Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 11274:2015 ISO 11799:2015 Thông tin và tư liệu-Yêu cầu lưu trữ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 11274:2015

ISO 11799:2015

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - YÊU CẦU LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU THƯ VIỆN

Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials

Lời nói đầu

TCVN 11274:2015 hoàn toàn tương đương với ISO 11799:2015

TCVN 11274:2015 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Các cơ quan lưu trữ và thư viện là các tổ chức được thành lập để thu thập, bảo quản và cung cấp các tài liệu có thể truy cập.

Các kho lưu trữ và sưu tập thư viện thường chứa tài liệu ở rất nhiều định dạng. Các dạng chủ yếu là sách in, bản thảo, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bản đồ và các bộ sưu tập đồ họa, nhưng cũng có thể có giấy da cừu, giấy da, giấy cói, phim, hình ảnh, tư liệu nghe nhìn, các phương tiện từ tính và quang học và các tài liệu điện tử. Lý tưởng nhất, tất cả các tài liệu này đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt để đảm bảo việc tiếp cận và bảo quản dài hạn các tài liệu.

CHÚ THÍCH: Xem Thư mục tài liệu tham khảo về các tiêu chuẩn về vật liệu riêng cho lưu giữ.

Các số liệu và chi tiết hệ số trong tiêu chuẩn này nhằm mục đích cung cấp hướng dẫn quốc tế chung. Tiêu chuẩn này trình bày một số dữ kiện và quy tắc chung cần được xem xét khi xây dựng một tòa nhà lưu trữ mới, hoặc chuyển đổi một tòa nhà cũ ban đầu được thiết kế cho mục đích sử dụng khác, hoặc cải tạo một tòa nhà xây dựng trước đây đang sử dụng cho mục đích này,

Tiêu chuẩn này áp dụng để lưu trữ lâu dài các kho tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện, mặt khác có tính đến việc những tài liệu này được lưu trữ để có thể truy cập bất cứ lúc nào.

Tùy thuộc vào tình hình khí hậu và kinh tế của một quốc gia, có thể khó tạo ra và duy trì các điều kiện lý tưởng để lưu trữ lâu dài các tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện.

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - YÊU CẦU LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU THƯ VIỆN

Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các đặc điểm của kho có mục đích chung được sử dụng để lưu trữ dài hạn các tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện. Tiêu chuẩn này liên quan đến việc lựa chọn địa điểm và xây dựng tòa nhà và cơ sở vật chất và trang thiết bị để sử dụng cả bên trong và bên ngoài tòa nhà.

Tiêu chuẩn này áp dụng cho tất cả các các tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện được lưu trữ trong các kho có mục đích chung, nơi các phương tiện truyền thông hỗn hợp được lưu trữ cùng với nhau. Cũng không loại trừ khả năng tạo ra các khu vực riêng biệt hoặc các ngăn trong những kho riêng để có thể kiểm soát môi trường tạo các điều kiện phù hợp với nhu cầu của các tài liệu lưu trữ cụ thể.

Trong một số lĩnh vực, quy định về xây dựng của quốc gia hay khu vực, có thể bao gồm các vấn đề cụ thể như xây dựng, an toàn và an ninh của tòa nhà công cộng và các công trình lưu trữ các đồ vật có giá trị (biện pháp phòng hỏa, thoát hiểm, an ninh chống động đất, trộm cắp, đột nhập, hành vi khủng bố, ...) cũng như các dịch vụ và thiết bị chuyên dụng. Vì thế, tiêu chuẩn này tránh các hướng dẫn và quy định chi tiết về các lĩnh vực này, ngoại trừ các đề xuất có thể bổ sung cho các yêu cầu này.

2. Thuật ngữ và định nghĩa

Đối với các mục đích của tài liệu này, sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau đây.

2.1. Tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện (archive and library materials)

Bất kỳ dạng tài liệu nào được lưu giữ trong cơ quan lưu trữ và thư viện, chủ yếu là sách, bản thảo, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bản đồ, sưu tập đồ họa và các tài liệu khác bao gồm tài liệu giấy, cả giấy da, giấy cói, phim, tư liệu ảnh, tài liệu nghe nhìn, phương tiện lưu trữ từ tính và quang học cũng như bìa sách và vật liệu bảo vệ.

2.2. Tài liệu (document)

Thông tin được ghi lại hoặc đối tượng vật chất, có thể được xử lý là một đơn vị khi xử lý tư liệu.

2.3. Lưu trữ lâu dài (long-term storage)

Lưu trữ một tài liệu trong một thời gian không xác định để bảo quản vĩnh viễn.

2.4. Bảo trì (maintenance)

Hành động ngăn ngừa hoặc khắc phục để hỗ trợ chức năng dài hạn của kho và hệ thống của kho.

