QUYẾT ĐỊNH

Về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông,

Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức. 
     

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quyết định này quy định về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu của tất cả các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quyết định này áp dụng đối với:

a) Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

b) Cơ quan các cấp của Đảng, Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân, Viện kiểm sát, Tòa án nhân dân và các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế có hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu có nhu cầu kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.

2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức khác không thuộc các đối tượng nêu tại Khoản 1 Điều này xây dựng mã định danh điện tử cơ quan, tổ chức theo quy định tại Quyết định này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quyết định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Mã định danh điện tử là một ký tự hoặc một nhóm các ký tự tạo thành một giá trị phần tử dữ liệu được sử dụng để nhận diện hoặc đặt tên cho một đối tượng và có khả năng biểu thị các thuộc tính nhất định của đối tượng đó.

2. Lược đồ định danh là hệ thống cung cấp các mã định danh điện tử cho các đối tượng được đăng ký.

3. Lược đồ định danh cơ quan, tổ chức là một lược đồ định danh được sử dụng cho việc xác định duy nhất của các cơ quan, tổ chức.

4. Mã xác định cấu trúc (Code Designator, CD) là phần tử dữ liệu được sử dụng để định danh duy nhất một lược đồ định danh cơ quan, tổ chức.

5. Giá trị mã xác định cấu trúc là mã định danh điện tử được cung cấp cho một lược đồ định danh cơ quan, tổ chức cụ thể.

6. Mã định danh điện tử cơ quan, tổ chức (Organization Identifier, OI) là mã định danh điện tử được gán cho một cơ quan, tổ chức trong một lược đồ định danh cơ quan, tổ chức và duy nhất trong lược đồ đó.

7. Cơ quan, tổ chức phát hành là cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, quản lý và quản trị một lược đồ định danh cụ thể.

8. Các bộ, ngành, địa phương là tên gọi chung các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp.

Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Cấu trúc định danh điện tử cơ quan, tổ chức

Cấu trúc định danh điện tử cơ quan, tổ chức gồm hai thành phần sau đây:

1. Thành phần thứ nhất: Mã xác định cấu trúc (CD)

a) Mã xác định cấu trúc được sử dụng để định danh duy nhất một lược đồ định danh cơ quan, tổ chức. Mã xác định cấu trúc là duy nhất, được cấp một lần và không được cấp lại;

b) Mã xác định cấu trúc là số nguyên, độ dài thay đổi, tối đa 04 chữ số. Giá trị mã xác định cấu trúc là toàn bộ các số nguyên dương từ 1 đến 9999. Khi trao đổi giữa các hệ thống, mã xác định cấu trúc được truyền dưới dạng độ dài cố định 4 chữ số, do đó cần phải bổ sung các số 0 đứng đầu để bảo đảm dạng thức 04 chữ số nếu giá trị mã xác định cấu trúc nhỏ hơn 1000;

c) Giá trị mã xác định cấu trúc được sử dụng tuần tự bắt đầu từ 1.

2. Thành phần thứ hai: Mã định danh điện tử của một cơ quan, tổ chức trong một lược đồ định danh (OI).

a) Một cơ quan, tổ chức được định danh trong một lược đồ định danh bởi mã định danh điện tử duy nhất được cấp phát cho cơ quan, tổ chức đó;

b) Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức có độ dài thay đổi, tối đa 35 ký tự và có cấu trúc tuân thủ theo lược đồ định danh đã được đăng ký.

Điều 5. Cấu trúc mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức trong lược đồ định danh

1. Mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương là mã định danh cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định hiện hành.

Giá trị mã xác định cấu trúc trong lược đồ định danh của cơ quan bộ, ngành, địa phương là 1.

Trong trường hợp mã định danh cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành chưa đủ đáp ứng để các bộ, ngành, địa phương xây dựng mã định danh điện tử cho tất cả các cấp cơ quan, đơn vị trực thuộc, các bộ, ngành, địa phương đó tự quy định mã định danh điện tử cho các cơ quan từ cấp 5 trở đi và thực hiện theo Khoản 3 Điều này. 4 cấp đầu tiên thực hiện theo quy định về mã định danh cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử.

