Thủ tục pháp lý doanh nghiệpĐể có thể bù đắp tổn thất khi doanh nghiệp có hàng tồn kho giảm giá, doanh nghiệp thường lập ra một khoản dự phòng hàng tồn kho mang tính chất bù đắp tổn thất.
I. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường gồm:
- Hàng mua đang đi trên đường;
- Nguyên liệu, vật liệu (trừ vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường); Công cụ, dụng cụ;
- Sản phẩm dở dang (trừ sản phẩm có thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường);
- Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
- Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp (gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển).
Để có thể bù đắp tổn thất khi doanh nghiệp có hàng tồn kho giảm giá, doanh nghiệp thường lập ra một khoản dự phòng hàng tồn kho mang tính chất bù đắp tổn thất.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm.
Dự phòng được lập với mục đích bù đắp tổn thất của doanh nghiệp. Đây là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
II. Điều kiện và thời điểm lập dự phòng
Doanh nghiệp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các đối tượng nêu trên khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được (trừ trường hợp giá gốc của nguyên vật liệu cao hơn giá trị thuần nhưng giá bán sản phẩm từ nguyên vật liệu này không bị giảm giá).
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc có bằng chứng chứng minh được giá vốn của hàng tồn kho.
- Thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Thời điểm lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cuối kì kế toán năm; trường hợp doanh nghiệp áp dụng năm tài chính theo năm dương lịch thì thời điểm trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thời điểm năm tài chính dương lịch đó.
Đối với các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được trích lập và hoàn nhập dự phòng ở cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ.
III. Phương pháp trích lập dự phòng
Phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa | = | Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính | x | Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán | - | Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho |
Trong đó:
Giá gốc của hàng tồn kho gồm:
Thứ nhất, chi phí mua, gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại (bao gồm Thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho không được khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp khi mua hàng tồn kho), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (trừ khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất).
Thứ hai, chi phí chế biến, gồm:
- Chi phí nhân công trực tiếp gồm: các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ thuộc danh sách quản lý của doanh nghiệp và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc, như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp).
- Chi phí sản xuất chung cố định: là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng,... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí này được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất (nghĩa là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong điều kiện sản xuất bình thường).
+ Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh nếu mức sản phẩm thực tế sản xuất cao hơn công suất bình thường.
+ Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường nếu mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường.
- Chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên, vật liệu thành phẩm: là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí này được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh.
Nếu có sản phẩm phụ thì giá trị này được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được và được trừ khỏi chi phí chế biến cho sản phẩm chính.
Thứ ba, các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại gồm: các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể có thể là chi phí liên quan trực tiếp trong giá gốc của hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được = giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - (chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm + chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng).
IV. Các bước trích lập dự phòng
Bước 1: Lập hội đồng thẩm định
Để có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì Doanh nghiệp cần phải lập Hội đồng thẩm định, trong đó phải có các vị trí sau: Tổng giám đốc (hoặc giám đốc), Kế toán trưởng, các trưởng phòng, ban có liên quan và một số chuyên gia (nếu cần). Hội đồng sẽ thẩm định mức trích lập các khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của vật tư hàng hóa tồn kho.
Hội đồng thẩm định được lập thông qua Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Về mức trích lập cũng như phương pháp trích được thực hiện thông qua Quyết định của Hội đồng thẩm định về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bước 2: Xử lý khoản dự phòng
Khi khoản dự phòng đã được lập thì việc xử lí khoản dự phòng trong từng trường hợp được thực hiện như sau:
- Số dự phòng giảm giá phải trích lập = số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho => không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Số dự phòng giảm giá phải trích lập > số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho => được trích thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán ra trong kì;
- Số dự phòng giảm giá phải trích lập < số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho => phải hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn hàng bán ra.
Bước 3: Xử lý hàng tồn đọng (nếu có)
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được lập nhưng hàng tồn đọng do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, dịch bệnh, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng cần phải hủy bỏ thì sẽ được xử lí như sau:
Doanh nghiệp phải lập Hội đồng thẩm định tài sản bị hủy bỏ và tiến hành cuộc họp để thông qua Biên bản họp hội đồng thẩm định về việc hủy bỏ hàng tồn kho đã lập dự phòng (tên, số lượng, giá trị hàng hóa phải hủy bỏ, nguyên nhân phải hủy bỏ, giá trị thu hồi được do bán thanh lý, giá trị thiệt hại thực tế).
Thẩm quyền xử lý:
- Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị);
- Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên);
- Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên;
- Chủ doanh nghiệp là người đưa ra quyết định xử lí và chịu trách nhiệm về quyết định trước chủ sở hữu và pháp luật. Quyết định xử lí dựa trên biên bản họp của Hội đồng xử lí và chứng cứ liên quan đến hàng tồn kho.
Đối với phần giá trị tổn thất thực tế của hàng tồn đọng không thu hồi được đã có quyết định xử lý hủy bỏ, sau khi bù đắp bằng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