[EN 13306:2010]

2.5. Kho (repository)

Tòa nhà hoặc phòng, được thiết kế hoặc sắp xếp và sử dụng đặc biệt và dành riêng cho việc lưu trữ lâu dài các tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện

3. Quản lý rủi ro

Việc đánh giá chung bao gồm đánh giá nhu cầu và rủi ro cần phải được tiến hành với sự quan tâm đặc biệt những nguy cơ có thể.

Địa điểm cho tòa nhà kho thư viện và/hoặc lưu trữ phải xem xét các nguy cơ sau đây:

- lũ lụt;

- sụt lún hay lún hoặc lở đất;

- song thần, núi lửa hoạt động thường xuyên hoặc động đất;

- hỏa hoạn hoặc cháy nổ từ các địa điểm lân cận,

- sự cố trên đường bằng hoặc đường tàu hỏa gần đó,

- gần một vị trí chiến lược có thể là mục tiêu của một cuộc xung đột vũ trang, tấn công khủng bố hoặc tình trạng bất ổn dân sự,

- gần một nhà máy, hệ thống điện hoặc nguồn tự nhiên phát ra chất độc hại, khói, bụi...

- gần một địa điểm hoặc tòa nhà thu hút các loài gặm nhấm, côn trùng hoặc dịch hại khác,

Tòa nhà cần được thiết kế để bảo vệ kho bằng cách giảm thiểu các nguy cơ sau:

- Tác hại có chủ ý,

- Lửa,

- Nước,

- Côn trùng,

- Chất gây ô nhiễm

- Ánh sáng, tia cực tím (UV), tia hồng ngoại (IR),

- Nhiệt độ cực điểm hoặc dao động có hại.

Nếu các yêu cầu này không được đáp ứng, quy định đặc biệt cần được thực hiện trong quá trình xây dựng tòa nhà để ngăn ngừa những rủi ro này.

Để hạn chế tác hại của ánh nắng mặt trời, cần đặc biệt chú ý đến sự định hướng, các môi trường tự nhiên và vi khí hậu của địa điểm này.

Để giảm thiểu tác động có hại của sự thay đổi khí hậu bên ngoài, cần chú ý đặc biệt đến hướng của tòa nhà, cảnh quang và khí hậu toàn bộ của địa điểm và việc xây dựng tòa nhà.

Tòa nhà cần được thiết kế để tạo thuận lợi cho việc di chuyển kho an toàn và hỗ trợ cho việc khắc phục từ các mối đe dọa lớn, tức là xem xét các cửa thoát khói, đường thoát nước sàn và độ dốc.

Việc đánh giá sau sử dụng sẽ đảm bảo việc đáp ứng mục tiêu và đạt hiệu quả mong muốn.

4. Xây dựng tòa nhà

4.1. An ninh

Kho cần được bảo vệ chống trộm cắp, đột nhập, phá hoại và khủng bố. Cần đề phòng hỏa hoạn. Kho phải là một tòa nhà độc lập, được xây dựng cho mục đích này, hoặc một đơn nguyên độc lập trong một tòa nhà. Phải chỉ có một lối vào cho du khách. Cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa để ngăn chặn các lối vào khác được sử dụng bởi những người không được phép.Tòa nhà thiết kế cần thuận tiện để theo dõi, giám sát.

CHÚ THÍCH 1 Để biết thêm thông tin về biện pháp phòng ngừa hỏa hoạn, xem tài liệu tham khảo [8].

CHÚ THÍCH 2 Để biết thêm thông tin về an toàn trong các kho lưu trữ và thư viện xem tài liệu tham khảo [14.]

Cửa thoát hiểm phải được thiết kế để có thể dễ dàng mở ra từ bên trong và không thể mở được từ bên ngoài, trừ khi có hỏa hoạn xảy ra.

Để đảm bảo sự an toàn, các kho lưu trữ cần không có cửa sổ hoặc ánh sáng ban ngày chiếu trực tiếp hoặc chúng phải được lắp theo cách đảm bảo được sự an toàn thích hợp. (xem 5.5).

4.2. Ổn định khí hậu bên trong tòa nhà

Nhiệt độ và độ ẩm tương đối gây ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu. Bởi vậy, kho lưu trữ cần được thiết kế để cung cấp sự ổn định môi trường bên trong thích hợp cho việc bảo quản các tài liệu (xem Phụ lục C).

Điều này có thể đạt được một phần bằng cách xây dựng các bức tường bên ngoài, mái nhà và sàn của tòa nhà bằng các vật liệu mà cách lý bên trong kho với những thay đổi khí hậu từ bên ngoài, mà không bao gồm việc cung cấp và lưu thông không khí cần thiết cho cả lưu trữ bộ sưu tập và con người.

Tường, sàn và trần nhà bên trong các kho lưu trữ phải được làm bằng vật liệu có khả năng quán tính nhiệt/cách nhiệt và độ ẩm đệm cao.

