

B.1.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] C13

B.1.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Sự sẵn có của các tài liệu yêu cầu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B1.1.1]

B.1.2.2  Thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng

B.1.2.2.1  Mục đích

Để đánh giá hiệu suất của quá trình tìm tài liệu.

B.1.2.2.2  Phạm vi áp dụng

Tất cả các thư viện có tài liệu ở kho đóng.

Có thể thực hiện so sánh giữa các thư viện nếu tính đến các khác biệt mang tính cục bộ như: bố trí tòa nhà, mức độ thuận tiện di chuyển trong tòa nhà.

B.1.2.2.3  Định nghĩa chỉ số

Thời gian trung bình tính từ khi yêu cầu một tài liệu ở kho đóng cho đến khi tài liệu đó được đưa đến tay người sử dụng.

Khoảng thời gian trên được tính trong thời gian làm việc của thư viện (giờ thư viện mở cửa phục vụ, không bao gồm các ngày cuối tuần, kỳ nghỉ lễ hoặc những ngày thư viện đóng cửa).

B.1.2.2.4  Phương pháp tính

Lấy mẫu thử ngẫu nhiên một số tài liệu của thư viện trong kho đóng và những tài liệu này đều có yêu cầu từ người sử dụng.

Với mỗi yêu cầu, ghi lại ngày và giờ khi yêu cầu được chuyển đến và thời điểm tài liệu đã sẵn sàng để chờ người sử dụng đến nhận. Lấy thời gian kết thúc trừ đi thời gian bắt đầu, quy đổi sang phút hoặc giờ theo cách phù hợp nhất.

Tính thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng bằng cách sắp xếp các yêu cầu tìm tài liệu theo trật tự tăng dần của thời gian tìm được tài liệu. Thời gian trung bình thời gian tìm được tài liệu của yêu cầu nằm chính giữa danh sách đó. Nếu như số lượng các yêu cầu là chẵn, thời gian trung bình là trung bình của hai giá trị ở chính giữa danh sách đó, làm tròn tới số phút gần nhất.

Có thể lẫy mẫu thử theo 2 cách:

a) Mẫu thử được lẩy ra từ các tài liệu của thư viện và đang không được mượn. Các yêu cầu được nhóm kiểm tra hoặc những người được ủy nhiệm thực hiện vào các thời điểm ngẫu nhiên trong khoảng thời gian mẫu và thời gian xử lý yêu cầu được ghi lại.

b) Mẫu thử được rút ra từ chính những yêu cầu thực tế tại thời điểm tài liệu đã sẵn sàng được người sử dụng tiếp nhận. Phương pháp này giả định rằng ngày giờ của yêu cầu được ghi lại như một phần của thói quen hàng ngày.

CHÚ THÍCH 1: Không tính vào đây các yêu cầu không đáp ứng được bởi vì không tính được thời gian hoàn tất cho một yêu cầu không thành công.

CHÚ THÍCH 2: Đối với tài liệu không lưu tại chỗ, các yêu cầu cần được tính riêng.

B.1.2.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một con số thực và không có giới hạn giá trị lớn nhất. Chỉ số được thể hiện bằng phút hoặc giờ và phút.

Thời gian tìm được tài liệu ngắn được coi là tốt. Thời gian tìm được tài liệu có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng phiếu yêu cầu tại giờ cao điểm, bởi điều kiện lưu giữ trong kho hoặc bởi độ chính xác của việc xếp giá.

Việc cung cấp các tài liệu được lưu giữ trong các kho đóng ở các vị trí cách xa có thể tốn nhiều thời gian hơn.

Các kết quả cần được so sánh với chuẩn dịch vụ mà thư viện cam kết.

B.1.2.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu số [10]

- Tham chiếu [31] trang 202 - 205 (“thời gian thực hiện việc cho mượn”)

- Tham chiếu [35] trang 112 (F95)

B.1.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Độ chính xác của việc xếp giá [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014, B.1.2.1]

B.1.2.3  Tốc độ thực hiện cho mượn liên thư viện

B.1.2.3.1  Mục đích

Để đánh giá thời gian để hoàn thành giao dịch mượn liên thư viện hoặc giao dịch cung cấp tài liệu điện tử từ khi tiếp nhận yêu cầu cho đến khi gửi đi tài liệu theo yêu cầu.

B.1.2.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho tất cả các thư viện có thực hiện việc cho mượn liên thư viện và cung cấp các tài liệu điện tử.

Việc so sánh có thể được thực hiện giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và mục đích nếu cùng sử dụng hình thức cho mượn và hệ thống cung cấp giống nhau.

B.1.2.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số giờ cần có để nhân viên thư viện hoàn tất một thủ tục cho mượn liên thư viện hoặc một giao dịch cung cấp tài liệu điện tử.

Một yêu cầu được xem là hoàn tất khi tài liệu được gửi từ thư viện cho mượn tài liệu đến thư viện đặt yêu cầu.

Thời gian thực hiện được xác định bằng số giờ làm việc của thư viện (số giờ mà thư viện mở cửa phục vụ, không bao gồm các ngày cuối tuần, ngày lễ hoặc các ngày khác mà thư viện đóng cửa).

B.1.2.3.4  Phương pháp tính

Thời gian để hoàn tất việc cho mượn liên thư viện là

trong đó:

A là tổng số giờ để hoàn thành một số lượng cụ thể các giao dịch mượn liên thư viện hoặc cung cấp tài liệu điện tử;

B là số lượng các giao dịch mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử được nói đến trong A.

Không bao gồm những ngày thư viện đóng cửa để làm nội vụ. Làm tròn tới số giờ nguyên gần nhất.

Có thể sử dụng mẫu thử. Phương pháp khuyến nghị là “tuần điển hình”. “Tuần điển hình” là khoảng thời gian không quá bận rộn cũng không quá rảnh rỗi. Tránh các ngày lễ, kỳ nghỉ, ngày có các sự kiện đặc biệt diễn ra ở cộng đồng hoặc tại thư viện. Chọn một tuần mà thư viện mở cửa bình thường theo lịch.

Nếu phương pháp “đếm đầy đủ” được lựa chọn, cần thu thập dữ liệu hàng tháng để giảm tải cho nhân viên trong việc phân tích các kết quả.

B.1.2.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực dương không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Nếu điểm số thu được thấp thì thường được coi là tốt. Điểm số sẽ giúp cho thư viện biết được liệu các quá trình xử lý công việc có diễn ra một cách hiệu quả không.

Chỉ số này chịu tác động của các điều kiện mang tính nội bộ: nhân lực, quy mô vốn tài liệu, số ngày thư viện đóng cửa để làm nội vụ và sự trì hoãn trong việc cung cấp tài liệu có thể ảnh hưởng lớn đến điểm số.

Chỉ số cần được đánh giá dựa trên nhiệm vụ và mục đích của thư viện.

B.1.2.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem 5.3 ở tài liệu [20]

B.1.2.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm các giao dịch mượn liên thư viện thành công [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.4]; Thời gian trung bình để tìm được tài liệu trong kho đóng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.2]

B.1.2.4  Tỷ lệ phần trăm của các giao dịch mượn liên thư viện thành công

B.1.2.4.1  Mục đích

Đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu mượn và cung cấp các tài liệu điện tử liên thư viện so với tổng số các yêu cầu mượn và cung cấp tài liệu điện tử liên thư viện.

B.1.2.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có thực hiện dịch vụ mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu.

Chỉ số này không bao gồm việc chia sẻ nguồn lực trong cùng một thư viện.

B.1.2.4.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các giao dịch mượn liên thư viện thành công hoặc giao dịch cung cấp tài liệu điện tử thành công.

Một giao dịch mượn liên thư viện thành công hoặc một giao dịch cung cấp tài liệu điện tử thành công là khi tài liệu được yêu cầu được cung cấp cho thư viện mượn hoặc cho người sử dụng.

Việc cung cấp bao gồm tất cả các phương thức chuyển giao tài liệu (ví dụ: fax, hình ảnh số, tài liệu dưới dạng tệp pdf, gửi qua đường bưu điện hoặc dạng dịch vụ chuyển phát tài liệu hỗn hợp).

Mượn liên thư viện là việc mượn một tài liệu cụ thể hoặc việc cung cấp một tài liệu hoặc một phần tài liệu ở dạng nhân bản/sao chụp từ một thư viện tới một thư viện khác không cùng đơn vị quản lý.

Một giao dịch cung cấp tài liệu điện tử theo chỉ số này là việc cung cấp theo hình thức điện tử một tài liệu hoặc một phần của tài liệu từ vốn tài liệu tới người sử dụng: do nhân viên thư viện thực hiện, không nhất thiết phải thông qua một thư viện khác.

Không bao gồm việc chia sẻ nguồn lực trong cùng một thư viện.

B.1.2.4.4  Phương pháp tính

Tỷ lệ phần trăm của các giao dịch mượn liên thư viện thành công là

trong đó:

A là số các giao dịch mượn liên thư viện và các giao dịch cung cấp tài liệu điện tử thành công;

B là tổng số các yêu cầu liên quan đến mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Điểm thu thập dữ liệu là bộ phận thực hiện việc mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử.

Cần thống kê được tổng số các yêu cầu và các giao dịch mượn liên thư viện và cung cấp tài liệu điện tử thành công.

Nếu thư viện có các phương pháp tự động hóa để xác định tổng số yêu cầu mượn liên thư viện, yêu cầu cung cấp tài liệu điện tử và số giao dịch thành công thì không cần nhiều công sức tính toán.

Có thể sử dụng mẫu thử. Phương pháp khuyến nghị là “tuần điển hình”. “Tuần điển hình” là khoảng thời gian không quá bận rộn cũng không quá rảnh rỗi. Tránh các ngày lễ, kỳ nghỉ, ngày có các sự kiện đặc biệt diễn ra ở cộng đồng hoặc tại thư viện. Chọn một tuần mà thư viện mở cửa bình thường theo lịch.

B.1.2.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một điểm số cao thường được coi là tốt. Đây là một chỉ số của chất lượng vốn tài liệu thư viện và chỉ ra được tầm quan trọng của thư viện trong cộng đồng thư viện.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng nếu tỷ lệ phần trăm các tài liệu đang được mượn hoặc không sẵn có để mượn đang ở mức cao tại thời điểm thu thập số liệu.

Điểm số thấp chỉ ra rằng các thư viện có nhận thức chưa đúng về mức độ bao quát của vốn tài liệu tại thư viện mà họ gửi yêu cầu.

Chỉ số cần được đánh giá dựa trên nhiệm vụ và mục đích của thư viện.

B.1.2.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [20] (3.0)

B.1.2.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Tốc độ thực hiện cho mượn liên thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.3].

B.1.2.5  Tốc độ hoàn thành các giao dịch tra cứu

B.1.2.5.1  Mục đích

Để đánh giá xem thời gian trả lời các câu hỏi tra cứu có phải là ngắn nhất hay không. Chỉ số có thể được sử dụng để phân tích tính hiệu quả của các quá trình liên quan đến dịch vụ tra cứu.

B.1.2.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với tất cả các thư viện.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và mục tiêu nếu các thư viện đó cùng cung cấp dịch vụ tra cứu cùng loại (ví dụ: tra cứu trực tuyến).

B.1.2.5.3  Định nghĩa chỉ số

Thời gian trung bình (thường được biết đến như thời gian quay vòng) cần thiết để hoàn thành các giao dịch tra cứu và được tính bằng phút.

CHÚ THÍCH 1: Chỉ số này xác định tổng thời gian thực hiện giao dịch, không phải là thời gian mà nhân viên thư viện sử dụng vào giao dịch.

CHÚ THÍCH 2: Khoảng thời gian được xem xét chỉ tính trong giờ mở cửa của thư viện (thời gian mà thư viện mở cửa phục vụ, không bao gồm các ngày cuối tuần, nghỉ lễ hoặc những ngày mà thư viện đóng cửa)

CHÚ THÍCH 3: Các câu hỏi tra cứu có thể liên quan đến dữ kiện, số liệu, tài liệu hoặc tư vấn về các nguồn tin cho các lĩnh vực mà người sử dụng quan tâm.

CHÚ THÍCH 4: Định nghĩa trên không bao gồm những yêu cầu mang tính hướng dẫn và hành chính như: hỏi về vị trí của nhân viên hoặc trang thiết bị, thời gian mở cửa của thư viện, cách thức vận hành trang thiết bị như máy in hoặc máy tính, sử dụng các tính năng tự phục vụ.

CHÚ THÍCH 5: Các câu hỏi tra cứu có thể được thực hiện qua điện thoại, thư tín, các phương thức điện tử (email, nhắn tin hoặc các phần mềm tra cứu kỹ thuật số) hoặc gặp mặt trao đổi trực tiếp.

B.1.2.5.4  Phương pháp tính

Rút một nhóm mẫu thử các giao dịch tra cứu. Thời gian tiến hành có thể là một tuần (lưu ý không nên chọn tuần quá bận rộn hay quá rảnh rỗi). Thời gian tiến hành có thể được lựa chọn từ nhiều tháng trong năm để bù trì cho các thời gian cao điểm và thời gian không làm việc. Không bao gồm những ngày thư viện đóng cửa để làm việc nội vụ. Trong tuần mẫu thử, đếm các giao dịch tra cứu theo ngày và chỉ đếm những câu hỏi được đặt ra và được trả lời trong cùng tuần mẫu thử đó.

Với mỗi giao dịch ghi lại ngày giờ mà thư viện tiếp nhận câu hỏi cũng như ngày giờ thư viện cung cấp câu trả lời cho người sử dụng. Ghi lại cả những câu trả lời không tìm thấy nguồn tin. Dữ liệu có thể thu thập được từ những phiếu thử nghiệm đơn giản. Đối với các giao dịch tra cứu kỹ thuật số, dữ liệu có thể được thu thập thông qua nhật ký điện tử.

Khi tính toán thời gian cần thiết để cung cấp các câu trả lời chỉ nên đếm số giờ mở cửa của dịch vụ tra cứu trong các ngày lấy mẫu thử, bao gồm cả thời gian đã sử dụng trước khi đưa ra câu trả lời cho người sử dụng mà không tính thời gian thật sự sử dụng cho từng yêu cầu cụ thể.

CHÚ THÍCH: Các thư viện có thể đánh giá các hình thức giao dịch tra cứu khác nhau (trực tuyến, gặp mặt trực tiếp...) một cách riêng biệt.

Thời gian để thực hiện giao dịch tra cứu là

trong đó:

A là tổng số phút để hoàn thành các giao dịch tra cứu trong mẫu thử;

B là tổng số giao dịch tra cứu trong mẫu thử.

