Thủ tục pháp lý doanh nghiệpI. Chính sách chung
Doanh nghiệp phải xây dựng và hiển thị rõ ràng chính sách bảo vệ thông tin cho người tiêu dùng trước hoặc tại thời điểm tiến hành thu thập thông tin cá nhân của khách hàng, bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Mục đích thu thập thông tin cá nhân;
+ Phạm vi sử dụng thông tin;
+ Thời gian lưu trữ thông tin;
+ Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận với thông tin đó;
+ Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin, bao gồm cách thức liên lạc để người tiêu dùng có thể hỏi về hoạt động thu thập, xử lý thông tin liên quan đến cá nhân mình;
+ Phương thức và công cụ để người tiêu dùng tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình trên hệ thống thương mại điện tử của đơn vị thu thập thông tin.
Những nội dung trên phải được hiển thị rõ ràng cho người tiêu dùng trước hoặc tại thời điểm thu thập thông tin.
Nếu việc thu thập thông tin được thực hiện thông qua website thương mại điện tử của đơn vị thu thập thông tin, chính sách bảo vệ thông tin cá nhân phải được công bố công khai tại một vị trí dễ thấy trên website này.
Lưu ý khi tiến hành thu thập thông tin cá nhân của khách hàng (Ảnh minh họa)
II. Xin phép
Khi thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của người tiêu dùng trên website thương mại điện tử, doanh nghiệp phải được sự đồng ý trước của người tiêu dùng có thông tin đó, trừ các trường hợp sau đây:
- Thu thập thông tin cá nhân đã công bố công khai trên các website thương mại điện tử;
- Thu thập thông tin cá nhân để ký kết hoặc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ;
- Thu thập thông tin cá nhân để tính giá, cước sử dụng thông tin, sản phẩm, dịch vụ trên môi trường mạng.
Doanh nghiệp thu thập thông tin phải thiết lập cơ chế để chủ thể thông tin bày tỏ sự đồng ý một cách rõ ràng, thông qua các chức năng trực tuyến trên website, thư điện tử, tin nhắn, hoặc những phương thức khác theo thỏa thuận giữa hai bên.
Ngoài ra, doanh nghiệp đó phải có cơ chế riêng để chủ thể thông tin được lựa chọn việc cho phép hoặc không cho phép sử dụng thông tin cá nhân của họ trong những trường hợp sau:
- Chia sẻ, tiết lộ, chuyển giao thông tin cho một bên thứ ba;
- Sử dụng thông tin cá nhân để gửi quảng cáo, giới thiệu sản phẩm và các thông tin có tính thương mại khác.
III. Bảo đảm an toàn
Khi thu thập thông tin cá nhân của khách hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn, an ninh cho thông tin cá nhân mà họ thu thập và lưu trữ, ngăn ngừa các hành vi sau:
- Đánh cắp hoặc tiếp cận thông tin trái phép;
- Sử dụng thông tin trái phép;
- Thay đổi, phá hủy thông tin trái phép.
Doanh nghiệp thu thập thông tin phải có cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của người tiêu dùng liên quan đến việc thông tin cá nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc phạm vi đã thông báo.
Trong trường hợp hệ thống thông tin bị tấn công làm phát sinh nguy cơ mất thông tin của người tiêu đùng, đơn vị lưu trữ thông tin phải thông báo cho cơ quan chức năng trong vòng 24 (hai mươi bốn) giờ sau khi phát hiện sự cố.