Khuyến nghị áp suất không khí dương hoặc ít nhất là trung hòa trong các kho chứa để duy trì môi trường được điều hòa thích hợp, và giữ bụi, chất bẩn và không khí chưa được điều hòa xâm nhập vào phòng.

CHÚ THÍCH 1 Để biết thêm thông tin, xem tài liệu tham khảo [15].

4.3. Các yêu cầu về cấu trúc bên trong và tải trọng

Vì lý do an toàn chống cháy và kiểm soát khí hậu tốt hơn, và hạn chế tổn thất của các vốn tài trong trường hợp xảy ra cháy, kho cần được chia thành các gian.

Các bức tường (bao gồm cả cửa ra vào), sàn và trần giữa các phòng và các gian riêng và giữa các khu vực lưu trữ và các khu vực khác của tòa nhà phải được xây dựng để ngăn chặn lửa (và nước) lan sang một đơn vị lân cận.

Việc tính toán tải trọng sàn (được tính) bao gồm số lượng cụ thể và các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ, các vật chứa, và các giá cố định hoặc di động, tủ hoặc hộp đựng.

Phải có bộ phận đỡ toàn bộ kết cấu, hoặc trong các khu vực tải trọng riêng cao hơn.

Cấu hình/ hình dáng giá đỡ nên được xem xét/cân nhắc trong khi thiết kế để đảm bảo kết cấu đỡ của giá, chiều rộng lối đi, và việc di chuyển các tài liệu là thích hợp đối với các loại vật liệu và vật chứa được lưu trữ.

Cần có rãnh thoát nước nếu nước được sử dụng để phòng cháy, cùng với việc bảo vệ chống lại sự xâm nhập của nước và sinh vật có hại. Hệ thống thoát nước phải được kết cấu sao cho có thể đưa nước hoàn toàn ra khỏi tòa nhà.

Cần có không gian cho việc di chuyển các vốn tư liệu một cách an toàn và hiệu quả. Kết cấu bên trong giá đỡ và ô cửa sẽ cần phải được thiết kế để có thể an toàn, không được cản trở việc di chuyển của bộ sưu tập các tài liệu bằng tất cả các phương tiện vận chuyển có sẵn.

Tất cả các hệ thống kết cấu bên trong phải được thiết kế với thanh giằng để chống lại sự di chuyển hoặc lật nghiêng có thể dẫn đến sập đổ hoặc hư hỏng các vốn tài liệu.

5. Lắp đặt và thiết bị

5.1. Dịch vụ

Các hệ thống cáp điện, khí đốt, đặc biệt là rãnh nước, không nên được đặt tại, trên hoặc gần một phòng trong kho trừ khi cần thiết trong căn phòng đó cho một chức năng cụ thể được kết nối trực tiếp đến kho lưu trữ.

Thiết bị điều khiển hệ thống quản lý tòa nhà cần ở trong một gian phòng cháy khác so với kho lưu trữ.

5.2. Ngăn ngừa cháy

Mục đích là tránh cháy trong kho lưu trữ và làm cho lửa không lan ra bên ngoài.

CHÚ THÍCH Để biết thêm thông tin, xem Phụ lục A.

5.3. Hệ thống báo cháy

Tất cả các phần của tòa nhà phải được trang bị hệ thống báo cháy được kết nối với hệ thống báo cháy trung tâm. Một hệ thống như vậy phải tự động phản ứng khi có cháy bằng cách phát hiện khói hoặc sản phẩm cháy khác. Các thiết bị phát hiện nhiệt cần được lắp đặt như là phương pháp phát hiện duy nhất ở những khu vực như phòng máy, nơi các loại máy dò khác không phù hợp, hoặc chưa phù hợp.

Ngoài ra, tất cả các phần của tòa nhà phải được trang bị các nút báo cháy khẩn cấp cho người đang ở trong sử dụng để thông báo khi có đám cháy xuất hiện.

Hệ thống báo cháy trung tâm phải cung cấp các phương tiện để giám sát tất cả các thành phần của hệ thống và phải hiển thị tình trạng hệ thống.

Các hệ thống này phải được đặt ở vị trí thích hợp, trung tâm, thường xuyên theo dõi, hoặc theo dõi khi kho có người hoặc mở cửa. Nếu hệ thống báo cháy không nằm trên lối tiếp cận của nhân viên chữa cháy hoặc gần đó, nên lắp đặt một tín hiệu lặp lại hoặc bổ sung để phục vụ đội cứu hỏa.

5.4. Hệ thống chữa cháy

Kho lưu trữ phải được trang bị hệ thống chữa cháy. Cần xem xét những lợi ích của hệ thống phun nước tự động. Nên có hệ thống chữa cháy bằng khí hoặc nước không có chất phụ gia ở trong kho.