B.1.2.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực dương. Giới hạn của giá trị lớn nhất tương ứng với số phút trong giai đoạn mẫu thử.

Một điểm số thấp được coi là tốt. Chỉ số sẽ giúp cho thư viện biết được sự hiệu quả của các chu trình xử lý trong thư viện.

Khi diễn giải các kết quả của chỉ số này, các thư viện phải đặc biệt chú ý đến chất lượng của các câu trả lời tra cứu. Không phải mọi trường hợp thời gian quay vòng thấp đều đánh giá cao bởi trong những trường hợp đó, độ chính xác của câu trả lời có thể bị thời gian ảnh hưởng. Khi một câu hỏi phức tạp hoặc khi người sử dụng mong đợi một câu trả lời chuyên sâu thì thời gian quay vòng lâu hơn có thể đồng nghĩa với việc: người sử dụng đang có được dịch vụ tốt hơn. Thể loại và độ chuyên sâu của câu hỏi thường ảnh hưởng đến kết quả của chỉ số.

Một số giao dịch tra cứu có thể tốn nhiều thời gian hơn so với các giao dịch khác. Phân tích tốc độ trung bình và phân bổ đều thời gian quay vòng sẽ hữu ích trong các trường hợp này.

B.1.2.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.6.2 của tham chiếu [5]

B.1.2.6  Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm truy cập được thông qua mục lục trực tuyến

B.1.2.6.1  Mục đích

Để đánh giá khả năng truy cập vốn tài liệu quý hiếm thông qua trang thông tin điện tử. Chỉ số này cũng đánh giá hoạt động quảng bá cho vốn tài liệu quý hiếm của thư viện

B.1.2.6.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể được áp dụng cho tất cả các thư viện có vốn tài liệu quý hiếm.

Việc so sánh giữa các thư viện có thể bị ảnh hưởng bởi kinh phí của địa phương hay quốc gia dành cho công tác biên mục hồi cố.

B.1.2.6.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm trong vốn tài liệu một thư viện có thể được tìm thấy trên mục lục trực tuyến của thư viện.

Theo chỉ số này, các tài liệu quý hiếm bao gồm: những cuốn sách cổ có niên đại in trước năm 1500, bản thảo, các cuốn sách được xuất bản trước năm 1800, tất cả những cuốn sách có niên đại mới hơn nhưng có giá trị vì số lượng ấn hành có hạn, những cuốn sách có cách đóng gáy đặc biệt, những cuốn sách có lời đề tặng đặc biệt hoặc những thuộc tính tương tự khác.

CHÚ THÍCH 1: Thông thường, những tài liệu này sẽ nằm trong vốn tài liệu đặc biệt, có ký hiệu xếp giá riêng và sẽ được xếp riêng ở một vị trí hạn chế việc sử dụng.

CHÚ THÍCH 2: Định nghĩa trên không bao gồm những tài liệu lưu trữ và hồ sơ của các cá nhân, các cơ quan và các tổ chức (các bộ sưu tập bao gồm bản thảo, thư, các mục ghi chú, ảnh chụp và các tài liệu khác được di chúc lại cho thư viện hoặc được thư viện mua lại).

B.1.2.6.4  Phương pháp tính

Đếm tổng số các tài liệu quý hiếm trong vốn tài liệu thư viện. Nếu không có con số thực, có thể đưa ra con số ước tính.

Đếm tổng số biểu ghi thư mục của các tài liệu quý hiếm có trong mục lục web của thư viện.

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm truy cập được qua mục lục trực tuyến là:

trong đó

A là số lượng các tài liệu quý hiếm có thể truy cập được qua mục lục trực tuyến của thư viện;

B là tổng số các tài liệu quý hiếm.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Chỉ số có thể được chia nhỏ tới từng tài liệu

B.1.2.6.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị từ 0 đến 100.

Một điểm số cao được xem là tốt. Điều đó có nghĩa là có thể tìm thấy một tỷ lệ lớn các tài liệu quý hiếm trên mục lục web và do đó, người sử dụng sẽ dễ dàng xác định được vị trí tài liệu mình cần.

Nếu chỉ số thấp, thư viện có thể bắt đầu các dự án biên mục hồi cố các tài liệu quý hiếm trực tiếp lên mục lục trực tuyến.

B.1.2.6.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.2.2 của tham chiếu [5]

B.1.2.7  Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm ở trạng thái ổn định

B.1.2.7.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ sử dụng được và truy cập được của các tài liệu quý hiếm ở dạng thức nguyên bản. Chỉ số này đánh giá sự đầy đủ của của các hoạt động thư viện trong công tác bảo quản tài liệu nguyên bản.

B.1.2.7.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu quý hiếm trong vốn tài liệu ở trạng thái ổn định.

Tình trạng ổn định được xác định là trạng thái phù hợp cho việc sử dụng. Các tài liệu ổn định có thể có một chút hư hại nhưng vẫn có thể sử dụng được mà việc sử dụng đó không gây nguy cơ tức thì làm hư hỏng thêm tài liệu. Những tài liệu ở trạng thái không ổn định sẽ bị hư hại hơn nếu được sử dụng.

Chỉ số này giới hạn trong phạm vi các tài liệu in và chép tay.

B.1.2.7.4  Phương pháp

Lấy mẫu thử là 400 tài liệu in hoặc tài liệu chép tay trong vốn tài liệu quý hiếm được khảo sát theo tình trạng của các tài liệu trong mẫu thử. Các tài liệu này được chia thành 4 nhóm:

1) Tình trạng tốt: có thể sử dụng được với sự cẩn trọng cần thiết;

2) Tình trạng trung bình: đã bị hư hại nhưng ổn định nếu sử dụng với sự cẩn trọng cao;

3) Tình trạng kém: đã bị hư hại ở mức độ vừa phải và việc sử dụng sẽ làm hư hại thêm;

4) Tình trạng không thể sử dụng được: đã bị hư hại nặng, tài liệu không thể sử dụng được do bị vỡ nát, mối mọt hoặc côn trùng làm hại.

Nhóm 1 và nhóm 2 sẽ được tính là ổn định, nhóm 3 và nhóm 4 là không ổn định.

Tỷ lệ phần trăm của các tài liệu quý hiếm ở tình trạng ổn định là

trong đó:

A là số tài liệu ở tình trạng ổn định;

B là tổng số tài liệu trong mẫu.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

Chỉ số có thể mở rộng để bao gồm toàn bộ vốn tài liệu.

B.1.2.7.5  Giải thích các và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Điểm số cao được xem là tốt.

Chỉ số sẽ bị ảnh hưởng bởi tần suất sử dụng vốn tài liệu, điều kiện lưu trữ và sự sẵn có của nguồn kinh phí cho các phương thức bảo quản.

Nếu như kết quả cho thấy sự ổn định thấp, cần tiến hành các khảo sát chi tiết hơn theo loại hình tài liệu (ví dụ: sổ chép tay thời trung cổ hay hiện đại, tài liệu dưới dạng bản đồ, báo) hoặc theo các dạng hư hại cụ thể (do các yếu tố cơ học, sinh học hay giấy axit) để lập thứ tự ưu tiên các hoạt động bảo quản. Các biện pháp tiến hành có thể bao gồm:

- Cải thiện điều kiện môi trường (nhiệt độ và độ ẩm liên quan);

- Thay đổi phương pháp xử lý;

- Lưu trữ trong các phương tiện bao gói: thùng;

- Có phương pháp bảo quản;

- Khử axit hàng loạt;

- Đóng lại bìa;

- Thay thế những tài liệu không sử dụng được bằng việc nhân bản hoặc sử dụng các tài liệu thay thế.

B.1.2.7.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.8.1 của tài liệu [5].

B.1.2.7.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm của tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được bảo quản/phục chế [TCVN 11774:2016 (ISO 11620: 2014), B.1.2.8]; Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp [TCVN 11774:2016 (ISO 11620: 2014), B.1.3.4].

B.1.2.8  Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế đã được xử lý bảo quản/phục chế

B.1.2.8.1  Mục đích

Để đánh giá hoạt động của thư viện trong việc bảo tồn tài liệu quý hiếm ở dạng thức nguyên bản.

B.1.2.8.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với tất cả các thư viện có vốn tài liệu quý hiếm.

Khó có thể so sánh kết quả giữa các thư viện bởi các vốn tài liệu quý hiếm có sự khác biệt một cách đáng kể. Tuy nhiên, các thư viện cần so sánh chỉ số này theo thời gian và dựa trên các mục tiêu của thư viện.

B.1.2.8.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế đã được xử lý bảo quản/phục chế trong 1 năm.

Theo chỉ số này, các tài liệu quý hiếm bao gồm: những cuốn sách cổ có niên đại in trước năm 1500, bản thảo, các cuốn sách được xuất bản trước năm 1800, tất cả những cuốn sách có niên đại mới hơn nhưng có giá trị vì số lượng ấn hành có hạn, những cuốn sách có cách đóng gáy đặc biệt, những cuốn sách có lời đề tặng đặc biệt hoặc những thuộc tính tương tự khác.

CHÚ THÍCH 1: Theo ngữ cảnh của chỉ số này, việc bảo quản/tu sửa được hạn chế chỉ trong các biện pháp xử lý các tài liệu quý hiếm và là các kỹ thuật xử lý thủ công thông thường như gia cố các chỗ kết nối hoặc vá sửa chỗ rách.

CHÚ THÍCH 2: Không bao gồm việc bảo quản/phục chế hàng loạt (khử axit).

B.1.2.8.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng các tài liệu quý hiếm được xử lý bảo quản, phục chế trong năm báo cáo. Số lượng các tài liệu cần được bảo quản/phục chế được đánh giá dựa theo phiếu điều tra (xem “Tỷ lệ phần trăm vốn tài liệu trong trạng thái ổn định”). Nhóm 3 và 4 trong khảo sát này cần được xử lý bảo quản.

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được xử lý là

trong đó:

A là số lượng các tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế tại thời điểm đầu của giai đoạn báo cáo đã được xử lý trong năm báo cáo;

B là tổng số tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế tại thời điểm đầu của giai đoạn báo cáo.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.2.8.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một tỷ lệ cao được xem là tốt.

Để có cái nhìn chi tiết hơn về các hoạt động bảo quản, chỉ số này cần được tính toán với các loại hình tài liệu khác nhau, ví dụ: bản thảo, báo, tài liệu bản đồ.

Nếu tỷ lệ tài liệu được xử lý thấp, các hoạt động sau có thể cần được tiến hành:

- Nâng cao tầm quan trọng của việc bảo quản di sản tài liệu ở dạng thức nguyên bản thông qua các kênh truyền thông công cộng;

- Nỗ lực tìm kiếm các nguồn kinh phí bổ sung, ví dụ: một chương trình về các hoạt động bảo vệ sách.

Đối với tiềm năng marketing của tài liệu quý hiếm, các hoạt động như trên có thể phát huy hiệu quả.

B.1.2.8.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.8.2 của tham chiếu [5].

B.1.2.8.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm ở trạng thái ổn định [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.7];

Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp [TCVN 11774:2016 (ISO 11620: 2014), B.1.3.4].

B.1.3  Tiện ích

B.1.3.1  Diện tích cho người sử dụng trên đầu người

B.1.3.1.1  Mục đích

Để đánh giá tầm quan trọng của thư viện với vai trò là địa chỉ để nghiên cứu, gặp gỡ và là trung tâm học tập; chỉ ra sự hỗ trợ của đơn vị quản lý với các nhiệm vụ đó.

B.1.3.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể được áp dụng với tất cả các thư viện có trụ sở phục vụ.

Việc so sánh có thể thực hiện được nếu tính đến sự khác biệt về nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện.

B.1.3.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng diện tích thư viện dành cho người sử dụng trên 1000 thành viên thuộc đối tượng phục vụ của thư viện.

Diện tích sử dụng trong chỉ số này là diện tích thực sử dụng dành cho các dịch vụ của người sử dụng. Nó bao gồm diện tích dành cho việc đọc và nghiên cứu (riêng lẻ hay theo nhóm), việc mượn, tra cứu và tìm kiếm thông tin và bất kỳ dịch vụ nào khác dành cho người sử dụng, các khu vực tự phục vụ (các máy mượn/trả tài liệu tự động), bao gồm cả các diện tích dành cho hoạt động giải trí và truyền thông, phòng y tế, sảnh ở lối vào, kho mở - tất cả được xem như các bộ phận tích hợp trong toàn bộ diện tích dành cho dịch vụ cho người sử dụng.

Không bao gồm phần trụ sở không thường xuyên dành cho người sử dụng.

B.1.3.1.4  Phương pháp tính

Lấy tổng diện tích khu vực dành cho người sử dụng quy đổi sang m².

Diện tích dành cho mỗi người sử dụng là

trong đó:

A là diện tích khu vực thư viện dành cho các dịch vụ dành cho người sử dụng, tính theo m²;

B là tổng số người thuộc đối tượng được thư viện phục vụ.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.3.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực, không có giới hạn giá trị. Một điểm số cao thường được xem là tốt.

Chỉ số bị ảnh hưởng bởi số lượng mà tiện ích phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, gặp gỡ bên ngoài trụ sở thư viện mà đơn vị quản lý cung cấp.

B.1.3.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] trang 46-50.

B.1.3.2  Chỗ ngồi cho người sử dụng trên đầu người

B.1.3.2.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ sẵn có của chỗ ngồi cho người sử dụng trong thư viện.

B.1.3.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho các thư viện có số lượng đối tượng được phục vụ cụ thể và có các tiện ích hỗ trợ cho việc đọc tài liệu và làm việc.

B.1.3.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ các chỗ ngồi sẵn có cho người sử dụng có hoặc không kèm theo trang thiết bị trên 1000 thành viên là đối tượng được phục vụ của thư viện.

Với chỉ số này, chỗ ngồi của người sử dụng bao gồm các chỗ ngồi trong các khoang tự học, trong phòng họp hoặc phòng nghiên cứu, trong phòng thiếu nhi, phòng nghe nhìn của thư viện, những chỗ ngồi tự do ở phòng chờ hoặc khu vực dành cho các hoạt động nhóm.

Không bao gồm các chỗ ở sảnh, phòng sân khấu biểu diễn được sử dụng cho các sự kiện đặc biệt. Cũng không bao gồm diện tích các tầng và các chỗ thảm mà người sử dụng có thể ngồi. Cũng không bao gồm các chỗ ngồi dành cho nhân viên thư viện sử dụng.

B.1.3.2.4  Phương pháp tính

Tính tổng số chỗ ngồi hiện có trong thư viện.

