Thủ tục pháp lý doanh nghiệpKhi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? Doanh nghiệp có thể tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được không? Điều kiện và trình tự, thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in được quy định như thế nào?
I. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi cá nhân đó có yêu cầu.
Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong một số trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 1: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: doanh nghiệp trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 2: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.
II. Điều kiện tự in chứng từ
Doanh nghiệp có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:
1. Có tư cách pháp nhân;
2. Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;
3. Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;
4. Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.
Trong đó, trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ phải đáp ứng được các điều kiện sau:
- Phải đảm bảo in được chứng từ khấu trừ thuế theo quy định;
- Nội dung chứng từ khấu trừ thuế phải có đủ các chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ thuế chuẩn.
+ Chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành. (Ví dụ: AB/2010/T, trong đó AB là ký hiệu; 2010 là năm phát hành chứng từ; T là chứng từ tự in).
+ Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu.
+ Mỗi số chứng từ khấu trừ gồm 02 liên:
Liên 1: Lưu tại tổ chức trả thu nhập.
Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.
+ Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ. Trường hợp tổ chức trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.
- Sau khi in chứng từ khấu trừ thuế, phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.
- Phần mềm in chứng từ khấu trừ thuế phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.
III. Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ
1. Thành phần hồ sơ
Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in bao gồm:
- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in;
- Mẫu chứng từ khấu trừ thuế dự kiến tự in;
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp trả thu nhập;
- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính. (Đáp ứng điều kiện về trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ nêu trên)
2. Nơi nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
3. Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của doanh nghiệp trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì sẽ thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để doanh nghiệp trả thu nhập biết.
Sau đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế về việc đồng ý cho doanh nghiệp tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp trả thu nhập phải Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ thuế.