Hệ thống chữa cháy phải được thiết kế phù hợp với các tài liệu được lưu trữ, thiết kế của tòa nhà, xem xét kích thước của các gian phòng cháy, khối lượng kết cấu cao hơn, loại giá v.v...

CHÚ THÍCH Để biết thêm thông tin, xem Phụ lục B.

5.5. Môi trường kho lưu trữ

5.5.1. Chiếu sáng

Thiệt hại gây ra bởi ánh sáng tích dồn lại. Trong kho, cần kiểm soát cường độ, thời gian, sự phân bố phổ của bất kỳ ánh sáng nào để hạn chế thiệt hại. Các tài liệu khác nhau thì có phản ứng khác nhau với ánh sáng. Một số tài liệu dễ hỏng thì bị ảnh hưởng hơn so với một số tài liệu khác. Ánh sáng thông thường là có hại và cần được giữ ở mức độ tối thiểu.Cần loại bỏ ánh sáng trực tiếp thâm nhập vào trong tòa nhà.

Trong một tòa nhà ban đầu không được thiết kế để làm kho, nhưng đã được điều chỉnh cho mục đích này, cửa sổ tốt nhất nên được đóng hoặc ít nhất được trang bị rèm cửa hoặc mành che và/hoặc bằng cách lọc UV tia cực tím trên kính cửa sổ, UV, bức xạ có thể nhìn thấy).

Các quy định chắn sáng tương tự được khuyến nghị cho các văn phòng, phòng đọc sách công cộng và bất kỳ phòng khác trong đó các tài liệu được trưng bày/triển lãm. Tại một nơi dễ tiếp cận bên ngoài kho, phải có một công tắc trung tâm cho biết tất cả các đèn và mạch điện khác của kho đã tắt hay chưa. Cần đảm bảo rằng hệ thống chiếu sáng đã được tắt nguồn, thông qua các kiểm soát thời gian, phát hiện chuyển động, hoặc các biện pháp khác.

Phòng lưu trữ phải không được chiếu sáng nhiều hơn mức cần thiết để khôi phục và thay thế các tài liệu, kiểm tra và làm sạch phòng.

Đối với hai mục đích cuối cùng, ánh sáng mặt sàn khoảng 100 lux là đủ. Khoảng cách giữa đèn và tài liệu không được bảo vệ gần nhất cần được xem xét tùy theo nhiệt độ của đèn tạo ra.

5.5.2. Độ ẩm và nhiệt độ

Kho lưu trữ và tài liệu thư viện cần được giữ với độ ẩm tương đối thấp dưới ngưỡng hoạt động của vi sinh vật diễn ra.

Kho lưu trữ và tài liệu thư viện phải được giữ ở nhiệt độ mát, kiểm soát lý tưởng trong một tòa nhà có quán tính nhiệt và hydric cao (xem 4.2).

CHÚ THÍCH Theo hiểu biết hiện nay, nguy cơ hoạt động vi sinh tăng từ độ ẩm tương đối 60%, và tính dòn của tài liệu tăng ở độ ẩm tương đối thấp. Độ ẩm tương đối thấp nhất chấp nhận được để lưu trữ lâu dài của kho lưu trữ và thư viện vẫn đang được thảo luận. Đối với các loại tài liệu, các giới hạn khác nhau đã được đề xuất, nhưng không có thỏa thuận chung là theo nhiệt độ hay theo độ ẩm. Nhìn chung, tài liệu bền lâu ở nhiệt độ thấp hơn và độ ẩm tương đối thấp hơn. Dữ liệu trong Phụ lục B có thể được dùng làm tài liệu hướng dẫn.

5.5.3. Thông gió và chất lượng không khí

5.5.3.1. Yêu cầu chung

Mục đích của thông khí là đảm bảo chất lượng không khí thích hợp trong kho lưu trữ để giữ cho hồ sơ sạch và khô và ngăn cản vi sinh vật, bảo vệ sức khỏe bằng cách tránh bùng phát nấm mốc, và để tránh thiệt hại cho các hồ sơ.

5.5.3.2. Thông gió

Thông gió bao gồm cả trao đổi và lưu thông không khí trong khu vực kho lưu trữ. Lưu thông không khí cần thiết ở tất cả các vị trí và các mức đẻ giảm thiểu nguy cơ phát triển vi khí hậu gây vi phát triển nấm mốc. Trao đổi không khí cần thiết để tránh tạo ra khí thải từ kho, nghĩa là axit axetic và axit formic.

5.5.3.3. Các hạt

Sự tích tụ các hạt có thể làm phát triển vi sinh vật. Một số hạt chứa hydrocacbon bị đốt cháy, lưu huỳnh và các hợp chất khác có thể đe dọa kho. Hệ thống lọc hạt, nếu cần, cần phải được thiết kế cho cả hai hệ thống ống dẫn cung cấp và thu hồi khí.

