Thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần: Hồ sơ, lưu ý

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần được thực hiện khi doanh nghiệp không đảm bảo hoạt động hiệu quả. Vậy hồ sơ tạm ngừng cần gì? Công ty cần lưu ý điều gì?

1. Tạm ngừng kinh doanh là gì?

Trong quá trình vận hành, việc kinh doanh khó khăn là điều mà mỗi doanh nghiệp đều đã, đang và sẽ phải đối mặt với rất nhiều lý do như:

- Sự biến động của nền kinh tế tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập;

- Thay đổi cơ cấu tổ chức – nhân sự;

- Phương án kinh doanh và việc triển khai không đem lại hiệu quả…

Trước những thách thức này, công ty buộc phải điều chỉnh, đưa ra quyết định đối với việc kinh doanh của mình. Thay vì giải thể hoặc phá sản, pháp luật doanh nghiệp cho phép công ty có thêm lựa chọn khác để điều chỉnh lại là “tạm ngừng kinh doanh”.  

Đây có thể hiểu là tình trạng pháp lý “đóng băng” hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian nhất định và được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Hết khoảng thời gian này, công ty có thể hoạt động trở lại như bình thường.

2. Quy trình thực hiện thủ tục

Công ty có thể tiến hành thủ tục tạm ngừng với quy trình, hồ sơ như sau:

2.1 Nộp hồ sơ

Công ty có thể nộp hồ sơ bằng một trong ba cách:

- Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi đặt trụ sở chính;

- Nộp qua dịch vụ bưu chính;

- Nộp online tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

*Lưu ý: Các doanh nghiệp tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh bắt buộc thực hiện thủ tục bằng hình thức online. Ngoài ra, khuyến khích các doanh nghiệp ở tỉnh khác sử dụng phương thức này để được miễn phí, lệ phí theo quy định cũng như tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hồ sơ.

2.2. Thời hạn giải quyết 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp về tình trạng của hồ sơ.

2.3 Nhận kết quả

- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy xác nhận về việc tạm ngừng kinh doanh. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

- Công ty có thể nhận kết quả giải quyết hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:

(i) Nhận tại Bộ phận một cửa - Phòng ĐKKD

Người nhận kết quả phải chuẩn bị các giấy tờ sau:

- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;

- Thông báo hồ sơ hợp lệ;

- Trường hợp người đến nhận kết quả là người được ủy quyền, cần nộp kèm: Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ sau: Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

(ii) Nhận qua dịch vụ bưu chính

Hiện nay, gần như đa số các cơ quan đăng ký kinh doanh đều hỗ trợ việc nộp và trả kết quả thông qua dịch vụ bưu chính. Doanh nghiệp liên hệ với Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở để đăng ký nhận chuyển phát bằng cách cung cấp mã biên nhận, địa chỉ email và nhập mã capcha xác nhận.

*Phí, lệ phí thực hiện thủ tục: Không.

3. Hồ sơ, thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần

Theo Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có nhu cầu tạm ngừng hoạt động cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

- Bản sao Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc tạm ngừng hoạt động công ty;

- Quyết định của Hội đồng quản trị về việc tạm ngừng hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần;

- Thông báo tạm ngừng kinh doanh;

- Trong trường hợp người thực hiện hồ sơ là người được uỷ quyền thì nộp kèm: Văn bản ủy quyền và bản sao Giấy tờ pháp lý của người đó (Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).

*Chú ý:

- Không sử dụng kim bấm để bấm hồ sơ (sử dụng ghim kẹp); 

- Không viết tay vào các giấy tờ trong hồ sơ.

4. Lưu ý khi tạm ngừng hoạt động công ty

- Hiện nay, pháp luật không có quy định hạn chế về số lần doanh nghiệp được tạm ngừng kinh doanh nhưng căn cứ nội dung Khoản 1 Điều 66 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi lần thông báo tạm ngừng thì thời gian tạm ngừng của doanh nghiệp không được quá 01 năm. Như vậy, nếu hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh nhưng xét thấy có nhu cầu, doanh nghiệp vẫn có thể làm thủ tục nhằm gia hạn việc tạm ngừng, thời hạn tối đa là 01 năm.

- Theo Khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được phép bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không ký hợp đồng mới hoặc xuất hóa đơn nhưng vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ:

• Nộp thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp còn nợ;
• Thanh toán nợ tồn đọng;
• Nếu không có thỏa thuận khác, công ty phải hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động.

- Ngoài ra, công ty trước khi tạm ngừng phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị coi là tự ý tạm ngừng mà không thông báo và bị áp dụng hình thức phạt hành chính lên đến 10 triệu đồng (Căn cứ: Khoản 1 Điều 63 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

- Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 65/2020/TT-BTC), nếu công ty tạm ngừng hoạt động trọn vẹn năm tài chính (từ 01/01 - 31/12) thì sẽ được miễn thuế môn bài và không phải nộp các loại tờ khai thuế nếu:

• Gửi thông báo tạm ngừng hoạt động trước ngày 30/01;
• Chưa nộp lệ phí môn bài đối với năm tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trên đây là nội dung về thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần. Nếu còn câu hỏi cần giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được tư vấn, trao đổi trong thời gian sớm nhất.