Số chỗ ngồi cho người sử dụng trên đầu người

trong đó:

A là số chỗ ngồi hiện có;

B là tổng số người trong diện được phục vụ.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.3.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên, không có giới hạn giá trị lớn nhất. Điểm số cao được xem tốt.

Số lượng chỗ ngồi ở bất kỳ chỗ vị trí nào khác trong thư viện để phục vụ việc đọc sách, học tập và làm việc có thể tác động đến việc giải thích chỉ số này.

B.1.3.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham khảo sau;

* Tham chiếu [27] 3.3a (sự thay đổi của “Tổng số chỗ ngồi đọc sách và làm việc”)

- Tham chiếu [33] trang 82-88 (một trường hợp đặc biệt của “Tỷ lệ sử dụng của tiện ích”)

B.1.3.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.3.1]

B.1.3.3  Số giờ mở cửa của thư viện so với nhu cầu

B.1.3.3.1  Mục đích

Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu người sử dụng về số giờ mở cửa của thư viện

B.1.3.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng với tất cả các thư viện.

Việc so sánh có thể thực hiện được nếu tính đến sự khác biệt về nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện.

Chỉ số có thể được sử dụng với các nhóm đối tượng khác nhau: sinh viên, cán bộ khoa học, người cao tuổi, v.v.

Chỉ số có thể được sử dụng cho các thư viện chi nhánh và các phòng ban của thư viện với thời gian mở cửa khác nhau.

B.1.3.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số giờ thư viện mở cửa trên thực tế so với số lượng giờ mà người sử dụng cần.

Số giờ mở cửa trong tiêu chí này là số giờ trong một tuần thông thường mà người sử dụng có thể tiếp cận các dịch vụ thông thường của thư viện (dịch vụ tra cứu và cho mượn, sử dụng các phòng đọc).

B.1.3.3.4  Phương pháp tính

Xây dựng một bảng hỏi để đánh giá mức độ hài lòng với giờ mở cửa của thư viện và đưa ra những lựa chọn về việc bổ sung thêm giờ mở cửa của thư viện cũng như những khung giờ mở cửa hiện tại không cần thiết. Có thể đưa ra các câu hỏi về tình trạng người sử dụng để xác định nhu cầu của nhóm người sử dụng đặc thù.

VÍ DỤ: Ví dụ về bảng khảo sát

Bạn xếp mức độ hài lòng của bản thân với khung giờ mở cửa của thư viện hiện tại?

[ ] Rất không hài lòng

[ ] Không hài lòng

[ ] Nói chung là hài lòng

[ ] Hài lòng

[ ] Rất hài lòng

Hãy nêu chi tiết những giờ mà bạn cần thư viện mở cửa phục vụ ngoài khung giờ phục vụ hiện tại của thư viện. Viết “O” vào ô phù hợp.

Những giờ hiện tại thư viện mở cửa đang được đánh dấu “X”. Bởi thư viện có thể không đáp ứng được yêu cầu tăng giờ mở cửa phục vụ, xin hãy chỉ rõ những khung giờ hiện tại nào không cần thiết cho bạn bằng việc xóa đi chữ “X” trong ô phù hợp.

Các thư viện có thể chỉnh sửa số giờ ở bảng trên để đáp ứng điều kiện phục vụ.

Lấy mẫu thử là một nhóm người sử dụng ngẫu nhiên và đề nghị họ hoàn thành bảng điều tra. Các dữ liệu có thể được thu thập qua các dạng bảng điều tra (ví dụ: bảng điều tra dưới dạng tài liệu in được phát trên thư viện, thư tín, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tuyến) đều phù hợp. Bảng hỏi có thể thêm vào các nội dung để trở thành một bảng khảo sát mức độ hài lòng của người sử dụng đối với các dịch vụ thư viện.

Nếu thư viện có số giờ mở cửa khác nhau ở trong năm học và kỳ nghỉ hè, nên làm khảo sát riêng cho từng giai đoạn.

Số giờ mở cửa của thư viện so với yêu cầu là

trong đó:

A là số giờ thư viện hiện tại đang mở cửa;

B là số giờ được xác định là cần mở theo ý kiến của ít nhất 10 phần trăm những người trả lời khảo sát.

VÍ DỤ: nếu một thư viện mở cửa 60h/tuần và trong bảng khảo sát, người sử dụng yêu cầu mở thêm 10h, xóa đi 3h không cần thì điểm số sẽ là 60/67 = 0,90.

B.1.3.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Nếu tỷ lệ cao thuộc về những người trả lời không hài lòng với số giờ mở cửa hiện tại và yêu cầu tăng giờ mở cửa hoặc phân bổ lại giờ mở cửa trong ngày/tuần, thư viện nên cân nhắc điều chỉnh và/hoặc tăng giờ mở cửa. Khó có thể đáp ứng yêu cầu này, đặc biệt nếu người sử dụng muốn tăng giờ mở cửa vào các ngày cuối tuần hoặc buổi tối.

Phương pháp đề xuất cho thấy liệu người sử dụng có cần thêm giờ mở cửa của thư viện không, những thời gian nào trong ngày nên tăng thêm giờ mở cửa và liệu khung giờ mở cửa hiện tại có cần thiết không.

Một giải pháp khả thi là có thể mở cửa thư viện nhưng chỉ cung cấp một số dịch vụ nhất định, do đó, những nhân viên không phải là nhân viên chuyên trách có thể vận hành thư viện trong thời gian đó.

Các thư viện cũng nên xem lại việc sử dụng số giờ mở cửa bằng việc đếm lượt người đến thư viện và quản lý các hoạt động của người sử dụng trong thời gian đó.

Chỉ số này bị ảnh hưởng nếu các thư viện gần đó tăng số giờ mở cửa phục vụ đọc sách và nghiên cứu.

Ngân sách và các yếu tố nội bộ khác có thể ảnh hưởng đến khả năng của thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng về việc tăng thời lượng mở cửa.

B.1.3.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu [18] trang 15 (“Số giờ mở cửa so với yêu cầu”)

- Tham chiếu [31] trang 54 - 59 (“Số giờ mở cửa so với yêu cầu”)

B.1.3.4  Tỷ lệ phần trăm diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường phù hợp

B.1.3.4.1  Mục đích

Đánh giá môi trường kho có đủ điều kiện phù hợp để bảo vệ vốn tài liệu không

B.1.3.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số phù hợp với tất cả các thư viện có nhiệm vụ bảo quản di sản tư liệu. Chỉ số này phù hợp với vốn tài liệu truyền thống.

Có thể so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và vốn tài liệu.

B.1.3.4.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm kho lưu trữ vốn tài liệu có điều kiện môi trường phù hợp.

Theo chỉ số này, điều kiện môi trường phù hợp được xác định như là tiêu chuẩn của nhiệt độ, độ ẩm tương đối (RH), ánh sáng và chất lượng không khí phù hợp. Sự phù hợp của nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng và chất lượng không khí để bảo quản dài hạn của thư viện chính và các tài liệu lưu trữ được xác định bằng một loạt các nội dung khuyến nghị trong tiêu chuẩn về các yêu cầu liên quan đến bảo quản tài liệu (xem TCVN 11274 (ISO 11799)).

Liên quan đến độ ẩm tương đối và nhiệt độ, TCVN 11274 (ISO 11799) khuyến nghị các thông số sau:

a) Với việc lưu trữ những loại giấy tờ có yêu cầu bảo quản càng lâu càng tốt, bắt buộc nhiệt độ tối thiểu là 2 ^oC và nhiệt độ tối đa là 18 ^oC với sai số cho phép hàng ngày là ± 1 ^oC trong giới hạn. Độ ẩm tương đối nên được cố định ở mức từ 30 phần trăm đến 45 phần trăm với mức sai số cho phép hàng ngày là ±3 phần trăm trong giới hạn.

b) Với các loại giấy tờ trong khu vực kho được thường xuyên sử dụng, TCVN 11274 (ISO 11799) khuyến nghị nhiệt độ tối thiểu là 14 ^oC và nhiệt độ tối đa là 18 ^oC với sai số cho phép hàng ngày là ± 1 ^oC trong giới hạn. Độ ẩm phù hợp nên được cố định ở mức từ 35 phần trăm đến 50 phần trăm và có mức sai số cho phép hàng ngày là ± 3 phần trăm trong giới hạn.

c) Với việc lưu trữ loại tài liệu là giấy giả da hoặc da thật, TCVN 11274 (ISO 11799) khuyến nghị nhiệt độ tối thiểu là 2 ^oC và tối đa là 18 ^oC với sai số cho phép hàng ngày là ± 1 ^oC. Độ ẩm phù hợp nên được cố định ở mức từ 50 phần trăm đến 60 phần trăm với sai số cho phép hàng ngày là ±3 phần trăm trong giới hạn.

Cần tránh những thay đổi đột ngột về nhiệt độ và độ ẩm đối với tất cả các tài liệu.

Để tránh những hư hại do ánh sáng và việc chiếu sáng, cần liên tục kiểm soát bức xạ nhìn thấy và bức xạ cực tím. Bức xạ cực tím cần được loại bỏ càng nhiều càng tốt. Tránh để ánh sáng ban ngày chiếu vào kho sách và việc sử dụng ánh sáng nhân tạo nên ở mức tối thiểu. Lượng ánh sáng trong kho không được vượt quá 200 Ix/tầng, cường độ ánh sáng trong khu vực trưng bày không vượt quá 50 Ix.

TCVN 11274 (ISO 11799) cũng nêu rõ ảnh hưởng của các yếu tố quan trọng gây ô nhiễm thường gặp nhất: sulfur dioxide, nitrogen oxide và ozone khí quyển (xem TCVN 11274 (ISO 11799)).

B.1.3.4.4  Phương pháp tính

Do có những thay đổi về mặt khí hậu diễn ra trong ngày và theo mùa, các thông số về nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong kho lưu trữ cần được thu thập liên tục trong năm báo cáo bằng các thiết bị đo lường chuyên nghiệp.

Diện tích khu vực kho (được tính bằng m²) với các điều kiện môi trường phù hợp được so sánh với tổng diện tích các kho trong thư viện.

CHÚ THÍCH: không bao gồm các phòng đọc có chứa kho sách vì những phòng này thường được đặt trong điều kiện phù hợp với người sử dụng hơn là phục vụ việc bảo quản vốn tài liệu.

Tỷ lệ phần trăm diện tích kho có điều kiện môi trường phù hợp là

trong đó:

A là diện tích kho lưu trữ có điều kiện môi trường đầy đủ, phù hợp;

B là tổng diện tích kho lưu trữ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.1.3.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một tỷ lệ phần trăm cao được xem là tốt.

Nếu việc giám sát thường xuyên cho nhiệt độ, độ ẩm tương đối và ánh sáng ở mức ổn định theo TCVN 11274 (ISO 11799) thì điều kiện môi trường đối với tài liệu là tối ưu.

Cần Chú thích rằng ở một số quốc gia có nhiệt độ và độ ẩm cao, môi trường thực tế có thể khác với môi trường phù hợp được định nghĩa trong TCVN 11274 (ISO 11799).

Việc giám sát các yếu tố môi trường có thể được tiến hành một cách dễ dàng và không tốn kém. Khó có thể đạt được các điều kiện tiêu chuẩn mà không có hệ thống điều hòa, nhưng quan trọng là phải hướng đến sự ổn định của môi trường nếu xét đến các tác động có hại của nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Sử dụng kính chống tia cực tím hoặc kính có tính năng lọc ánh sáng, rèm che hoặc tấm chắn sáng sẽ giúp điều kiện môi trường trong kho lưu trữ và phòng đọc được tối ưu hóa.

Có thể giảm thiểu những hư hại tiềm tàng do ô nhiễm bằng cách lọc không khí xâm nhập vào kho lưu trữ. Nếu không có hệ thống lọc thì có thể đóng các cửa sổ và cửa ra vào. Để giảm thiểu xuống mức thấp nhất sự hư hại của tài liệu, các chi tiết cấu thành trang thiết bị, ví dụ: sơn, cần phải đáp ứng về khía cạnh này. Việc sử dụng các hình thức bao gói chuyên dụng cho việc lưu trữ sẽ bảo vệ vốn tài liệu một cách đáng kể.

B.1.3.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.8.3 của tham chiếu [5].

B.1.3.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Tỷ lệ phần trăm tài liệu quý hiếm cần được xử lý bảo quản/phục chế và đã được xử lý bảo quản/phục chế [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.2.8]

B.1.4  Nhân lực

B.1.4.1  Số lượng nhân lực trên đầu người

B.1.4.1.1  Mục đích

Để đánh giá số lượng nhân viên thư viện trên 1000 thành viên thuộc đối tượng phục vụ của thư viện. Cần tính toán khối lượng công việc cần hoàn thành sao cho tương xứng với số lượng nhân viên trên tổng số đối tượng được phục vụ.

B.1.4.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được với tất cả các thư viện có đối tượng phục vụ xác định.

Có thể so sánh giữa các thư viện nếu cân nhắc đến sự khác biệt về nhiệm vụ cũng như các yếu tố kinh tế xã hội của đối tượng phục vụ.

B.1.4.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ nhân lực, bao gồm cả trợ lý sinh viên và các nhân viên dự án trên 1000 thành viên trong đối tượng được phục vụ của thư viện.

B.1.4.1.4  Phương pháp tính

Lấy số lượng nhân viên (đã được quy đổi ra tương đương với làm việc toàn thời gian), bao gồm cả trợ lý sinh viên và nhân viên dự án.

Để tính toán được mức tương đương với làm việc toàn thời gian cho các nhân viên bán thời gian:

- Nhân công thường xuyên: số giờ làm việc hàng tuần của họ chia cho số giờ làm việc mỗi tuần theo quy định của thư viện;

- Nhân công không thường xuyên: số giờ làm việc hàng tuần của người đó chia cho số giờ làm việc mỗi tuần theo quy định của thư viện và nhân với tỷ lệ (số tuần làm việc thực tế/52).

Số lượng nhân lực trên đầu người là:

trong đó:

A là số nhân viên quy đổi ra tương đương với làm việc toàn thời gian;

B là tổng số lượng người là đối tượng được thư viện phục vụ.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.1.4.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên và không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Một điểm số cao thường được xem là tốt. Chỉ số này cần phải được xem xét kết hợp với các chỉ số xác định chất lượng của các dịch vụ và hiệu quả của các quá trình.

B.1.4.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu [9] (PI 1.2)

- Tham chiếu [31] trang 82-87.