Để tránh nguồn hạt từ bên trong, khuyến cáo rằng tất cả các bức tường bê tông cần được sơn lót và sơn, sàn bê tông làm cứng bằng chất kết dính để ngăn chặn sự tích lũy các hạt bên trong khu vực lưu trữ.

5.5.3.4. Chất gây ô nhiễm khí

Chất gây ô nhiễm khí có thể làm hư hại không thể phục hồi đến các kho (như sự đổi màu của kho tài liệu ảnh bằng bạc và sự biến dạng của các phim nhựa do nồng độ axit tăng ...). Hư hỏng do ô nhiễm khí được tích tụ, bị ảnh hưởng của các nhân tố môi trường khác (như độ ẩm tương đối và nhiệt độ), (Xem thêm Phụ lục D).

CHÚ THÍCH 1 Những chất gây ô nhiễm phổ biến nhất từ các nguồn bên ngoài, được tìm thấy trong phạm vi kho lưu trữ là các dạng No(x) và SO(x) do sự cháy hydrocacbon. Ozon từ các nguồn bên ngoài; có nồng độ cao hơn ở khu vực thành thị, đã được chuyển thành các dạng không hoạt động và không có nồng độ cao ở hây hết các cơ sở lưu trữ.

Các thư viện và cơ quan lưu trữ nên hạn chế việc sử dụng các nguồn VOCs và các hạt.

CHÚ THÍCH 2 Ví dụ về các nguồn chung là giấy các tông nhiều lớp, lớp bảo vệ, sơn và véc ni hoặc chứa polyurêtan, bọt mà chứa polyurêtan, silicon gắn kín axit đóng rắn và chất kết dính, sơn mài nitrat xenlulô và chất kết dính, vinyl, các chất kết dính nhạy áp mà giải phóng VOCs, polymer clorua không ổn định và các vật liệu chứa sulfua

5.6. Đồ đạc và trang thiết bị

Đồ đạc và trang thiết bị được dùng để lưu trữ các vốn tài liệu phải chịu được trọng lượng và các kích thước của vốn tài liệu

Không nên có đồ đạc và trang thiết bị nào khác ngoài những thứ phải được sử dụng để lưu trữ và xử lý tài liệu trong kho.

Các vật liệu dùng làm các đồ đạc và thiết bị phải là các chất trơ hóa học, không dễ cháy, phát xạ, hút hoặc giữ bụi. Khi bị phá vỡ trong trường hợp cháy hoặc vì lý do khác, chẳng hạn như lão hóa tự nhiên, chúng phải không có khả năng phát ra các chất có hại cho tài liệu lưu trữ, chẳng hạn các loại khí axit. Việc lựa chọn vật liệu phải giảm thiểu sự phát thải các chất độc hại, khói và bồ hóng khi có cháy.

Để đáp ứng các nguyên tắc tạo ra điều hòa môi trường ổn định (xem 4.2), không đặt các tài liệu bảo quản gần bức tường bên ngoài, cần giữ khoảng cách giữa tài liệu và tường ít nhất là 200 mm.

Trong giá nén/hoàn chỉnh cần có khe hở không nhỏ hơn 25 mm giữa các bộ giá kệ ngoài giờ làm việc để hỗ trợ việc lưu thông không khí.

Lưu trữ các hồ sơ cần được giữ cách mặt sàn ít nhất 100 mmm để tránh rủi ro hư hại do nước

Để cho phép ra vào dễ dàng cho sử dụng bình thường hay thoát hiểm, dễ dàng vào cửa thoát hiểm và cửa sử dụng bình thường, và cho phép lưu thông không khí, cần để khoảng rộng giữa các kệ (hoặc bộ giá kệ) và giữa các kệ (hoặc bộ giá kệ) và tường.

PHỤ LỤC A

(tham khảo)

HỆ THỐNG PHÒNG/NGĂN NGỪA CHÁY

Hệ thống giảm oxy không khí dựa trên sự bổ sung liên tục nitơ vào trong kho, để giữ cho nồng độ oxy dưới 15%. Điều này có nghĩa là về phương diện vật lý, không thể phát sinh hoặc lan truyền lửa. Hệ thống này khác với các hệ thống mà khi ngọn lửa phát sinh tạo ra đủ nhiệt để sinh ra một tác nhân gây cháy khác. Đây là một công nghệ hoàn toàn mới nhưng chắc chắn có hiệu quả nhất cho sắp xếp mật độ cao hoặc nén. Bất lợi của hệ thống này là tòa nhà phải được xây dựng theo tiêu chuẩn kín khí rất cao.

PHỤ LỤC B

(tham khảo)

HỆ THỐNG PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY

Hệ thống phòng cháy chữa cháy tốt bao gồm (nhưng không chỉ giới hạn): thiết bị phun nước, nước sương mù và khí trơ. Tính phù hợp của hệ thống phải được xem xét trong bối cảnh kho cụ thể, bao gồm việc xem xét độ lớn của nó, phương pháp xây dựng, điều kiện, bản chất của kho lưu trữ và hình thức sắp xếp sử dụng.