2. Mã định danh điện tử của doanh nghiệp và các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được thành lập theo Luật doanh nghiệp là mã số doanh nghiệp của doanh nghiệp đó theo quy định của pháp luật hiện hành.

Giá trị mã xác định cấu trúc trong lược đồ định danh của doanh nghiệp là 2.

3. Mã định danh điện tử của hợp tác xã và các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã được thành lập theo Luật hợp tác xã là mã số hợp tác xã của hợp tác xã đó theo quy định của pháp luật hiện hành.

Giá trị mã xác định cấu trúc trong lược đồ định danh của hợp tác xã là 3.

4. Mã định danh điện tử của hộ kinh doanh được thành lập theo quy định là mã số hộ kinh doanh của doanh nghiệp đó theo quy định của pháp luật hiện hành.

Giá trị mã xác định cấu trúc trong lược đồ định danh của hộ kinh doanh là 4.

5. Các cơ quan, tổ chức khác ngoài các đối tượng quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 và Khoản 4 Điều này có thể sử dụng lại toàn bộ hoặc một phần cấu trúc mã định danh điện tử đã có để làm mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức mình hoặc tự xây dựng mới cấu trúc mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức.

Khuyến khích việc sử dụng lại cấu trúc mã định danh điện tử đã có để nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm tài nguyên số.

Điều 6. Xây dựng lược đồ định danh của cơ quan, tổ chức

1. Lược đồ định danh của các bộ, ngành, địa phương theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Quyết định này được quy định tại Phụ lục I. Lược đồ định danh của doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Quyết định này được quy định tại Phụ lục II. Lược đồ định danh của hợp tác xã theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Quyết định này được quy định tại Phụ lục III. Lược đồ định danh của hộ kinh doanh theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Quyết định này được quy định tại Phụ lục IV.

2. Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng lược đồ định danh mới cho các đối tượng nêu tại Khoản 1 Điều này khi có sự thay đổi về lược đồ định danh theo quy định tại Quyết định này.

3. Các cơ quan, tổ chức theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Quyết định này xây dựng lược đồ định danh cơ quan, tổ chức mình và gửi về Bộ Thông tin và Truyền thông để tổng hợp phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu và bảo đảm mã xác định cấu trúc không bị trùng lặp.

4. Đối với lược đồ định danh cơ quan, tổ chức được xây dựng mới, phải có các thông tin cơ bản sau:

a) Giá trị mã xác định cấu trúc;

b) Tên của lược đồ định danh;

c) Dự kiến mục đích, phạm vi áp dụng của lược đồ định danh;

d) Thông tin của cơ quan, tổ chức phát hành (tên, địa chỉ, điện thoại, email, người đại diện, thông tin liên hệ của người đại diện);

đ) Cấu trúc mã định danh của cơ quan, tổ chức, bao gồm:

- Số ký tự và ý nghĩa của chúng (nếu có);

- Định danh các ký tự kiểm tra (nếu có);

- Các yêu cầu hiển thị (nếu có).

e) Nội dung mô tả các cơ quan, tổ chức thuộc lược đồ định danh (không quá 100 từ);

g) Lưu ý khi sử dụng mã.

5. Đối với trường hợp sửa đổi, bổ sung các mục trong lược đồ định danh đã có, lược đồ định danh sửa đổi phải thể hiện các thông tin sau đây:

a) Mã xác định cấu trúc đã sử dụng trước đó của lược đồ định danh cần sửa đổi/bổ sung;

b) Thông tin của cơ quan, tổ chức phát hành gốc;

c) Ngày và lý do hết hiệu lực của mã xác định cấu trúc (nếu lược đồ định danh cơ quan, tổ chức không còn được sử dụng);

d) Các thông tin sửa đổi, bổ sung.

6. Trường hợp lược đồ định danh của cơ quan, tổ chức có sửa đổi các thông tin về tên cơ quan, tổ chức phát hành và cấu trúc mã định danh của cơ quan, tổ chức, phải sử dụng giá trị mã xác định cấu trúc mới.

7. Trường hợp lược đồ định danh cơ quan, tổ chức không được tiếp tục sử dụng, mã xác định cấu trúc của lược đồ định danh cơ quan, tổ chức đó phải được lưu lại lịch sử (ngày, tháng, năm, lý do không còn được hỗ trợ) và không được sử dụng lại.