B.2  Sử dụng

B.2.1  Vốn tài liệu

B.2.1.1  Luân chuyển vốn tài liệu

B.2.1.1.1  Mục đích

Để đánh giá tỷ lệ tổng thể trong việc sử dụng kho mượn.

Chỉ số này cũng có thể được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu với nhu cầu của đối tượng được phục vụ.

B.2.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có kho mượn.

Chỉ số này có thể được sử dụng với các kho tài liệu cụ thể, các lĩnh vực nội dung, các nhóm ngành hoặc với các tài liệu mới nhập về. Với mỗi lĩnh vực nội dung, có thể so sánh các chỉ số kết quả để xem việc lưu thông tài liệu có sự khác biệt đáng kể hay không.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có cùng nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian.

B.2.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số lượt mượn tài liệu của một kho tài liệu cụ thể trong một thời gian cụ thể, thường là một năm chia cho tổng số tài liệu trong kho đó.

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Lượt mượn bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Lượt mượn bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

[NGUỒN: ISO 2789:2013, 3.2.19]

B.2.1.1.4  Phương pháp tính

Đếm số lượt mượn tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định của một kho tài liệu cụ thể. Đếm tổng số tài liệu có trong kho tài liệu cụ thể đó.

Sự luân chuyển của vốn tài liệu là

trong đó:

A là số lượt mượn tài liệu trong một kho tài liệu cụ thể;

B là tổng số tài liệu trong kho tài liệu cụ thể đó.

Làm tròn đến số có một chữ số thập phân.

Nếu không có được tổng số tài liệu, có thể sử dụng phép ước tính. Con số ước tính là chiều dài của dãy sách xếp trên giá hoặc chiều dài của giá kín đầy sách trong kho mượn nhân với con số ước tính trung bình các tài liệu có trong một đơn vị chiều dài.

Nếu có một lượng lớn tài liệu tham khảo được để cùng với tài liệu của kho mượn, không đưa số lượng các tài liệu tham khảo này vào phép tính.

B.2.1.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực, không có giới hạn giá trị lớn nhất. Giá trị thu được phụ thuộc vào loại hình thư viện. Chỉ số này ước tính số lượng trung bình các lần mà tài liệu trong kho được mượn trong 1 năm nhưng thư viện có thể tính toán sự luân chuyển của tài liệu trong một lượng thời gian khác. Nếu con số càng cao thì tần suất sử dụng tài liệu càng cao.

Sự luân chuyển vốn tài liệu chịu ảnh hưởng của một số yếu tố sau:

- Thành phần vốn tài liệu trong mối quan hệ với các yêu cầu của người sử dụng. Kho tài liệu có một tỷ lệ lớn các tài liệu hết hạn sử dụng hoặc không phù hợp thì sẽ cho điểm số luân chuyển thấp;

- Quy định của thư viện trong việc thanh lọc tài liệu ít sử dụng hoặc các bản dư của tài liệu không cần đến nữa;

- Số lượng trùng bản của các tên sách được nhiều người đọc.

- Tỷ lệ sử dụng tài liệu tại chỗ so với việc mượn. Chỉ số sử dụng tại chỗ cao có thể dẫn tới tỷ lệ luân chuyển thấp.

- Thời gian được mượn theo quy định của thư viện và thời gian mượn dành riêng cho các tài liệu theo yêu cầu và số lượng các tài liệu được mượn trong cùng một lần mượn;

- Các hoạt động quảng bá, tuyên truyền của thư viện và các kỹ năng tuyên truyền, quảng bá của nhân viên..

Nếu các dữ liệu về từng tài liệu riêng biệt có trong hệ thống lưu thông của thư viện, có thể tính toán để có thêm được các thông số sau:

- Tỷ lệ phần trăm kho sách không được sử dụng trong một giai đoạn cụ thể, và

- Tỷ lệ phần trăm kho sách được sử dụng ít nhất một lần trong một giai đoạn cụ thể.

B.2.1.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham khảo sau:

- Tham chiếu [22] trang 38-40;

- Tham chiếu [25] trang 31 (“tỷ lệ lưu thông”);

- Tham chiếu [31] trang 128-131 (“việc sử dụng vốn tài liệu”);

- Tham chiếu [33] trang 47 (“tỷ lệ luân chuyển”, bao gồm cả các tài liệu trong kho tra cứu);

- Tham chiếu [34] trang 54-55 (“lượt luân chuyển trên mỗi bản tài liệu có trong thư viện”, xét đến sự biến động của “sự luân chuyển”. Ở trang 60, cũng xem “tổng lượt sử dụng tài liệu theo mỗi bản tài liệu”, có xét đến sự biến động trong “tổng lượt sử dụng tài liệu” và bao gồm cả việc sử dụng tài liệu tại chỗ trong thư viện)

B.2.1.2  Số lượt mượn trên đầu người

B.2.1.2.1  Mục đích

Để đánh giá tỷ lệ sử dụng vốn tài liệu thư viện của tổng số người trong diện phục vụ của thư viện. Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá chất lượng của vốn tài liệu và năng lực của thư viện trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.

B.2.1.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được với các thư viện có kho mượn.

Chỉ số này có thể được sử dụng với các kho tài liệu cụ thể, các nhóm nội dung hoặc các chi nhánh thư viện. Có thể so sánh các kết quả với mỗi lĩnh vực nội dung cụ thể trong cùng thư viện.

Chỉ số có thể được sử dụng để so sánh các thư viện nếu cân nhắc tới sự khác biệt trong nhiệm vụ của thư viện, các yếu tố kinh tế xã hội và thời lượng được mượn.

B.2.1.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng lượng tài liệu mượn trong năm chia cho tổng số người trong diện phục vụ của thư viện.

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Lượt mượn bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Lượt mượn bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

B.2.1.2.4  Phương pháp tính

Số lượt mượn sách trên đầu người là

trong đó:

A là tổng số lượt mượn tài liệu trong một năm;

B là tổng số người trong diện phục vụ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất hoặc nếu nhỏ hơn 10 thì làm tròn đến chữ số có một số thập phân.

Theo mục đích của chỉ số này, có thể bao gồm các bản copy do thư viện cung cấp như các tài liệu thay thế. Không bao gồm việc mượn liên thư viện. Điều quan trọng là việc bao gồm hay không bao gồm những thông tin cụ thể cần được nói rõ khi sử dụng chỉ số để so sánh các thư viện.

B.2.1.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực, không có giới hạn giá trị lớn nhất.

Thay đổi trong thời lượng được mượn hoặc số lượng tài liệu được mượn trong một lần mượn có thể ảnh hưởng đến chỉ số. Nếu phân tích chỉ số theo chủ đề hoặc theo phân loại đối tượng người mượn thì sẽ có được các thông tin cụ thể hơn. Chỉ số có thể được sử dụng để chỉ ra các lĩnh vực mà nhu cầu sử dụng thấp hoặc không đáp ứng được nhu cầu và chỉ ra các lĩnh vực nội dung mà việc sử dụng có thể sẽ tăng.

Chỉ số này nhạy cảm với những biến số không kiểm soát được và chỉ liên quan đến việc mượn tài liệu. Cụ thể, nó có thể chịu ảnh hưởng bởi các điều kiện nghiên cứu trong thư viện, tỷ lệ biết chữ, tỷ lệ người nghèo và những biến động về kinh tế xã hội khác.

Có một mối quan hệ chặt chẽ giữa chỉ số này và năng lực của nhân viên thư viện trong việc quảng bá vốn tài liệu.

B.2.1.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [33] trang 42-44 (“Sự luân chuyển tính trên đầu người”)

B.2.1.3  Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng

B.2.1.3.1  Mục đích

Để đánh giá lượng tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử không được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của vốn tài liệu so với nhu cầu của người sử dụng thư viện.

B.2.1.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng cho các vốn tài liệu cụ thể, các lĩnh vực nội dung, các chi nhánh thư viện hoặc các khoảng thời gian. Chỉ số này cần được tính riêng cho vốn tài liệu truyền thống và vốn tài liệu điện tử trong thư viện.

Với mỗi cách phân loại trên, chỉ số kết quả có thể được so sánh để nhìn nhận sự khác biệt trong tỷ lệ phần trăm các tài liệu không được sử dụng.

B.2.1.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các tài liệu trong thư viện không được sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể (làm tròn tới số nguyên gần nhất).

Được sử dụng, theo mục đích của chỉ số này, có nghĩa là một tài liệu được ghi trong hồ sơ là đã từng được mượn hoặc đã từng được sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể. Cũng bao gồm việc sử dụng tài liệu tại chỗ khi thư viện ghi nhận trong hồ sơ là tài liệu đó thường xuyên được sử dụng.

Khoảng thời gian sử dụng để tính toán do người sử dụng chỉ số quy định. Việc này cần tuân thủ các nhiệm vụ và chính sách của thư viện. Nói chung, thời hạn 1 năm là mức tối thiểu hợp lý.

B.2.1.3.4  Phương pháp tính

B.2.1.3.4.1  Vốn tài liệu truyền thống

a) Lấy mẫu thử ngẫu nhiên là các tài liệu do thư viện sở hữu. Với mỗi tài liệu, ghi chép lại xem tài liệu đó đã được mượn trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc tài liệu đó đã từng được sử dụng trong thư viện hay không.

Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng là

trong đó:

A là số tài liệu trong mẫu đã từng được mượn về;

B là số tài liệu trong mẫu đã được ghi trong hồ sơ là đã từng được sử dụng tại thư viện, không được người sử dụng mượn về;

C là tổng số tài liệu có trong mẫu thử;

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Sử dụng các bản ghi trong hệ thống cung cấp tự động để đếm số tài liệu đã được mượn về trong một khoảng thời gian cụ thể.

Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng là

trong đó:

A là số tài liệu đã được mượn;

B là tổng số tài liệu trong kho mượn.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

Phương pháp thứ hai cho kết quả cao hơn mức thực tế do phương pháp này không bao gồm các dữ liệu về các tài liệu đã được sử dụng trong thư viện nhưng không được mượn về.

B.2.1.3.4.2  Vốn tài liệu điện tử

Căn cứ vào các dữ liệu về việc sử dụng do các nhà cung cấp đưa ra hoặc có được từ hệ thống, đếm số lượng các tài liệu được ghi nhận là đã từng được xem hoặc tải về trong một thời gian cụ thể. Đếm số lượng các nhan đề, không phải số lần sử dụng.

Tỷ lệ phần trăm của vốn tài liệu không được sử dụng là

trong đó:

A là số lượng tài liệu được xem hoặc tải về;

B là tổng số tài liệu có trong vốn tài liệu điện tử của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Cách tính này có thể cho kết quả cao hơn nhiều so với mức thực tế nếu tính cả những tài liệu không có dữ liệu liên quan đến việc sử dụng. Nếu có thể, nên loại trừ những tài liệu này ra khỏi B để có được kết quả chính xác hơn.

B.2.1.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100. Nó ước tính xác suất một tài liệu được chọn ngẫu nhiên trong thư viện đã không được sử dụng trong một thời gian nhất định. Một điểm số cao có nghĩa là mức sử dụng thấp.

Chỉ số này bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố sau đây:

- Nhiệm vụ của thư viện, ví dụ, thư viện có nhiệm vụ lưu trữ hay không;

- Các hoạt động tuyên truyền, quảng bá của thư viện;

- Các chính sách và thực tiễn liên quan đến hoạt động bổ sung và thanh lọc tài liệu.

B.2.1.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] trang 132-136.

B.2.1.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Luân chuyển vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.1]

B.2.1.4  Số lượng đơn vị nội dung được tải về trên đầu người

B.2.1.4.1  Mục đích

Để đánh giá việc người sử dụng có tìm thấy nội dung quan tâm từ một nguồn tin điện tử hay không.

B.2.1.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho mọi thư viện.

B.2.1.4.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng các đơn vị nội dung được tải về từng phần hoặc toàn bộ từ mỗi nguồn điện tử chia cho tổng số người trong diện phục vụ của thư viện trong một thời gian nhất định.

Việc đếm các đơn vị nội dung được tải về cũng bao gồm cả việc sử dụng các nguồn lực điện tử của nhân viên thư viện trong các hoạt động đào tạo người sử dụng.

Số lượng các đơn vị nội dung được tải về theo đầu người là

trong đó:

A là số lượng đơn vị nội dung được tải về từ một nguồn lực điện tử cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định;

B là tổng số người thuộc đối tượng được phục vụ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất hoặc tới con số có một chữ số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

CHÚ THÍCH: Trong một số trường hợp đặc biệt, thư viện có thể sử dụng một nhóm đối tượng sử dụng cụ thể (ví dụ: giảng viên, sinh viên các năm cuối...) cho chỉ số này.

B.2.1.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên và không có giới hạn giá trị lớn nhất. Giá trị lớn thì tốt hơn giá trị nhỏ.

Chỉ số này có thể chịu ảnh hưởng của một số yếu tố, trong đó có vài yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của thư viện. Ví dụ: cấp độ kỹ năng của người sử dụng, cấp độ truy cập mạng, việc truy cập hoặc tải tài liệu về có tính phí hay miễn phí và việc tuyên truyền, quảng bá cho các dịch vụ.

Số lượng các đơn vị nội dung được tải về có thể chịu ảnh hưởng bởi chất lượng và hiệu quả của các cách tìm kiếm của người sử dụng.

Không khuyến nghị việc sử dụng các dữ liệu này để có được một số liệu chung cho tất cả các dịch vụ bởi các dịch vụ có thể cung cấp các loại đơn vị nội dung khác nhau, ví dụ: toàn văn hoặc trích dẫn.

B.2.1.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tài liệu [11] (sửa đổi từ Chỉ số 4).

B.2.1.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi lượt tải tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.3]; Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.5].

B.2.1.5  Số lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa

B.2.1.5.1  Mục đích

Đánh giá tài liệu được số hóa của thư viện có phù hợp với người sử dụng hay không

B.2.1.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện có nhiệm vụ bảo tồn và quảng bá cho các di sản tư liệu.

Việc so sánh kết quả giữa các thư viện sẽ gặp khó khăn bởi nội dung và sự hấp dẫn của các bộ sưu tập số hóa có thể khác nhau một cách đáng kể nhưng mỗi thư viện cần thực hiện so sánh chỉ số này theo thời gian.

B.2.1.5.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng lượt tải về của mỗi tài liệu số hóa trong vốn tài liệu của thư viện trong một thời gian nhất định.

Theo mục đích của tiêu chí này, chỉ bao gồm những tài liệu số hóa của thư viện hiện cho phép truy cập mở.