Thiết bị phun nước (cả hệ thống ống khô và ướt) có ích lợi và quen thuộc và dễ hiểu. Chúng có hiệu quả trong nhiều hoàn cảnh, mặc dù khó đảm bảo rằng đủ cấp nước đến vị trí đám cháy ở các giá xếp nén hoặc mật độ cao.

Hệ thống phun sương có ưu điểm sử dụng lượng nước ít, nên mức độ thiệt hại cho các kho tiếp giáp với đám cháy là tối thiểu. Do công nghệ này mới hơn so với các thiết bị thông thường, nên các nhà lắp đặt và người sử dụng có thể ít quen thuộc với nó. Cũng như với thiết bị phun, khó đảm bảo hiệu quả của các hệ thống phun sương ở các giá xếp nén hoặc mật độ cao.

Khi xả, hệ thống khí trơ bơm đủ khí (thường là agon hoặc nitơ) vào không gian lưu trữ để làm giảm nồng độ oxy xuống dưới 15% để lửa không thể lan truyền. Các hệ thống này chỉ phù hợp với các kho nhỏ, có thể chứa các tài liệu có giá trị cao hoặc tài liệu dễ hư hại do nước nhất. Nhược điểm của hệ thống này là tòa nhà phải được xây dựng theo tiêu chuẩn kín khí rất cao.

CHÚ THÍCH Các hệ thống phun nước hoặc phun sương được thiết kế, lắp đặt và bảo trì tốt làm hư hại rất ít so với việc dập lửa bằng tay không bao gồm hệ thống báo cháy tự động. Nguy có xả ngẫu nhiên rất nhỏ.

Khi hệ thống phòng cháy chữa cháy bằng nước được lắp đặt, cần có hệ thống thoát nước nhanh từ tất cả các không gian được bảo vệ. Cần phải có hệ thống thoát nước sàn đầy đủ, bao gồm lắp đặt máy bơm thải dầu cặn như là một biện pháp bảo vệ bổ sung. Trục, cầu thang và hệ thống thoát nước cần được thiết kế để nước thoát từ một chỗ không chảy vào chỗ khác. Các sàn trung gian trong kho có nhiều tầng cần phải không thấm nước.

Ngay cả khi trục, cầu thang và hệ thống thoát nước sẵn có, khuyến khích lắp đặt:

- Thiết bị cứu hỏa xách tay;

- Cuộn hoặc ống vòi rồng;

- Hệ thống vòi phun;

- Ống đứng khô.

Đối với hai mục đích cuối cùng, ánh sáng mặt sàn khoảng 100 lux là đủ. Khoảng cách giữa đèn và tài liệu không được bảo vệ gần nhất cần được xem xét tùy theo nhiệt độ của đèn tạo ra.

PHỤ LỤC C

(tham khảo)

KHUYẾN NGHỊ ỔN ĐỊNH KHÍ HẬU ĐỐI VỚI LƯU TRỮ DÀI HẠN CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU THƯ VIỆN

Nói chung, hạ thấp nhiệt độ và/hoặc giảm độ ẩm tương đối sẽ kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Độ ẩm tương đối cao và nhiệt độ tăng sẽ làm giảm chất lượng quá trình cũng như rủi ro bị mốc.

Đối với một số nhóm tài liệu làm bằng vật liệu mới, có các tiêu chuẩn về lưu trữ dài hạn, ví dụ các loại tài liệu ảnh khác nhau, tài liệu nghe nhìn và bản ghi âm. Đối với các tài liệu làm bằng các vật liệu truyền thống như giấy làm bằng tre (palm), giấy, giấy cói, giấy giả da và nhiều các vật liệu khác sử dụng cho các hồ sơ trên thế giới thì không có tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ cho các đối tượng này.

Tổ chức hoặc các cơ quan lưu trữ cần đánh giá điều kiện lưu trữ nào có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Môi trường bên ngoài trong các khu vực riêng cũng cần phải tính đến.

Cách tiếp cận chung nhất để kiểm soát độ ẩm tương đối và nhiệt độ là bằng cách sử dụng năng lượng máy, kiểm soát tích cực môi trường. Một cách khác, môi trường bên trong tòa nhà có thể đạt được bằng việc xây dựng các kho trong đó vật liệu xây dựng và kết cấu đóng góp vào việc giữ khí hậu ở mức mong muốn và ngăn ngừa những thay đổi lớn đối với khí hậu bên trong, bởi vậy được gọi là bị kiểm soát thụ động.

Bảng dưới đây dựa vào ISO 18934:2011.

