Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký thuế công ty cổ phần

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký thuế công ty cổ phần có bắt buộc phải thực hiện không? Trong trường hợp nào? Quy trình, hồ sơ được quy định thế nào?

1. Những điều cần biết khi thay đổi nội dung đăng ký thuế

1.1 Việc thông báo thay đổi có bắt buộc không?

Khi thực hiện việc đăng ký thuế, nghĩa là công ty kê khai các thông tin định danh của mình với cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm phục vụ việc nộp thuế. Vậy khi thay đổi những thông tin này, công ty có cần làm thủ tục thông báo không?

Khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 đã nêu rõ, khi thay đổi một trong những nội dung sau, công ty phải thông báo với Sở Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở:  

- Ngành, nghề kinh doanh;

- Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (trừ công ty niêm yết);

- Nội dung khác có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (thông tin kê khai thuế thuộc trường hợp này).

Cụ thể hơn, theo Khoản 1 Điều 59 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

Điều 59. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế

1. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký thuế mà không thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, trừ thay đổi phương pháp tính thuế, doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Do vậy có thể kết luận, việc công ty cổ phần thông báo với cơ quan có thẩm quyền về thay đổi thông tin đăng ký thuế là thủ tục bắt buộc.

1.2 Thông tin đăng ký thuế nào có thể thay đổi?

Khi đăng ký thành lập công ty cổ phần, người soạn hồ sơ phải kê khai nhưng thông tin về thuế sau cho Sở Kế hoạch và Đầu tư:

• Thông tin về Giám đốc/Tổng giám đốc;
• Thông tin về Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán (nếu có);
• Địa chỉ nhận thông báo thuế;
• Ngày bắt đầu hoạt động;
• Hình thức hạch toán;
• Năm tài chính;
• Tổng số lao động;
• Có hoạt động theo dự án BOT/BTO/BT/BOO, BLT, BTL, O&M hay không.

Trên thực tế, doanh nghiệp thường chỉ thay đổi những thông tin sau:

• Thông tin về Giám đốc/Tổng giám đốc;
• Thông tin về Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán;
• Địa chỉ nhận thông báo thuế;
• Số lượng lao động.

*Lưu ý: Việc thay đổi đăng ký thuế chỉ áp dụng khi không làm thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (trừ thay đổi phương pháp tính thuế).

2. Quy trình thực hiện thủ tục

Việc xử lý hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế được áp dụng theo Khoản 2 Điều 59 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể:

2.1 Nộp hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, người thực hiện thủ tục có thể nộp hồ sơ bằng một trong ba cách:

• Nộp tại Bộ phận một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

*Lưu ý: Khuyến khích người nộp hồ sơ thực hiện thủ tục bằng phương thức online để tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế tối đa tình trạng thất lạc giấy tờ, tài liệu.

2.2. Phòng ĐKKD xử lý hồ sơ 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ công ty, Phòng ĐKKD gửi Giấy biên nhận (bản giấy hoặc bản .pdf đính kèm email và tài khoản đăng ký trực tuyến) cho người nộp hồ sơ. Đồng thời, Phòng ĐKKD kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nhập dữ liệu lên hệ thống và xin ý kiến từ cơ quan thuế quản lý trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Trường hợp công ty có nhu cầu, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

2.3 Công ty nhận kết quả

- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký thuế. Ngược lại, công ty sẽ nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ bằng văn bản.

- Doanh nghiệp có thể chọn một trong các phương thức nhận kết quả sau:

(i) Nhận kết quả tại bộ phận một cửa phòng ĐKKD

Người nhận phải mang các giấy tờ sau:

- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;

- Trường hợp người nhận là người được ủy quyền, cần nộp kèm:

• Văn bản ủy quyền từ công ty cổ phần để thực hiện công việc;
• Bản sao một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ sau: Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

(ii) Nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính

Doanh nghiệp đăng ký thông tin chuyển phát tại Hệ thống tiện ích hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp thuộc lên Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi quản lý công ty cổ phần.

3. Hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế công ty cổ phần

Áp dụng Điều 59 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP và biểu mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, công ty cần nộp:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế;

- Nếu người thực hiện thủ tục là do công ty ủy quyền thì phải nộp: Văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các loại Giấy tờ chứng thực cá nhân (Thẻ Căn cước/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).

4. Mức phạt vi phạm thay đổi thông tin đăng ký thuế

Khi có sự thay đổi thông tin đăng ký thuế thì công ty phải làm hồ sơ thông báo gửi Phòng ĐKKD trong thời hạn 10 ngày. Theo Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu vi phạm doanh nghiệp sẽ:

• Bị phạt tối đa 01 triệu đồng trong trường hợp thông báo muộn từ 01 – 30 ngày;
• Bị phạt từ 01 – 03 triệu đồng trong trường hợp thông báo muộn từ 31 – 90 ngày;
• Bị phạt từ 03 – 05 triệu đồng trong trường hợp không thông báo.

Trên đây là nội dung thủ tục thay đổi nội dung đăng ký thuế công ty cổ phần. Trên thực tế làm thủ tục có thể phát sinh thêm những tình huống khác, do vậy nếu có nhu cầu thuê dịch vụ để thực hiện công việc, quý khách hành vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.