Hồ sơ và những lưu ý khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Hiện nay thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể chuẩn đang được rất nhiều người quan tâm. Vậy hồ sơ và những lưu ý khi thực hiện thủ tục này được quy định thế nào?

1. Hộ kinh doanh là gì? Hộ kinh doanh có những ưu điểm gì?

Theo Khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

1. Hộ kinh doanh do một cá nhân […] đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. […] Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh […] là chủ hộ kinh doanh.

Đây là mô hình hoạt động được nhiều thương nhân đơn lẻ lựa chọn để kiếm lợi nhuận bởi những ưu thế như:

- Quy mô nhỏ gọn, quản lý đơn giản;

- Chế độ chứng từ sổ sách kế toán đơn giản;

- Được áp dụng chế độ thuế khoán.

- Có thể hoạt động kinh doanh tại nhiều địa điểm, không còn bị giới hạn số lao động.

…

Như vậy có thể thấy, trong trường hợp quý khách hàng ít vốn, không muốn ràng buộc nhiều về việc quản lý phức tạp cũng như các thủ tục thuế, đồng thời không yêu cầu nhiều về phát hành và sử dụng hóa đơn thì hộ kinh doanh là một lựa chọn hợp lý để bắt đầu kinh doanh. 

2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể chuẩn theo luật mới

Theo Khoản 2 Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để thành lập hộ kinh doanh thì cần những giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (tại Phụ lục III-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

Ngoài ra, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị:

- Một trong những loại giấy tờ pháp lý của chủ hộ kinh doanh (bản sao): CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực;

- Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) nếu người thực hiện thủ tục không phải chủ hộ.

3. Quy trình nộp hồ sơ

- Cơ quan giải quyết: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh. Theo Điều 14 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định, cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh chính là Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Quy trình nộp:

• Bước 1: Các cá nhân, nhóm cá nhân hoặc đại diện hộ gia đình muốn đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể phải gửi hồ sơ đến Phòng Tài chính - Kế hoạch;
• Bước 2: Phòng Tài chính - Kế hoạch tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc.
• Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, người thực hiện thủ tục sẽ nhận được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, Phòng Tài chính – Kế hoạch sẽ gửi văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi bổ sung.

- Cách thức đăng ký: Hiện nay hồ sơ thành lập hộ kinh doanh có thể trực tiếp nộp trực tiếp tại UBND quận/huyện hoặc nộp online theo hướng dẫn của từng địa phương. (Ví dụ, tại Hà Nội, người dân có thể làm thủ tục online bằng cách truy cập địa chỉ http://123.25.28.178/dkkdqh/ để đăng ký tài khoản và nộp hồ sơ).

4. Lưu ý khi đăng ký hộ kinh doanh

Thành lập hộ kinh doanh không phải là thủ tục khó, tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa nắm được một số điều kiện quan trọng dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức khi tiến hành. Để việc đăng ký diễn ra thuận lợi, người soạn thảo hồ sơ cần lưu ý:

4.1 Đối tượng được phép thành lập hộ kinh doanh cá thể

Nội dung Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP đã chỉ rõ, các đối tượng được quyền thành lập hộ kinh doanh cá thể là người Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Một người chỉ đứng tên cho một hộ kinh doanh xét trên phạm vi cả nước. Do vậy, trong trường hợp người này đã là chủ một hộ kinh doanh trước đó, mặc dù không kinh doanh từ rất lâu rồi nhưng vẫn chưa tiến hành giải thể thì vẫn không thể đứng tên trên hộ kinh doanh mới, nói một cách đơn giản hơn thì muốn lập hộ kinh doanh mới thì phải giải thể hộ kinh doanh cũ.