Điều này có thể được dùng như hướng dẫn chung, nhưng nó được khuyến nghị rằng các xuất bản phẩm về chủ đề này được tham khảo chi tiết hơn về các khu vực được áp dụng, các điều kiện lưu trữ thay thế đối với các mục đích khác nhau, sự đa dạng về địa lý, v.v...

Bảng C.1 - Ổn định khí hậu

PHỤ LỤC D

(tham khảo)

HƯỚNG DẪN VỀ CÁC CHẤT Ô NHIỄM KHÔNG KHÍ

Phòng có áp suất không khí dương sử dụng quạt để di chuyển dòng không khí ổn định ra khỏi phòng, thay thế không khí trong phòng bằng không khí được lọc. Quạt có thể đẩy không khí từ bên trong hoặc hút không khí từ bên ngoài bằng cách tạo ra áp suất không khí âm ở xung quanh các địa điểm kín.

Các hệ thống xử lý không khí được ưa chuộng để tạo ra áp suất không khí dương trong các kho hồ sơ được mô tả như sau:

- các hệ thống xử lý không khí riêng cho kho hồ sơ lưu trữ;

- cách ly với các chất gây ô nhiễm (như: sàn chất tải, phòng máy hoặc dịch vụ ăn uống);

- cửa hút khí ngoài trời được lắp để hạn chế việc hạn chế bụi hoặc chất ô nhiễm, hoặc lọc không khí và trao đổi không khí đủ để duy trì chất lượng không khí (nhiệt độ, độ ẩm tương đối và mức độ các chất ô nhiễm) dựa trên độ lớn của phòng, hình thức và số lượng hồ sơ (tức là ghi lại các hợp chất hữu cơ dễ bay hơi khí thải của hồ sơ, như phim axetat...).

Để giảm ảnh hưởng của các chất khí gây ô nhiễm, nên sử dụng hệ thống lọc khí.

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] ISO 18911, Imaging materials - Processed safety photographic films- Storage practices (Tư liệu ảnh - Phim ảnh được in an toàn - Thực hành lưu trữ).

[2] ISO 18918:2000, Imaging materials - Processed photographic plates - Storage practices (Tư liệu ảnh - Tấm ảnh được in - Thực hành lưu trữ).

[3] ISO 18920:2000, Imaging materials- Processed photographic reflection prints- Storage practices (Tư liệu ảnh - Ảnh in phản chiếu được in - Thực hành lưu trữ).

[4] ISO 18923:2000, Imaging materials -Polyester base magnetic tape - Storage practices (Tư liệu ảnh - Băng từ dựa trên polyester - Thực hành lưu trữ).

[5] ISO 18925, Imaging materials - Optical disc media - Storage practices (Tư liệu ảnh - Phương tiện lưu trữ đĩa quang - Thực hành lưu trữ).

[6] National Fire Protection Association (NFPA; Quincy, MA, USA) Standard 909: Standard for the Protection of Cultural Resources (Libraries, Museums, Places of Worship and Historic Properties), 1997 (Hiệp hội PCCC Quốc gia (NFPA, Quincy, MA, USA) Tiêu chuẩn 909: Tiêu chuẩn về bảo vệ các tài nguyên văn hóa (thư viện, bảo tàng, nơi thờ cúng và di tích lịch sử) 1997).

[7] CHRISTOFFERSEN, Lars D., Zephyr: Passive climate controlled repositories: storage facilities for museum, archive and library purposes. Lund: Lund University, Department of Building Physics, 1996. 139 pp. ISRN LUTVDG/TVBH-96/3028 - SE(1-139). ISBN 91-88722-06-6 (Christoffersen Lars D., Zephyr: các kho kiểm soát khí hậu thụ động: các cơ sở lưu trữ cho các mục đích bảo tàng, lưu trữ và thư viện. Lund: Đại học Lund, Khoa Vật lý Xây dựng, 1996. 139 trang. SNRI LUTVDG / TVBH-96/3028 - SE (1-139). ISBN 91-88722-06-6).

[8] National Fire Protection Association (NFPA; Quincy, MA, USA) Standard 255: Standard Method of Test of Surface Burning Characteristics of Building Materials (Hiệp hội PCCC Quốc gia (NFPA, Quincy, MA, USA) Tiêu chuẩn 255: Phương pháp chuẩn để thử nghiệm các tính trạng cháy bề mặt vật liệu xây dựng).

[9] American Standard Test Method (ASTM) Designation E 84 (Phương pháp thử tiêu chuẩn Hoa kỳ (ASTM) Chỉ định E 84).