B.2.1.5.4  Phương pháp tính

Lấy số lượng các tài liệu số hóa trong vốn tài liệu của thư viện và số lượng những tài liệu cho phép truy cập mở. Đếm số lượng lượt tải về trong một thời gian cụ thể, thông thường là 1 năm.

Số lượng lượt tải về trên mỗi tài liệu số hóa

trong đó:

A là số lượng lượt tải về các tài liệu số hóa trong vốn tài liệu thư viện trong một thời gian nhất định;

B là tổng số lượng lượt tải về các tài liệu số hóa trong vốn tài liệu thư viện.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.2.1.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên dương không giới hạn giá trị lớn nhất.

Một kết quả tốt là số lượng lượt tải về cao. Điều này cho thấy thư viện đã số hóa các tài liệu phù hợp với đối tượng phục vụ, với các nhà nghiên cứu hay với công chúng. Tuy nhiên, nếu việc tải về chỉ tập trung vào một số lượng nhất định các tài liệu trong bộ sưu tập số hóa, các kết quả có thể gây hiểu nhầm.

Chỉ số có thể ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó có một số yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của thư viện như:

- Tốc độ truy cập mạng;

- Việc tiếp cận hoặc tải tài liệu về có bị tính phí hay không;

- Việc quảng bá, tuyên truyền cho các dịch vụ.

Số lượng lượt tải về cũng chịu ảnh hưởng bởi chất lượng và hiệu quả trong chiến lược tìm tin của người sử dụng.

B.2.1.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem A.5.3 của tham chiếu [5].

B.2.1.5.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượng tài liệu được số hóa trên 1000 tài liệu trong vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.1.1.4].

B.2.2  Truy cập

B.2.2.1  Lượt sử dụng thư viện trên đầu người

B.2.2.1.1  Mục đích

Để đánh giá sự thành công của thư viện trong việc thu hút người sử dụng dùng các dịch vụ của thư viện.

B.2.2.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể được áp dụng cho mọi thư viện có diện phục vụ cụ thể.

Có thể so sánh giữa các thư viện nếu cân nhắc đến sự khác biệt về nhiệm vụ của thư viện và các yếu tố kinh tế xã hội của diện được phục vụ.

B.2.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng số lượt người đến thư viện, trực tiếp hoặc ảo, trong một năm tròn chia cho tổng số người trong diện được phục vụ.

Theo mục đích của chỉ số này, đến thư viện có nghĩa là bước chân vào trụ sở thư viện hoặc truy cập vào trang thông tin điện tử của thư viện để sử dụng một trong số các dịch vụ do thư viện cung cấp.

B.2.2.1.4  Phương pháp tính

a) Sử dụng cửa quay hoặc một thiết bị tương tự để đếm một cách tự động số lượng người đến hoặc rời thư viện. Chỉ đếm số người đến hoặc người rời đi, không đếm gộp.

Đếm số lượt truy cập đến trang tin điện tử của thư viện.

Số lượt đến thư viện theo đầu người là

trong đó:

A là ước tính tổng số lượt người đến thư viện trực tiếp và lượt truy cập trang thông tin điện tử của thư viện trong một năm tròn;

B là số thành viên thuộc đối tượng được thư viện phục vụ.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất hoặc tới số có một chữ số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

b) Đếm số lượng người đi vào hoặc đi ra khỏi thư viện trong một khoảng thời gian mẫu cụ thể. Chỉ đếm số người đến hoặc người đi, không đếm gộp. Tính toán lượt truy cập trang thông tin điện tử của thư viện trong khoảng thời gian mẫu đó. Số lượng và thời lượng của mẫu thử đó do người sử dụng chỉ số quyết định. Ước tính số lượng lượt đến thư viện trong một năm bằng phép ngoại suy sử dụng các thông tin sẵn có về sự biến động trong suốt năm.

CHÚ THÍCH: Thư viện công cộng thường sẽ lấy khoảng thời gian là một tuần; thư viện đại học: thường lấy khoảng thời gian từ 2 tuần trở lên để phản ánh chu trình của các hoạt động học tập.

Số lượt đến thư viện theo đầu người

trong đó:

A là tổng số lượt người đến thư viện (qua cửa quay và lượt truy cập trang thông tin điện tử của thư viện từ ngoài thư viện) trong một năm tròn;

B là số lượng thành viên trong diện được phục vụ.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất hoặc tới số có một chữ số thập phân nếu nhỏ hơn 10.

CHÚ THÍCH: Để tính toán lượt truy cập ảo, xem ISO 2789:2013.

B.2.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên không có giới hạn lớn nhất. Điểm số cao thường được xem là tốt.

Nếu sử dụng cửa quay, việc đếm có thể cho kết quả rất cao bởi nó bao gồm cả số lượng nhân viên và những người không phải là người sử dụng cũng bao gồm trong đó, hoặc bởi người sử dụng phải ra vào thư viện với rất nhiều lý do.

Việc nắm được số lượt truy cập ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như phương pháp tính, phần mềm được sử dụng.

Nếu có một số lượng đáng kể những biến động theo mùa, thống kê người sử dụng nên được tiến hành trong khoảng thời gian ngắn hơn lúc đó việc sử dụng thư viện diễn ra thường xuyên hơn.

B.2.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [8] trang 29,34-35

- Tham chiếu [9] (Pl 2.1)

- Tham chiếu [31] trang 112-119

B.2.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.2].

B.2.2.2  Tỷ lệ phần trăm người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện

B.2.2.2.1  Mục đích

Để đánh giá tỷ lệ phần trăm người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện; trên cơ sở đó, đánh giá tầm quan trọng của thư viện đối với hoạt động học tập và văn hóa tại địa phương, ảnh hưởng và sức hút của thư viện ngoài phạm vi phục vụ.

B.2.2.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng được cho tất cả các thư viện có phục vụ người sử dụng bên ngoài.

B.2.2.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm của đối tượng không thuộc diện phục vụ của thư viện trên tổng số người sử dụng của thư viện.

Theo chỉ số này, người sử dụng bên ngoài là người không thuộc diện phục vụ của thư viện có thực hiện giao dịch mượn; một người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện nhưng có đăng ký sử dụng thư viện và đã mượn ít nhất 1 tài liệu từ thư viện trong giai đoạn báo cáo.

Với các đơn vị giáo dục đại học, chỉ số này thường bao gồm những người không phải là thành viên của khối nghiên cứu, khối giảng dạy và sinh viên. Với các thư viện công cộng, đối tượng này thường là nhóm người không thuộc diện phục vụ theo quy định.

B.2.2.2.4  Phương pháp tính

Xác định số người mượn có thực hiện hoạt động nhưng không thuộc diện phục vụ của thư viện và tổng số người mượn có thực hiện hoạt động của thư viện ở một thời điểm cụ thể, thường là cuối năm.

Tỷ lệ phần trăm những người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện là

trong đó:

A là số người mượn có thực hiện hoạt động nhưng không thuộc diện phục vụ của thư viện;

B là tổng số người mượn có thực hiện hoạt động của thư viện.

Làm tròn đến số nguyên gần nhất.

B.2.2.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Một điểm số cao cho thấy tầm quan trọng và sự thu hút của thư viện vượt ra khỏi diện phục vụ, phản ánh được sự phù hợp của dịch vụ thư viện với phạm vi đối tượng rộng hơn. Điều này được xem là tốt hay không phụ thuộc vào nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện.

Chỉ số có thể cung cấp thông tin liên quan đến các yếu điểm của dịch vụ thư viện trong một số lĩnh vực, sự phát triển tiềm năng hoặc phát triển theo định hướng trong những lĩnh vực này.

Chỉ số có thể được sử dụng để ước tính khối lượng công việc của thư viện đối với nhóm đối tượng bên ngoài này.

B.2.2.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem trang 2 và bảng 2 của tham chiếu [15]

B.2.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượt mượn trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.2]; Tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng trọng tâm đã được thư viện tiếp cận [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014) .B.2.4.1]; Tỷ lệ phần trăm của tổng số lượt mượn của người sử dụng thư viện không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.3].

B.2.2.3  Tỷ lệ phần trăm của tổng số lượt mượn của người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện

B.2.2.3.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ sử dụng dịch vụ mượn của người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện; trên cơ sở đó, chỉ ra sự hấp dẫn của vốn tài liệu thư viện đối với nhóm đối tượng kể trên.

B.2.2.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này được áp dụng cho mọi thư viện có cho phép các đối tượng không thuộc diện phục vụ của thư viện được mượn sách.

B.2.2.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm tổng số lượt mượn của người sử dụng không thuộc đối tượng phục vụ của thư viện.

Với các đơn vị giáo dục đại học, chỉ số này thường bao gồm những người không phải là thành viên của khối nghiên cứu, khối giảng dạy và sinh viên. Với các thư viện công cộng, đối tượng này thường là nhóm người không thuộc diện phục vụ theo quy định.

Lượt mượn là hoạt động mượn trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Lượt mượn bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Lượt mượn bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

B.2.2.3.4  Phương pháp tính

Đếm số lượt mượn của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện và tổng số lượt mượn của thư viện. Hệ thống của thư viện có thể đếm tách biệt số lượt mượn của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện và số lượt mượn của nhóm đối tượng được phục vụ.

Tỷ lệ phần trăm của tổng số lượt mượn của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện là

trong đó:

A là số lượt mượn tài liệu của người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện;

B là tổng số lượt mượn.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

B.2.2.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100. Chỉ số cao cho thấy thư viện đã cung cấp nhiều dịch vụ cho đối tượng bên ngoài. Việc xem điều này là tốt hay không phụ thuộc vào nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện.

Chỉ số này sẽ bị ảnh hưởng bởi chính sách của thư viện trong việc cho phép cung cấp dịch vụ tới các người sử dụng không thuộc diện phục vụ của thư viện.

B.2.2.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [5].

B.2.2.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượt mượn trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.1.2]

B.2.2.4  Số lượng người sử dụng tham gia vào các sự kiện do thư viện tổ chức trên đầu người

B.2.2.4.1  Mục đích

Để ước đoán mức độ lôi cuốn của các sự kiện do thư viện tổ chức đối với đối tượng phục vụ của thư viện.

B.2.2.4.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này chủ yếu áp dụng cho thư viện công cộng nhưng cũng có thể áp dụng cho các thư viện khác có tổ chức nhiều sự kiện cho nhóm đối tượng sử dụng.

B.2.2.4.3  Định nghĩa chỉ số

Đếm tổng số lượt người tham gia các sự kiện do thư viện tổ chức trong một năm tròn trên 1000 thành viên. Theo chỉ số này, các sự kiện bao gồm các hoạt động tri thức, văn hóa, giáo dục như: các buổi viếng thăm, nói chuyện của các tác giả, hoạt động của các nhóm đọc sách, các chương trình trao đổi ý kiến, hội thảo, v.v.

Có thể có những sự kiện khác nhau cho trẻ em, thanh niên và người trưởng thành.

Chỉ bao gồm những sự kiện do thư viện tổ chức.

Không bao gồm các buổi triển lãm, trưng bày.

Bao gồm các sự kiện tham dự trực tuyến (ví dụ, qua truyền hình trực tiếp trên Internet, hội thảo trực tuyến trên Internet hoặc các công nghệ khác).

B.2.2.4.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng người tham dự từng sự kiện do thư viện tổ chức và tính tổng cho cả năm.

Khi một người tham dự nhiều sự kiện, tính tổng số lượt tham dự các sự kiện của người đó.

Xác định số lượng người trong diện phục vụ của thư viện.

Số lượng người sử dụng tham gia vào các sự kiện do thư viện tổ chức tính trên đầu người là

trong đó:

A là số lượng người tham dự các sự kiện do thư viện tổ chức;

B là tổng số người trong diện phục vụ của thư viện.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Chỉ số có thể được sử dụng tách biệt với các sự kiện cho trẻ em, thanh niên và người trưởng thành nếu nắm được số lượng người trong mỗi nhóm này.

B.2.2.4.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên không bị giới hạn giá trị lớn nhất.

Một điểm số cao cho thấy các sự kiện do thư viện tổ chức phù hợp với diện phục vụ của thư viện.

Có thể bao gồm những người tham dự không thuộc diện phục vụ của thư viện.

B.2.2.4.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [18] (PI8);

- Tham chiếu [31] trang 154-157.

B.2.2.4.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượng người sử dụng tham gia vào các hoạt động đào tạo trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.5]

B.2.2.5  Số lượng người sử dụng tham gia vào các hoạt động đào tạo trên đầu người

B.2.2.5.1  Mục đích

Để đánh giá sự thành công của thư viện trong việc tiếp cận người sử dụng thông qua việc triển khai các hoạt động đào tạo.

B.2.2.5.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện có diện đối tượng phục vụ xác định.

B.2.2.5.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng người sử dụng tham gia các hoạt động đào tạo trong một giai đoạn cụ thể trên 1000 người trong diện phục vụ của thư viện.

Đào tạo người sử dụng được xác định là các chương trình đào tạo do thư viện xây dựng với các bài học cụ thể nhằm hướng dẫn sử dụng dịch vụ thư viện và dịch vụ công nghệ thông tin khác. Việc đào tạo có thể bao gồm tham quan thư viện, đào tạo công nghệ hoặc dịch vụ trực tuyến cho người sử dụng.

B.2.2.5.4  Phương pháp tính

Đếm số lượng người tham gia vào các buổi hướng dẫn của thư viện (và nếu có thể, các buổi tham quan thư viện) trong một thời gian cụ thể (thường là 1 năm). Những con số này nên được cộng dồn các con số này vào cuối kỳ. Đếm số lượng các buổi học trực tuyến do thư viện tổ chức trong suốt thời gian đó. Những con số này cũng được cộng dồn vào cuối kỳ. Kết quả tổng cộng của các con số này sẽ được dùng cho chỉ số.

Số lượng người sử dụng tham dự vào các buổi đào tạo trên đầu người là

trong đó:

A là số lượng người sử dụng tham dự các buổi đào tạo của thư viện (và nếu có thể, bao gồm cả số người đi tham quan thư viện). Con số này bao gồm cả số lượng người tham dự của các buổi học trực tuyến do thư viện tổ chức;

B là số lượng người trong diện đối tượng được phục vụ.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

CHÚ THÍCH: Trong một số trường hợp đặc biệt, thư viện có thể sử dụng các nhóm đối tượng phục vụ đặc thù (ví dụ: giảng viên, sinh viên các năm cuối) cho chỉ số này.