4.2 Tên hộ kinh doanh

Theo Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh cũng có tên gọi riêng như doanh nghiệp, tên của hộ kinh doanh sẽ gồm 2 thành tố: "Hộ kinh doanh” và tên riêng. Tuy nhiên khi tiến hành lựa chọn tên, chủ hộ cần lưu ý:

- Không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” vì dễ gây nhầm lẫn với loại hình doanh nghiệp;

- Không được trùng với tên riêng của những hộ kinh doanh khác đã đăng ký trong phạm vi cấp huyện;

- Tuyệt đối không dùng từ ngữ hay ký hiệu vi phạm đến truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Trên thực tế, có rất nhiều cửa hàng tiến hành kinh doanh tự phát, tự gọi tên trước khi làm thủ tục đăng ký. Do vậy, chủ hộ nên chuẩn bị dự phòng thêm một số cái tên nữa để tránh trường hợp tên cửa hàng (khi chưa lập hộ kinh doanh) đã được đăng ký trước bởi một hộ kinh doanh khác.

4.3 Địa điểm lập hộ kinh doanh

Địa điểm kinh doanh là nơi hộ kinh doanh hoạt động. Một hộ có thể hoạt động tại nhiều địa điểm nhưng phải chọn một nơi để đăng ký và phải thông báo cho cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường đối với các địa điểm kinh doanh còn lại.

Nếu địa chỉ dự kiến lập hộ kinh doanh là nhà thuê, mượn nên trước khi làm thủ tục, chủ hộ phải xác minh rõ những điều sau với bên cho thuê:

- Đã có ai lập hộ kinh doanh ở đó chưa?

- Nếu có, hộ kinh doanh này đã được giải thể chưa?

- Giấy tờ, tài liệu xác minh hợp pháp (Ví dụ: Xác nhận của UBND quận/huyện đối với địa điểm).

Đồng thời, theo Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Mục I Công văn 2544/BXD-QLN ngày 19/11/2009 của Bộ Xây dựng, hộ kinh doanh không được phép thành lập tại chung cư được xây dựng cho mục đích để ở. Bên cạnh đó, không được lập hộ kinh doanh trên địa chỉ thuộc khu quy hoạch của Nhà nước.

4.4 Vốn điều lệ

Đây là một trong những câu hỏi thắc mắc thường thấy khi các thương nhân đơn lẻ muốn lập hộ kinh doanh.

Hiện nay, pháp luật không quy định số vốn tối thiểu hay tối đa khi đăng ký, nhưng hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng tất cả tài sản trong trường hợp hoạt động thua lỗ, nợ nần (chứ không chỉ là chịu trách nhiệm trên số vốn đã đăng ký). Hơn nữa, vốn điều lệ là một trong những yếu tố để cơ quan thuế áp dụng mức thuế tương ứng cho hộ kinh doanh.

Do vậy, chủ hộ nên cân nhắc và lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp (không quá cao so với số tài sản thực có dùng để kinh doanh).

4.5 Ngành, nghề kinh doanh

Hộ kinh doanh được quyền đăng ký nhiều ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Muốn kinh doanh ngành nào thì chủ hộ có quyền ghi ngành nghề đó trên hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc lựa chọn mã ngành nghề muốn đăng ký nếu làm thủ tục đăng ký online.

Theo Điều 89 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh được lựa chọn ngành, nghề đầu tư có điều kiện kể từ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và phải đảm bảo duy trì trong suốt quá trình hoạt động.

4.6 Phí, lệ phí thành lập

Theo Điểm g Khoản 2 Điều 5 Thông tư 85/2019/TT-BTC, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh sẽ căn cứ điều kiện kinh tế - xã hội tại địa phương nơi hộ kinh doanh đăng ký thành lập để quy định mức thu phí, lệ phí phù hợp. Do vậy, tùy từng địa phương mà mức lệ phí thành lập sẽ khác nhau nên để chắc chắn thì người thực hiện thủ tục nên hỏi cán bộ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.

Trên đây là một số nội dung cơ bản về hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo quy định mới nhất hiện nay. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ LuatVietnam để được hỗ trợ và tư vấn thêm.