Điều 7. Liên kết giá trị mã xác định cấu trúc và mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức

1. Đối với mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 5 Quyết định này, khi trao đổi thực tế giữa các hệ thống thông tin, không truyền đi giá trị mã xác định cấu trúc (giá trị 1 và 2). Xem minh họa tại Phụ lục V Quyết định này.

2. Đối với mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức khác, các giá trị mã xác định cấu trúc được truyền dưới dạng độ dài cố định 4 ký tự; vị trí của mã xác định cấu trúc nằm ngay trước (bên trái) mã định danh cơ quan, tổ chức; sử dụng dấu phân tách là dấu gạch ngang (-). Xem minh họa tại Phụ lục V Quyết định này.

Điều 8. Thu thập, lưu trữ và chia sẻ mã định danh cơ quan, tổ chức

1. Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm phát triển Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam đáp ứng các yêu cầu về quản lý, sử dụng mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức theo Quyết định này để phục vụ kết nối, liên thông các hệ thống thông tin trong toàn quốc thông suốt, thống nhất.

2. Các lược đồ định danh, giá trị mã xác định cấu trúc và mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức quy định tại Quyết định này được lưu trữ, quản lý trong Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam.

3. Các cơ quan, tổ chức quy định tại Khoản 1 Điều 2 Quyết định này có trách nhiệm cung cấp, cập nhật mã định danh cơ quan, tổ chức của mình vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam. Việc cập nhật được thực hiện tự động thông qua kết nối hệ thống hoặc thủ công tùy thuộc vào mức độ sẵn sàng của các hệ thống.

4. Bộ Thông tin và Truyền thông chia sẻ lược đồ định danh cơ quan, tổ chức, giá trị mã xác định cấu trúc và mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam cho các cơ quan, tổ chức khai thác, sử dụng.

Điều 9. Hiệu lực thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày      tháng     năm 2019.

2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhan dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

3. Trong quá trình thực hiện các nội dung của Quyết định này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần phản ánh kịp thời về Bộ Thông tin và Truyền thông để xem xét hướng dẫn hoặc tổng hợp báo cáo cấp có thẩm quyền.

4. Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành, địa phương liên quan hướng dẫn và giúp Thủ tướng Chính phủ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quyết định này./.

PHỤ LỤC I

LƯỢC ĐỒ ĐỊNH DANH CƠ QUAN BỘ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG

(Kèm theo Quyết định số             /2019/QĐ-TTg ngày       tháng      năm 2019
của Thủ tướng Chính phủ)

PHỤ LỤC II

LƯỢC ĐỒ ĐỊNH DANH DOANH NGHIỆP

(Kèm theo Quyết định số             /2019/QĐ-TTg ngày       tháng      năm 2019
của Thủ tướng Chính phủ)

PHỤ LỤC III

LƯỢC ĐỒ ĐỊNH DANH HỢP TÁC XÃ

(Kèm theo Quyết định số             /2019/QĐ-TTg ngày       tháng      năm 2019
của Thủ tướng Chính phủ)

PHỤ LỤC IV

LƯỢC ĐỒ ĐỊNH DANH HỘ KINH DOANH

(Kèm theo Quyết định số             /2019/QĐ-TTg ngày       tháng      năm 2019
của Thủ tướng Chính phủ)

PHỤ LỤC V

VÍ DỤ MINH HỌA VIỆC CẤU TRÚC MÃ ĐỊNH DANH
CƠ QUAN, TỔ CHỨC

(Kèm theo Quyết định số             /2019/QĐ-TTg ngày       tháng      năm 2019
của Thủ tướng Chính phủ)

1. Ví dụ minh họa về mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức

a) Ví dụ 1

b) Ví dụ 2

c) Ví dụ 3

d) Ví dụ 4

2. Ví dụ về sự truyền phát có sử dụng cấu trúc định danh

Ví dụ này nhằm minh họa các trường hợp có thể xảy ra khi truyền đi cấu trúc định danh giữa các hệ thống. Quy định cụ thể tại Phần VI của Hướng dẫn này.