B2.2.5.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số thực không có giới hạn giá trị lớn nhất. Một điểm số cao cho thấy tính hiệu quả trong việc tiếp cận người sử dụng thông qua các bài giảng.

Chỉ số này bị ảnh hưởng bởi khối lượng các hoạt động đào tạo do thư viện thực hiện. Chỉ số không cho phép đánh giá chất lượng của chương trình đào tạo cũng như đánh giá về các chi phí tối ưu dành cho các hoạt động đào tạo.

B2.2.5.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [9] (Pl 2.3)

- Tham chiếu [31] trang 145 -149.

B2.2.5.7  (Các) chỉ số liên quan

Số lượng người sử dụng tham gia vào các sự kiện do thư viện tổ chức trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.4]

B.2.3  Tiện tích

B.2.3.1  Tỷ lệ phần trăm sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng

B.2.3.1.1  Mục đích

Để đánh giá tỷ lệ sử dụng tổng thể các chỗ ngồi dành cho người sử dụng khi đọc và làm việc tại thư viện bằng việc ước tính tỷ lệ chỗ ngồi được sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào.

B.2.3.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể được áp dụng cho bất kỳ thư viện có cung cấp cho người sử dụng chỗ ngồi và tiện ích để đọc và làm việc.

Có thể thực hiện việc đánh giá tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, trong tuần hay trong năm, ví dụ: các giờ cao điểm hoặc các thời điểm bình thường. Thời gian thực hiện cần được nêu rõ khi sử dụng chỉ số.

B.2.3.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các chỗ ngồi được sử dụng tại thời điểm khảo sát. Không bao gồm các chỗ ngồi dành riêng cho nhân viên thư viện.

Bao gồm các chỗ ngồi ở các khoang tự học, trong phòng hội thảo và phòng họp, trong phòng nghe nhìn và phòng thiếu nhi, các chỗ ngồi tự do trên các bộ ghế dài, các chỗ họp nhóm.

Không bao gồm các chỗ ngồi trong các sảnh, giảng đường và sân khấu dành cho các sự kiện đặc biệt. Cũng không bao gồm các không gian sàn nhà, hành lang, thảm ngồi mà người sử dụng có thể ngồi.

B.2.3.1.4  Phương pháp tính

Khảo sát số chỗ ngồi do thư viện bố trí cho việc đọc sách và làm việc có hoặc không kèm theo trang thiết bị tại một thời điểm nhất định.

Đếm số lượng chỗ ngồi được người sử dụng dùng

Tỷ lệ phần trăm sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng là

trong đó:

A là số chỗ ngồi được sử dụng;

B là tổng số chỗ ngồi mà thư viện cung cấp.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Chỗ ngồi được xem là đang được sử dụng nếu thấy có: áo khoác, túi, máy tính... đặt tại các chỗ đó dù cho người sử dụng đang không có mặt ở tại chỗ ngồi. Vì sự biến động vốn có của chỉ số, có thể có được một chỉ số chính xác hơn bằng việc xác định tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi của người sử dụng trong một khoảng thời gian ngẫu nhiên, sau đó tính toán tỷ lệ sử dụng trung bình (sử dụng phép tính tổng các chỗ ngồi dành cho người sử dụng đang được sử dụng chia cho tổng số chỗ ngồi có trong thư viện nhân với 100).

B.2.3.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này có giá trị nguyên trong khoảng từ 0 đến 100. Chỉ số này ước tính khả năng những chỗ ngồi chọn ngẫu nhiên được sử dụng tại mọi thời điểm hoặc tại các thời điểm nhất định.

B.2.3.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [34] trang 82-88 (một trường hợp đặc biệt “Tỷ lệ sử dụng tiện ích”).

B.2.4  Tổng quát

B.2.4.1  Tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng trọng tâm đã được thư viện tiếp cận

B.2.4.1.1  Mục đích

Đánh giá thành công của thư viện trong việc tiếp cận được nhóm đối tượng trọng tâm.

CHÚ THÍCH: Nhóm đối tượng trọng tâm có thể là đối tượng phục vụ của thư viện, một nhóm cụ thể trong diện phục vụ của thư viện (ví dụ: những người cần đến các dịch vụ thư viện đặc biệt) hoặc một nhóm khác mà thư viện hướng tới để phục vụ.

B.2.4.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện có thể được áp dụng cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh các thư viện có mục đích phục vụ các nhóm đối tượng giống nhau và có cùng phương pháp tính chỉ số.

B.2.4.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng trọng tâm có sử dụng thư viện.

Theo mục đích của chỉ số này, người sử dụng có thể là một cá nhân hoặc một tập thể (một tổ chức, một cơ quan hoặc một công ty).

B.2.4.1.4  Phương pháp tính

a) Rút một mẫu thử ngẫu nhiên từ nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm. Hỏi mỗi người trong mẫu xem họ đã đến thư viện chưa hoặc có từng sử dụng dịch vụ của thư viện trong suốt năm vừa qua.

Tỷ lệ phần trăm của nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm được tiếp cận là

trong đó:

A là số lượng người trả lời “Có”.

B là tổng số người trả lời.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Sử dụng hồ sơ lưu trong hệ thống xuất tự động, đếm số lượng người sử dụng (trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm) có mượn tài liệu trong năm vừa qua.

Ước tính số lượng người trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm.

Tỷ lệ phần trăm của nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm được tiếp cận là

trong đó:

A là số lượng người mượn có thực hiện hoạt động trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm;

B là tổng số người trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Do không phải mọi lần sử dụng của một cá nhân đều được đưa vào phép tính nên phương pháp này có thể cho kết quả thấp hơn so với tỷ lệ phần trăm thực tế.

B.2.4.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100. Điểm số cao thường được xem là tốt hơn điểm số thấp, nhưng một điểm số thấp ở mức tương đối có thể khiến cho một thư viện cụ thể cảm thấy hài lòng, ví dụ: với một nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm nhất định.

Tỷ lệ sử dụng thư viện trong nhóm đối tượng phục vụ trọng tâm có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố, trong đó có nhiều yếu tố ngoài tầm ảnh hưởng của thư viện. Ví dụ: các yếu tố liên quan đến nhân khẩu học của nhóm đối tượng, mức độ đô thị hóa, trình độ học vấn, đặc thù của các cơ quan được phục vụ (ví dụ: phương pháp giảng dạy, cấp độ hỗ trợ tài chính cho sinh viên), thói quen mua sách, khoảng cách địa lý giữa các thư viện và người sử dụng, điều kiện xã hội nói chung, môi trường kinh tế, v.v.

Điểm số này mang tính nhạy cảm đối với các hoạt động quảng bá, tuyên truyền tích cực cho hoạt động của thư viện cũng như việc cải thiện chất lượng các dịch vụ.

B.2.4.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các tham chiếu sau:

- Tham chiếu [9] (Pl 2.1)

- Tham chiếu [25] (“Tỷ lệ phần trăm nhóm người sử dụng có mượn sách về”, sử dụng số lượng mượn sách về để ước đoán tỷ lệ phần trăm nhóm đối tượng đã sử dụng thư viện)

- Tham chiếu [31] trang 100-104 (“Xâm nhập thị trường”)

- Tham chiếu [33] trang 41-42 (‘Số lượt đăng ký được tính như tỷ lệ phần trăm của người sử dụng”)

- Tham chiếu [35] trang 88-90.

B.2.4.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Lượt sử dụng thư viện trên đầu người [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.2.2.1]

B.2.4.2  Sự hài lòng của người sử dụng

B.2.4.2.1  Mục đích

Để đánh giá mức độ hài lòng của người sử dụng với tổng thể các dịch vụ thư viện nói chung hoặc với từng dịch vụ thư viện riêng lẻ.

B.2.4.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện.

Có thể so sánh các thời điểm khác nhau của cùng một thư viện. Nhìn chung, việc so sánh giữa các thư viện khác nhau là rất khó và chỉ có giá trị nếu tình huống, câu hỏi và quá trình giống hệt nhau. Hiện có một số bảng khảo sát mức độ hài lòng của người sử dụng dùng cho cả thư viện đại học và thư viện công cộng có thể được sử dụng như một công cụ so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ khi dùng chung bảng hỏi và áp dụng chung các quy trình.

Chỉ số này có thể được sử dụng để đánh giá sự hài lòng của các nhóm đối tượng sử dụng cụ thể: sinh viên đại học, giảng viên hoặc người cao tuổi.

Chỉ số có thể được sử dụng để đánh giá nhận thức của người sử dụng về các dịch vụ công của một thư viện, ví dụ:

- Giờ mở cửa;

- Tiện ích hỗ trợ việc học tập;

- Sự sẵn có của tài liệu;

- Dịch vụ mượn liên thư viện;

- Các truy vấn và dịch vụ tra cứu tham khảo;

- Đào tạo cho người sử dụng;

- Thái độ của nhân viên thư viện;

- Tổng thể chung về các dịch vụ thư viện.

Các khía cạnh khác nhau của từng dịch vụ có thể được đánh giá dựa trên cùng một bảng hỏi.

B.2.4.2.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ xếp hạng trung bình do người sử dụng thư viện đưa ra về các dịch vụ thư viện tổng thể hoặc về từng dịch vụ cụ thể của thư viện. Việc xếp hạng này dựa trên một thang điểm số, có thể như sau:

- Thang điểm từ 1 đến 4, với 1 là giá trị nhỏ nhất;

- Thang điểm từ 1 đến 5, với 1 là giá trị nhỏ nhất; hoặc

- Thang điểm từ 1 đến 7, với 1 là giá trị nhỏ nhất.

B.2.4.2.4  Phương pháp tính

Có rất nhiều cách tiếp cận đánh giá về sự hài lòng của người sử dụng mang tính cạnh tranh. Phương pháp được sử dụng thường xuyên nhất là đánh giá trực tiếp, trong đó, người sử dụng xếp loại dịch vụ và thuộc tính của dịch vụ dựa trên sự hài lòng của họ và tầm quan trọng của dịch vụ đối với họ theo các thang điểm khác nhau. Một cách tiếp cận nổi tiếng trong ngành thư viện là “dạng thức hài lòng - thất vọng” với các mức độ khác nhau. Theo cách này, người sử dụng so sánh sản phẩm và hoạt động dịch vụ thực tế với kỳ vọng của họ. Nếu sự kỳ vọng của người sử dụng được đáp ứng hoặc thậm chí vượt quá kỳ vọng thì họ sẽ cảm thấy hài lòng. Cách tiếp cận này cũng được gọi là phân tích khoảng trống.

a) Phương pháp đánh giá trực tiếp

Thiết kế một bảng hỏi đơn giản, liệt kê các dịch vụ cụ thể và/hoặc các khía cạnh của dịch vụ cần được đánh giá. Một thang điểm 4, 5 hoặc 7 điểm thường được đưa ra để giúp trả lời các câu hỏi. Chỉ nên sử dụng một thang điểm trong toàn bảng hỏi.

Các câu hỏi về hiện trạng của người sử dụng có thể bao gồm trong bảng hỏi. Các nhóm người sử dụng khác nhau có nhu cầu khác nhau nên dữ liệu có thể được phân tích để xác định mối quan hệ giữa sự thỏa mãn đó với các biến số.

Lấy một mẫu thử gồm một số người sử dụng và yêu cầu họ điền vào bảng hỏi. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua bảng hỏi gửi qua bưu điện, bảng hỏi điện tử, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại tùy từng trường hợp.

Mức độ hài lòng ở mức trung bình của người sử dụng cho từng dịch vụ hoặc cho từng khía cạnh của dịch vụ là

trong đó:

A là tổng số giá trị cho mỗi dịch vụ mà người sử dụng đưa ra;

B là tổng số người tham gia trả lời bảng hỏi.

Làm tròn tới một chữ số thập phân.

Chỉ số này được tính toán và báo cáo riêng biệt cho từng câu hỏi trong bảng hỏi. Với mỗi dịch vụ, đếm tần suất xuất hiện của mỗi giá trị. Sau đó tính tỷ lệ phần trăm của mỗi giá trị. Phân tích bổ trợ này sẽ cho thấy cung bậc trong sự cảm nhận của người sử dụng với từng vấn đề.

Việc lựa chọn các câu hỏi trong bảng hỏi nhằm xác định các nguyên nhân cụ thể của sự không hài lòng và tầm quan trọng liên quan của các dịch vụ khác nhau.

b) Phương pháp phân tích khoảng trống

Phân tích khoảng trống có thể được sử dụng để tính toán sự hài lòng của người sử dụng được nêu ra trong chỉ số này nếu các câu hỏi được trình bày một cách phù hợp. Phương pháp này cung cấp thêm các thông tin về sự kỳ vọng của người sử dụng - một nội dung không được dùng trong phép tính toán chỉ số này.

Thiết kế một bảng hỏi đơn giản, liệt kê các dịch vụ cụ thể và/hoặc các khía cạnh của dịch vụ cần được đánh giá. Một thang điểm 4, 5 hoặc 7 điểm thường được đưa ra để giúp trả lời các câu hỏi. Một thang điểm giống vậy nên được sử dụng trong toàn bảng hỏi.

Các câu hỏi về hiện trạng của người sử dụng có thể bao gồm trong bảng hỏi. Các nhóm người sử dụng khác nhau có các nhu cầu khác nhau nên dữ liệu có thể được phân tích để xác định mối quan hệ giữa sự thỏa mãn đó với các biến thể.

Lấy một mẫu thử gồm một số người sử dụng và yêu cầu họ điền vào bảng hỏi. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua bảng hỏi gửi qua bưu điện, bảng hỏi điện tử, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại tùy từng trường hợp.

Cấp độ hài lòng ở mức trung bình của người sử dụng cho từng dịch vụ hoặc cho từng khía cạnh của dịch vụ là

trong đó:

A là tổng số các giá trị cho mỗi dịch vụ do người sử dụng chấm điểm;

B là tổng số người tham gia trả lời bảng hỏi.

Làm tròn tới chữ số có một số thập phân.

Chỉ số này được tính toán và báo cáo một cách tách biệt cho từng câu hỏi trong bảng hỏi. Với mỗi dịch vụ, đếm tần suất của mỗi giá trị xuất hiện. Sau đó tính tỷ lệ phần trăm của mỗi giá trị. Phân tích bổ trợ này sẽ cho thấy cung bậc trong sự cảm nhận của người sử dụng với từng vấn đề.

Việc lựa chọn các câu hỏi trong bảng hỏi nhằm xác định các nguyên nhân cụ thể của sự không hài lòng và tầm quan trọng liên quan của các dịch vụ khác nhau. Các câu hỏi liên quan đến sự kỳ vọng của người sử dụng với các dịch vụ có thể được sử dụng để xác định đâu là sự khác biệt lớn nhất giữa kỳ vọng và trải nghiệm.

