Thủ tục pháp lý doanh nghiệpKhi nào phải chốt sổ BHXH cho người lao động? Ai là người có trách nhiệm chốt sổ BHXH? Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động được quy định như thế nào?
I. Khi nào phải chốt sổ BHXH cho người lao động?
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội và là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định.
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không còn làm việc ở công ty nữa, khi lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động.
II. Ai là người có trách nhiệm chốt sổ BHXH?
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà doanh nghiệp đã giữ lại của người lao động.
Xác nhận sổ BHXH là việc ghi thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN của người tham gia.
Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).
Đối với doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đầy đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định.
Cơ quan BHXH sẽ xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ các chế độ cho người lao động thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền doanh nghiệp còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
III. Thủ tục chốt sổ BHXH
Để chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì đầu tiên cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ việc.
Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội cho cơ quan Bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động sẽ tiến hành thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động, cụ thể như sau:
1. Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát, in tờ rời đến năm 2016 hoặc sổ BHXH đã được bảo lưu đơn vị trước đó nếu tiếp tục tham gia tại đơn vị sau; doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục báo giảm và đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN thì doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH với thành phần như sau:
- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ) hoặc Tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới);
- Các tờ rời sổ BHXH;
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
2. Trường hợp sổ BHXH đang được cơ quan BHXH rà soát theo phiếu giao nhận hồ sơ 626 hoặc 320 (cũ) thì doanh nghiệp nộp Phiếu yêu cầu xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN cho người lao động đến cơ quan BHXH.
Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội có thể nộp trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm xã hội, nộp qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tuyến qua mạng.
Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội để người lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị mới, chậm nhất là đến 30 ngày khi người lao động nghỉ việc tại công ty, nếu quá 30 ngày doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của Bảo hiểm xã hội.
Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết hồ sơ theo quy định.
