Biên bản họp HĐTV về việc tạm ngừng hoạt động công ty

1. Biên bản họp Hội đồng thành viên là gì?

Theo nội dung Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên (HĐTV) là văn bản ghi nhận, tổng hợp những nội dung diễn ra trong cuộc họp tại cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Biên bản họp được lập với mục đích:

- Nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện thủ tục (Ví dụ: thủ tục tạm ngừng hoạt động của doanh nghiệp theo Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);

- Lưu giữ và sử dụng trong nội bộ (Ví dụ: tra cứu, sao chụp…).

2. Mẫu Biên bản họp HĐTV về việc tạm ngừng hoạt động công ty mới nhất

Là cơ quan có quyền tổ chức lại, yêu cầu giải thể hoặc phá sản trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên nên HĐTV có quyền tổ chức họp bàn về việc tạm ngừng hoạt động đối với công ty (Căn cứ: Khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp).

Điều này đã được chỉ rõ tại Khoản 2 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trong đó cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu người thực hiện thủ tục phải nộp Biên bản họp của HĐTV về việc tạm ngừng khi thực hiện thủ tục.

Dưới đây là mẫu Biên bản họp do LuatVietnam xây dựng:

BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY…..
(V/v: Tạm ngừng hoạt động doanh nghiệp)

Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp:…, địa chỉ: …, chúng tôi gồm:

Những thành viên không tham dự cuộc họp:

Sau khi bàn bạc và thỏa thuận, các thành viên tham gia phiên họp đại diện cho …% vốn điều lệ tương ứng với …% tổng số phiếu có quyền biểu quyết thống nhất thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp

1.1 Chủ tọa

Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;

Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.

1.2 Thư ký

Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;

Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.

Biểu quyết:                             Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết

2. Tạm ngừng kinh doanh Công ty

- Thời hạn tạm ngừng: từ……đến…….

- Lý do tạm ngừng: …………

Biểu quyết:                             Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết

3. Cam kết của Công ty

- Công ty cam kết không còn nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính với cơ quan nhà nước;

- Công ty cam kết thanh toán nợ tồn đọng, giải quyết xong quyền lợi cho người lao động trước thời điểm tạm ngừng hoạt động;

- Cam kết thông báo cho các đối tác, khách hàng của mình biết về việc tạm ngừng kinh doanh có thời hạn.

Biểu quyết:                             Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết

4. Các quyết định được thông qua: Tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.

6. Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp: ….

Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.

3. Lưu ý khi kê khai Biên bản họp của HĐTV

Khi điền thông tin tại Biên bản họp HĐTV bàn về việc tạm ngừng hoạt động, thư ký cuộc họp cần lưu ý:

- Nếu trong cuộc họp có người được ủy quyền tham dự bởi thành viên vắng mặt, ban tổ chức yêu cầu người đó xuất trình văn bản ủy quyền và ghi nhận vào Biên bản. Lúc này, văn bản ủy quyền sẽ trở thành một phần của Biên bản họp và có thể nộp kèm khi làm thủ tục;

- Trong trường hợp các thành viên dự họp đủ thì chỉ cần ghi “Không” tại phần “Những thành viên không tham dự cuộc họp”;

- Thời hạn tạm ngừng: tối đa là 01 năm (theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);

- Quy đổi phiếu biểu quyết tại cuộc họp: Công ty có thể lựa chọn mệnh giá bất kì sao cho phù hợp để quy đổi phiếu biểu quyết (Ví dụ: Quy đổi 1 phiếu biểu quyết = 10.000 đồng);

- Trường hợp có thành viên không đồng ý thông qua, biên bản họp phải ghi nhận thông tin đó (Ví dụ: Họ tên người phản đối, lý do…). Nếu không có ai phản đối thì ghi "Không có" tại phần này.

Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐTV về việc tạm ngừng hoạt động công ty được xây dựng theo quy định pháp luật hiện nay. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trọ trong thời gian sớm nhất.