B.2.4.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Với mỗi dịch vụ hoặc khía cạnh của dịch vụ, chỉ số này là một số với một số thập phân có giá trị trong khoảng 1-4, 1-5 hoặc 1-7, phụ thuộc vào thang điểm hỏi lựa chọn.

Ý kiến của người sử dụng rất mang tính chủ quan và phụ thuộc vào tình huống tại thời điểm hỏi. Một yếu tố quan trọng khác là sự kỳ vọng của người sử dụng. Nếu họ không từng trải nghiệm dịch vụ có chất lượng cao, họ sẽ hài lòng với chất lượng thấp hơn, do đó khó có thể so sánh các thư viện với nhau.

B.2.4.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem các nguồn tham chiếu sau:

- Tham chiếu [14];

- Tham chiếu [22], trang 118-122;

- Tham chiếu [31] trang 105-111;

- Tham chiếu [34] trang 43-53;

B.2.4.3  Sự sẵn lòng quay trở lại thư viện của người sử dụng

B.2.4.3.1  Mục đích

Để đánh giá hiệu quả của các lượt giao dịch tra cứu thông qua mức độ mong muốn được quay trở lại bàn tra cứu (hoặc với dịch vụ tra cứu trực tuyến) của người sử dụng.

B.2.4.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có dịch vụ tra cứu.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có cùng nhiệm vụ và mục tiêu nếu có cùng loại hình dịch vụ tra cứu.

Chỉ số có thể áp dụng được cho dịch vụ tra cứu trực diện hoặc trực tuyến.

B.2.4.3.3  Định nghĩa chỉ số

Tỷ lệ phần trăm các giao dịch tra cứu mà sau đó, người sử dụng cho biết sẽ sẵn sàng trở lại bàn tra cứu (hoặc dịch vụ tra cứu trực tuyến) khi có một câu hỏi khác.

CHÚ THÍCH 1: Câu hỏi tra cứu có thể là dữ liệu, tài liệu hoặc tư vấn về các nguồn tin liên quan đến vấn đề quan tâm của người sử dụng.

CHÚ THÍCH 2: Định nghĩa trên không bao gồm các câu hỏi mang tính hướng dẫn và trợ giúp.

CHÚ THÍCH 3: Câu hỏi tra cứu trực tuyến có thể được cung cấp qua hình thức email hoặc trên trang thông tin điện tử.

Chỉ số này không đánh giá thời lượng của giao dịch tra cứu hoặc độ chính xác của câu trả lời tra cứu.

B.2.4.3.4  Phương pháp tính

a) Với người trực tiếp sử dụng dịch vụ tra cứu

Sau khi hoàn thành một giao dịch tra cứu, người sử dụng sẽ được phỏng vấn hoặc được cung cấp bảng khảo sát. Sau khi hoàn tất giao dịch tra cứu trực tuyến, bảng hỏi trực tuyến sẽ được đưa ra cho người sử dụng. Người sử dụng trả lời câu hỏi về sự sẵn sàng quay lại của họ:

- Dựa trên trải nghiệm của giao dịch tra cứu này, nếu được lựa chọn, bạn có quay lại bàn tra cứu này (dịch vụ tra cứu trực tuyến này) một lần nữa khi có câu hỏi không?

Sự sẵn sàng quay trở lại được tính như sau:

trong đó

A là số người trả lời “Có”:

B là tổng số người tham gia trả lời.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Phương pháp ủy nhiệm cho người sử dụng

Nhờ người sử dụng đặt một câu hỏi tra cứu tại bàn tra cứu (hoặc dịch vụ tra cứu trực tuyến). Họ sẽ quan sát thái độ hành xử của nhân viên thư viện và tất cả các tình huống liên quan đến giao dịch tra cứu.

Sau giao dịch tra cứu đó, người sử dụng được ủy nhiệm sẽ trả lời câu hỏi về sự sẵn sàng quay lại của họ:

- Dựa trên trải nghiệm của giao dịch tra cứu này, nếu được lựa chọn, bạn có quay lại bàn tra cứu này (dịch vụ tra cứu trực tuyến này) một lần nữa khi có câu hỏi không?

Sự sẵn sàng quay trở lại được tính như sau:

trong đó

A là số người trả lời “Có”;

B là tổng số người tham gia trả lời.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

Để có thể biết thêm về lý do sẵn sàng quay lại hoặc không sẵn sàng quay lại, các thư viện có thể hỏi thêm các câu hỏi như:

- Cán bộ tra cứu (dịch vụ tra cứu ảo) có dễ tiếp cận không?

- Cán bộ tra cứu có thể hiện là người có năng lực không?

- Cán bộ tra cứu có hỏi ít nhất một câu hỏi để biết thêm về nhu cầu tin của bạn không?

- Nếu như bạn được hướng dẫn tham khảo một nguồn tin bên ngoài hoặc bên trong thư viện, người nhân viên thư viện có kiểm tra xem bạn đã có được câu trả lời hữu ích hay chưa?

- Nhân viên thư viện lúc cuối có hỏi bạn rằng thông tin cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của bạn chưa?

B.2.4.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này là một số nguyên có giá trị trong khoảng từ 0 đến 100.

Điểm số cao thường được xem là tốt. Điều đó có nghĩa là các giao dịch tra cứu thành công có tỷ lệ phần trăm cao theo sự đánh giá của người sử dụng trực tiếp hoặc người sử dụng được ủy nhiệm.

Nếu điểm số thấp thì thư viện có thể xác định lý do thông qua các khía cạnh do người sử dụng xếp hạng. Giải pháp là đào tạo cho nhân viên về các kỹ năng giao tiếp trong công việc.

B.2.4.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [17] và tham chiếu [28].

B.3  Hiệu suất

B.3.1  Vốn tài liệu

B.3.1.1  Chi phí cho mỗi lượt sử dụng vốn tài liệu

B.3.1.1.1  Mục đích

Chỉ số đánh giá các chi phí cho mỗi lần sử dụng vốn tài liệu và do đó, tính được hiệu quả về mặt chi phí của dịch vụ thư viện.

B.3.1.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có sự tương đồng về nhiệm vụ, cơ cấu và đối tượng phục vụ nếu sự khác biệt về vốn tài liệu và quy định về việc mượn được cân nhắc và nếu chi thường xuyên được tính toán theo một cách giống nhau.

B.3.1.1.3  Định nghĩa chỉ số

Tổng chi thường xuyên của thư viện trong một năm tài chính chia cho tổng số lần sử dụng vốn tại liệu (mượn về nhà, tải về máy tính và sử dụng tại chỗ) trong cùng một giai đoạn.

Chi thường xuyên là tổng của các chi phí của các hoạt động sau:

a) Bổ sung vốn tài liệu ở mọi dạng thức khác nhau (bao gồm cả chi phí đóng bìa, giấy phép sử dụng, chi phí theo từng lượt xem);

b) Nhân viên (bao gồm cả nhân viên dự án, trợ lý sinh viên) và các hoạt động đào tạo nhân viên, và

c) Tất cả các mục đích khác: vận hành và bảo trì máy tính và mạng, giấy phép phần mềm và viễn thông, thuê và bảo trì trụ sở, chi phí tiện ích (sưởi, điện, nước, nước thải), sửa chữa hoặc thay thế đồ dùng hoặc trang thiết bị hiện có, và chi phí khác như biên mục, nhân bản, bưu chính, quảng bá cho dịch vụ, văn phòng phẩm, bảo hiểm, đi lại, liên lạc, tư vấn v.v.

Không bao gồm chi phí xây dựng cơ bản (sát nhập hoặc thêm trụ sở, xây mới trụ sở, mở rộng hệ thống máy tính, mua sắm trang thiết bị, đồ đạc v.v.)

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Bao gồm cả việc mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm cả việc cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả việc mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu mượn nhưng cũng có thể đếm tách riêng ra. Điều quan trọng là cần chỉ rõ thông tin được bao gồm và không bao gồm khi chỉ số được sử dụng để so sánh các thư viện.

Theo chỉ số này thì việc sử dụng tại chỗ là việc một tài liệu được người sử dụng lấy ra từ kho mở để sử dụng trong phạm vi tòa nhà.

Theo chỉ số này thì một lần tải tài liệu có nghĩa là yêu cầu thành công một đơn vị nội dung (một tài liệu hoặc một phần tài liệu) từ vốn tài liệu điện tử của thư viện.

B.3.1.1.4  Phương pháp tính

Tính tổng chi thường xuyên của một năm tài chính, sử dụng dữ liệu bên kế toán. Để có được con số ước tính cho năm hiện tại, các dữ liệu từ nguồn ngân sách có thể được sử dụng thay thế

Chi phí cho mỗi lượt sử dụng tài liệu là

trong đó

A là tổng chi thường xuyên cho 1 năm tài chính, quy đổi sang loại tiền tệ phù hợp;

B là tổng số lượt sử dụng tài liệu (mượn về + sử dụng tại chỗ + tải về) trong cùng giai đoạn đó.

Làm tròn trên cơ sở loại tiền tệ được sử dụng.

B.3.1.1.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số là một số thực không có giới hạn giá trị lớn nhất, giá trị của chỉ số phụ thuộc vào loại hình thư viện và loại tiền tệ sử dụng cho phép tính.

Chỉ số chỉ ra một mối quan hệ giữa số lượng lượt mượn + lượt tải về + việc sử dụng tại chỗ và chi phí cung cấp các dịch vụ của thư viện, nhưng trong trường hợp thông thường, chỉ số này không được phép hiểu là sự ước tính của chi phí trung bình cho một lượt mượn, một giao dịch tải tài liệu hay một lượt sử dụng tại chỗ. Đặc biệt là ở các thư viện mà mượn là dịch vụ chính yếu, chỉ số có thể được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả chung của dịch vụ.

Cần nhận thức rằng lượt mượn và sử dụng tại chỗ tài liệu và lượt tải tài liệu từ vốn tài liệu điện tử là những cách thức sử dụng vốn tài liệu rất khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu điện tử đang dần dần thay thế các tài liệu in, vi vậy cần so sánh việc sử dụng song song hai dạng tài liệu này với chi phí thư viện khi đánh giá tính hiệu quả của các dịch vụ thư viện.

Chỉ số này có thể bị ảnh hưởng bởi các thư viện gần đó cũng cung cấp dịch vụ tới diện phục vụ của thư viện và bởi mức phí sử dụng thư viện.

Chỉ số này không nên sử dụng độc lập. Sẽ hữu ích nếu đặt chỉ số dịch vụ trong một bối cảnh tổng quát hơn.

B.3.1.1.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [22] trang 50-51 (“Chi phí cho mỗi lần sử dụng”, sử dụng phép ước đoán của chi phí thực tế cho dịch vụ lưu thông tài liệu) và tài liệu [31] chỉ số C.3

B.3.1.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.2] Chi phí cho mỗi người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.1]; Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.2]

B.3.1.2  Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu

B.3.1.2.1  Mục đích

Chỉ số đánh giá chi phí bổ sung tài liệu cho mỗi lần sử dụng tài liệu và do đó, đánh giá được tính hiệu quả và sự định hướng người sử dụng trong chính sách phát triển vốn tài liệu của thư viện.

B.3.1.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này phù hợp với mọi thư viện có cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh chi phí của một lần sử dụng trong cùng thư viện ở nhiều thời điểm.

Có thể thực hiện việc so sánh giữa các thư viện có sự tương đồng về nhiệm vụ, cơ cấu và đối tượng phục vụ nếu cân nhắc đến sự khác biệt về vốn tài liệu và quy định về việc mượn và nếu chi thường xuyên được tính toán theo cách giống nhau.

B.3.1.2.3  Định nghĩa chỉ số

Chi phí bổ sung tài liệu của thư viện trong một năm tài chính cho các tài liệu ở mọi dạng thức chia cho tổng số lần sử dụng vốn tài liệu (mượn về + sử dụng tại chỗ + tải về) trong cùng giai đoạn đó.

Chú thích: Bao gồm cả việc đóng bìa, giấy phép sử dụng và chi phí cho từng lượt xem.

Lượt mượn tài liệu là hoạt động mượn tài liệu trực tiếp hoặc giao dịch cung cấp một tài liệu phi điện tử (sách) hoặc một tài liệu điện tử dưới dạng vật mang tin thông thường (CD-ROM) hoặc dưới dạng các thiết bị khác (máy đọc sách điện tử) hoặc việc cung cấp một tài liệu điện tử cho một người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: sách điện tử).

CHÚ THÍCH 1: Không bao gồm việc gia hạn mới cho tài liệu, nhưng có thể tính riêng.

CHÚ THÍCH 2: Bao gồm cả lượt mượn tại chỗ.

CHÚ THÍCH 3: Bao gồm cả lượt cung cấp các tài liệu nhân bản của tài liệu gốc (bao gồm cả fax) và việc in ra các tài liệu điện tử do nhân viên thư viện tiến hành để cung cấp cho người sử dụng.

CHÚ THÍCH 4: Bao gồm cả lượt mượn tài liệu thông thường của người sử dụng ở xa thư viện.

CHÚ THÍCH 5: Giao dịch tài liệu qua trung gian điện tử được tính là cung cấp tài liệu điện tử nếu các tài liệu này không bị giới hạn thời gian sử dụng. Bao gồm giao dịch cung cấp cho các thành viên trong diện phục vụ của thư viện.

Lượt mượn trong chỉ số này có nghĩa là một giao dịch cho một người sử dụng mượn một tài liệu cụ thể. Nó bao gồm mượn tại chỗ (mượn tại thư viện); nhân bản tài liệu gốc và mượn liên thư viện. Không bao gồm gia hạn mượn và các hoạt động mượn liên thư viện trong tương lai.

Cần chỉ rõ việc bao gồm hoặc không bao gồm thông tin nào khi sử dụng chỉ số để so sánh các thư viện.

Theo chỉ số này thì việc sử dụng tại chỗ là việc một tài liệu được người sử dụng lấy ra từ kho mở để sử dụng trong phạm vi tòa nhà.

Theo chỉ số này thì một lần tải tài liệu có nghĩa là việc yêu cầu thành công một đơn vị nội dung (một tài liệu hoặc một phần tài liệu) từ vốn tài liệu điện tử của thư viện

B.3.1.2.4  Phương pháp tính

Tính toán chi phí bổ sung tài liệu của thư viện trong một năm tài chính.