[10] WILSON, William K., Environmental guidelines for the storage of paper records: a technical report sponsored by the National Information Standards Organisation (USA). Bethesda, Maryland: NISO Press, 1995. 21 pp. NISO Technical Report: 1. ISRN NISO-TR01-1995. ISBN 1-880124-21-1 (WILSON, William K., Hướng dẫn về môi trường cho lưu trữ các hồ sơ giấy: báo cáo kỹ thuật được tài trợ bởi Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia (Mỹ). Bethesda, MD: NISO Press, 1995. 21 tr. NISO Báo cáo kỹ thuật 1. SNRI-NISO TR01-1995. ISBN 1-880124-21-1)

[11] PICKETT, Andrew G., Preservation and storage of sound recordings: A study supported by a grant from the Rockefeller Foundation, by A.G. Pickett and M.M. Lemcoe. Washington, DC: Library of Congress, 1959, 74 pp (PICKETT, Andrew G., bảo quản và lưu trữ các bản ghi âm: nghiên cứu được hỗ trợ bởi một khoản trợ cấp từ Rockefeller Foundation, bởi Pickett AG và MM Lemcoe. Washington, DC: Library of Congress, 1959, 74 tr).

[12] ANDERSON, Hazel and MCINTYRE, John E., Planning manual for disaster control in Scottish libraries and record offices. Edinburgh: National Library of Scotland, 1985 (ANDERSON, Hazel và MCINTYRE, John E., hướng dẫn lập kế hoạch phòng chống thiên tai trong các thư viện và cơ quan lưu trữ Scotland. Edinburgh: Thư viện Quốc gia Scotland năm 1985).

[13] BARTON, John P. and WELLHEISER, Johanna G. (eds.), An ounce of prevention: a handbook on disaster contingency planning for archives, libraries and record centres. Toronto: Toronto Area Archivist Group, 1995 (BARTON, John P. và Wellheiser Johanna G., An ounce phòng (eds.): Sổ tay về lập kế hoạch dự phòng thảm họa cho các cơ quan lưu trữ, thư viện và các trung tâm hồ sơ lưu trữ. Toronto: Nhóm các cán bộ lưu trữ khu vực Toronto, 1995)

[14] BUCHANAN, Sally, Disaster planning, preparedness and recovery for libraries and archives: a RAMP study with guidelines. Paris: UNESCO, 1988. vi, 187 pp (BUCHANAN, Sally, Lập kế hoạch thiên tai, phòng ngừa và phục hồi cho các thư viện và cơ quan lưu trữ: Nghiên cứu RAMP có hướng dẫn. Paris: UNESCO, 1988. vi, 187 trang)

[15] FORTSON, Judith, Disaster planning and recovery: a how-to-do-it manual for librarians and archivists. New York: Neal-Schuman, 1992. ix, 181 pp. ISBN 1-55570-059-4 (Fortson, Judith, Kế hoạch và Disaster Recovery: tài liệu hướng dẫn cho cán bộ thư viện và cán bộ lưu trữ. New York: Neal- Schuman, 1992. ix, 181 tr. ISBN 1-55570-059-4).

[16] BOSTON, George (ed): Safeguarding the documentary heritage: a guide to standards, recommended practices and reference literature related to the preservation of documents of all kinds. Paris: UNESCO, 1998. Memory of the World Programme, CII-98/WS/4 (BOSTON, George (bt): Bảo vệ các di sản tư liệu: Hướng dẫn tiêu chuẩn, khuyến cáo thực hành và tài liệu tham khảo liên quan đến việc bảo quản tất cả các loại tài liệu. Paris: UNESCO, 1998. Chương trình Bộ nhớ Thế giới, CII-98 / WS/4).

[17] La Conservation - Principes et réalités, Ouvrage collectif réalisé sous la direction de Jean-Paul Oddos, Paris: Éditions du Cercle de la librairie, 1995, collection Bibliothèques. 405 pp. ISBN 2-7654- 0592-1 (Bảo tồn - Nguyên tắc và thực tế, tác phẩm tập thể thực hiện dưới sự chỉ đạo của Jean-Paul Oddos, Paris: Éditions du Cercle de la librairie, Tùng thư Thư viện 405 tr. ISBN 2-7654-0592-1).

[18] CHARDOT, Paul, Le Contrôle climatique dans les bibliothèques. Paris: Direction du livre et de la lecture. 1989 (CHARDOT, Paul, Kiểm soát khí hậu trong các thư viện. Paris: Vụ Quản lý Sách và Việc đọc. 1989)

[19] IFLA, Principles for the care and handling of library material, compiled and edited by Edward P. Adcock with the assistance of Marie-Thérèse Varlamoff and Virginie Kremp. IFLA PAC (International Preservation Issues, 1), 1998. 72 pp. ISBN 2-912743-00-1 (IFLA, Nguyên tắc cho việc bảo dưỡng và xử lý các tài liệu thư viện, biên soạn và chỉnh sửa bởi Edward P. Adcock với sự giúp đỡ của Marie- Thérèse Varlamoff và Virginie Kremp. IFLA PAC (Các vấn đề bảo quản quốc tế 1), năm 1998. 72 tr. ISBN 2-912743-00-1).