Chi phí bổ sung tài liệu cho mỗi lần sử dụng vốn tài liệu là

trong đó

A là tổng kinh phí bổ sung tài liệu cho một năm tài chính, quy đổi sang loại tiền phù hợp;

B là tổng số lượt sử dụng tài liệu (mượn về + sử dụng tại chỗ + tải về) trong cùng giai đoạn đó.

Làm tròn trên cơ sở loại tiền tệ được sử dụng.

B.3.1.2.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số là một số thực không có giới hạn lớn nhất, giá trị phụ thuộc vào loại hình thư viện và loại tiền tệ sử dụng.

Chỉ số tạo ra một mối quan hệ giữa số lượng lượt mượn + lượt tải về + việc sử dụng tại chỗ và chi phí của tất cả các dịch vụ của thư viện.

Một điểm số thấp cho thấy hiệu quả chi phí của vốn tài liệu. Điều này cho thấy thư viện đã có những chỉnh sửa các chính sách về vốn tài liệu của mình sao cho phù hợp với nhu cầu của đối tượng phục vụ của thư viện.

Cần nhận thức rằng lượt mượn và sử dụng tại chỗ tài liệu và lượt tải tài liệu từ vốn tài liệu điện tử là những cách thức sử dụng vốn tài liệu rất khác nhau. Tuy nhiên, bởi các tài liệu điện tử đang ngày càng thay thế các tài liệu in, việc sử dụng song hành cả 2 dạng tài liệu này nên được so sánh với chi phí thư viện khi đánh giá tính hiệu quả của các dịch vụ thư viện.

Chỉ số này có thể bị ảnh hưởng bởi các thư viện gần đó cũng cung cấp dịch vụ tới diện phục vụ của thư viện và bởi mức phí sử dụng thư viện.

B.3.1.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31] Chỉ số C.3

B.3.1.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí cho mỗi lượt sử dụng vốn tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.1]; Chi phí cho mỗi người sử dụng [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.1]; Chi phí cho mỗi lượt đến thư viện [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.4.2]

B.3.1.3  Chi phí cho mỗi lượt tải tài liệu

B.3.1.3.1  Mục đích

Để đánh giá chi phí của một tài liệu điện tử cụ thể liên quan đến số lần tải tài liệu đó.

B.3.1.3.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số này có thể áp dụng cho mọi thư viện.

Chỉ số này có thể được sử dụng để so sánh các vốn tài liệu điện tử khác tại mọi thời điểm hoặc với cùng một vốn tài liệu điện tử ở một thư viện khác nếu cân nhắc đến sự khác biệt của chính sách về vốn tài liệu hoặc yếu tố kinh tế trong diện phục vụ. Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này chỉ được áp dụng với những vốn tài liệu điện tử được định giá.

B.3.1.3.3  Định nghĩa chỉ số

Chi phí cho mỗi nguồn tài liệu điện tử chia cho số lượng tải về từ vốn tài liệu điện tử đó trong một thời gian cụ thể.

Chi phí cho một nguồn tài liệu điện tử bao gồm bổ sung, đăng ký sử dụng hoặc mua quyền sử dụng do thư viện chi trả cho nguồn tài liệu đó. “Chi phí chi trả theo nội dung tải về” không bao gồm trong định nghĩa này bởi tổng chi phí cho tổng số lượt tải tài liệu là hiển nhiên.

Theo chỉ số này, một lượt tải là một yêu cầu thành công một đơn vị nội dung.

Một đơn vị nội dung theo chỉ số này là một tài liệu văn bản hoặc tài liệu nghe nhìn cụ thể được máy tính xử lý từ một xuất bản phẩm có thể là nguyên bản hoặc là tài liệu tóm của một xuất bản phẩm khác. Nó bao gồm các tài liệu hoặc các phần của tài liệu (bài báo, tóm tắt, mục lục, hình ảnh) và biểu ghi mô tả.

B.3.1.3.4  Phương pháp tính

Với mỗi tài liệu điện tử, chi phí trong một giai đoạn cụ thể (thông thường là một năm tài chính) chia cho số lượng lượt tải về trong giai đoạn đó. Cần chuẩn hóa lại nếu như các giai đoạn thời gian để đánh giá chi phí và lượt tải khác nhau.

Việc nhân viên thư viện tải tài liệu để đào tạo cho nhân viên cần được bao gồm trong số lượng lượt tải tài liệu.

Nên loại trừ các phiên bản điện tử của các nguồn lực thông tin được bổ sung theo dạng trọn bộ có kèm theo các ấn bản in không thể tách biệt chi phí rõ ràng. Chi phí của các nguồn lực thông tin bổ sung hàng loạt cần phải được phân bổ theo tỷ lệ cho trước.

Chi phí cho mỗi lần tải tài liệu:

trong đó:

A là chi phí cho mỗi nguồn lực thông tin điện tử trong một giai đoạn cụ thể;

B là số lần tải về từ mỗi nguồn lực thông tin điện tử trong cùng giai đoạn.

Làm tròn theo đơn vị tiền tệ được sử dụng.

B.3.1.3.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Đây là một số thực không có giới hạn giá trị lớn nhất, khoảng giá trị phụ thuộc vào loại tiền tệ sử dụng.

Giá trị thấp cho thấy hiệu quả chi phí của nguồn tài liệu điện tử. Tuy nhiên, điều này cần được cân nhắc trong mối liên quan với nhu cầu của nguồn tài liệu, đặc biệt là số lượng các phiên truy cập.

Phụ thuộc vào các thông số lưu trữ trong trình duyệt máy tính của người sử dụng và việc sử dụng máy chủ được ủy nhiệm, số lượng lượt tải về do máy chủ thống kê sẽ thường thấp hơn số thật.

Chỉ số không nên được sử dụng độc lập mà gắn với các khảo sát liên quan đến sự hài lòng của người sử dụng.

Việc diễn giải kết quả phụ thuộc vào các yếu tố nội bộ như thỏa thuận về quyền sử dụng, hợp đồng dịch vụ, v.v.

B.3.1.3.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [11] (Chỉ số 6)

B.3.1.3.7  (Các) chỉ số liên quan

Chi phí bổ sung tính trên mỗi lượt sử dụng tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.1.2]

B.3.2  Truy cập

B.3.2.1  Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu

B.3.2.1.1  Mục đích

Đánh giá hiệu quả về tốc độ của các nhà cung cấp tài liệu cho thư viện.

B.3.2.1.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng cho mọi thư viện. Chỉ số này đặc biệt hữu ích cho việc bổ sung các tài liệu đơn bản (tài liệu in và tài liệu điện tử).

Có thể thực hiện được việc so sánh giữa các nhà cung cấp.

B.3.2.1.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng ngày trung bình kể từ khi yêu cầu một tài liệu cho đến thời điểm tài liệu đó đến thư viện hoặc bắt đầu được truy cập. Không bao gồm các tài liệu được bổ sung theo nguồn biếu tặng, trao đổi hoặc việc yêu cầu, đặt mua các tài liệu chưa được xuất bản.

B.3.2.1.4  Phương pháp tính

a) Đối với các thư viện có hệ thống bổ sung tự động: tất cả các tài liệu đơn bản được thư viện đặt hoặc tiếp nhận gần đây đều được kiểm tra trong tệp đặt tài liệu để biết:

- Ngày đặt hàng hoặc yêu cầu;

- Ngày tiếp nhận tài liệu hoặc ngày tài liệu bắt đầu được truy cập, và

- Tên nhà cung cấp (nếu thư viện có nhiều nhà cung cấp khác nhau).

Với mỗi nhan đề, tính toán số lượng ngày giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm tài liệu được tiếp nhận hoặc truy cập. Lập danh sách các nhan đề theo số ngày giảm dần.

Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu là số ngày ở vị trí giữa của danh sách.

CHÚ THÍCH: Các tài liệu vẫn chưa được tiếp nhận hoặc chưa được truy cập không được cho vào phép tính toán do không định được thời gian hoàn tất của một giao dịch chưa hoàn thiện.

Nếu số lượng tài liệu là một số chẵn, thì thời gian trung bình để bổ sung tài liệu là

trong đó:

A và B là 2 giá trị ở giữa của danh mục xếp hạng nói trên.

Làm tròn tới số nguyên gần nhất.

b) Đối với các thư viện không có hệ thống bổ sung tự động: lấy mẫu ngẫu nhiên một số tài liệu đơn bản ở các lĩnh vực khác nhau. Nếu thư viện có nhiều nhà cung cấp thì việc lấy mẫu thử phải đảm bảo có đủ tên các nhà cung cấp.

Xử lý như phương pháp a).

Kết quả sẽ được phân tích theo nhà cung cấp hoặc theo lĩnh vực.

B.3.2.1.5  Giải thích chỉ số và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số là một số nguyên, không bị giới hạn giá trị tối đa.

Chỉ số có thể chỉ ra sự thất bại trong hoạt động của các nhà cung cấp (các nhà xuất bản cũng như các nhà sách) và các quy trình khai báo không hiệu quả trong thư viện.

Các quyết định dựa trên kết quả có thể liên quan đến các công việc sau:

- Đặt trực tuyến;

- Thông qua các kế hoạch;

- Cải thiện công việc khai báo các đơn đặt quá hạn;

- Thay đổi nhà cung cấp;

- Cải thiện hoạt động của nhà cung cấp (nếu họ được thông báo về các kết quả).

B.3.2.1.6  (Các) nguồn tham khảo

- Tham chiếu [7]

- Tham chiếu [24]

- Tham chiếu [29]

- Tham chiếu [31] trang 189 - 192 (“thời lượng bổ sung”)

B.3.2.1.7  (Các) chỉ số liên quan

Thời gian trung bình để xử lý tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.2.2]

B.3.2.2  Thời gian trung bình để xử lý tài liệu

B.3.2.2.1  Mục đích

Để đánh giá hiệu quả về tốc độ của các hình thức xử lý tài liệu.

B.3.2.2.2  Phạm vi áp dụng

Chỉ số đánh giá hoạt động thư viện này có thể áp dụng được cho mọi thư viện. Chỉ số này đặc biệt hữu ích với các tài liệu đơn bản (bản in và bản điện tử). Nó có thể được áp dụng với các loại tài liệu khác nhau hoặc các lĩnh vực khác nhau.

Có thể sử dụng chỉ số để so sánh giữa các thư viện, nhưng chỉ khi đã cân nhắc tới những khác biệt về nhiệm vụ của mỗi thư viện có ảnh hưởng thế nào đến các quy định về biên mục mô tả, biên mục chủ đề, đóng bìa v.v.. Khi diễn giải kết quả, cần đặc biệt chú ý đến sự khác biệt giữa công tác tự động hóa và việc sử dụng biên mục sao chép.

B.3.2.2.3  Định nghĩa chỉ số

Số lượng ngày trung bình kể từ thời điểm tài liệu được nhập vào thư viện cho đến khi người sử dụng có thể bắt đầu sử dụng tài liệu đó.

B.3.2.2.4  Phương pháp tính

Thời gian dùng để xác định chỉ số (ví dụ: một tháng) do người sử dụng chỉ số quyết định. Thu thập dữ liệu về các tài liệu đến thư viện trong suốt thời gian đó. Ghi lại thông tin theo dạng nhật ký bằng hệ thống tự động hóa của thư viện hoặc là sổ nhật ký theo dõi trong toàn bộ quá trình.

Với mỗi một hồ sơ theo dõi một nhan đề, cần ghi lại chính xác thời gian của các bước xử lý tài liệu với những thông tin sau:

- Tiếp nhận tài liệu (do nhân viên thư viện thực hiện) bao gồm thủ tục hành chính;

- Biên mục/ gắn siêu dữ liệu;

- Biên mục chủ đề/ gắn các siêu dữ liệu;

- Chuẩn bị cho việc đóng bìa;

- Đóng bìa;

- Xếp lên giá.

Đối với các tài liệu điện tử, quá trình được hoàn tất bằng việc biên mục, khi một đường dẫn tới tài liệu được thêm vào máy chủ hoặc là cài đặt xong tài liệu đó vào máy chủ của thư viện và đường dẫn tài liệu được bổ sung thêm vào mục lục.

Với mỗi nhan đề, tính toán số ngày trong khoảng thời gian từ khi tài liệu được chuyển đến thư viện cho đến khi tài liệu đã sẵn sàng để được phục vụ. Lập danh mục các tài liệu đó theo số ngày giảm dần.

Thời gian trung bình để xử lý tài liệu là số ngày ở vị trí chính giữa của danh mục trên.

CHÚ THÍCH: Không đưa những tài liệu mà quá trình xử lý chưa hoàn tất vào phép tính này do không xác định được thời gian hoàn tất của một quá trình chưa hoàn thành.

Nếu số lượng các tên sách là số chẵn, thời gian trung bình để xử lý tài liệu là

trong đó:

A và B là hai giá trị ở chính giữa bảng danh mục đó.

Các quy trình xử lý đặc biệt dành cho các loại tài liệu đặc thù (ví dụ: các quy trình rút gọn, các tài liệu quý hiếm, các tài liệu biếu tặng, trao đổi...) cần được phân tích riêng. Thời gian trung bình của mỗi bước trong quá trình xử lý có thể được tính toán theo cách giống nhau.

Thời gian của việc xử lý các tài liệu điện tử nên được đánh giá riêng.

B.3.2.2.5  Giải thích và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số

Chỉ số này một số nguyên, không có giới hạn lớn nhất.

Khi tất cả các dữ liệu liên quan đến việc xử lý đều đã được thu thập, chỉ số có thể chỉ ra được:

- Sự thiếu sót trong trình tự của các quy trình;

- Chậm trễ do bị tồn đọng (dự trữ), và

- Chậm trễ do quá tải.

Các quyết định quản lý có thể đưa ra dựa trên các kết quả là:

- Hợp lý hóa quy trình;

- Chuyển các tài liệu đang trong thời gian chờ ngắn tới phòng khác, và

- Giao thêm nhiệm vụ cho nhân viên.

B.3.2.2.6  (Các) nguồn tham khảo

Xem tham chiếu [31], trang 193-198 (“tốc độ xử lý tài liệu”)

B.3.2.2.7  (Các) chỉ số liên quan

Thời gian trung bình để bổ sung tài liệu [TCVN 11774:2016 (ISO 11620:2014), B.3.2.1]

B.3.3  Nhân lực

B.3.3.1  Tỷ lệ phần trăm nhân lực làm ở bộ phận phục vụ người sử dụng trên tổng số nhân lực của thư viện

B.3.3.1.1  Mục đích

Để xác định nỗ lực của thư viện cho các dịch vụ công trong mối quan hệ với các dịch vụ cơ bản.

B.3.3.1.2  Phạm vi áp dụng