Họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 1 thành viên

1. Chủ thể triệu tập cuộc họp

Theo Khoản 2 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng. Trong trường hợp Chủ tịch không thực hiện theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó sẽ tiến hành triệu tập họp.

Những đối tượng có thẩm quyền yêu cầu họp phải gửi thông báo bằng văn bản đến từng thành viên, Ban kiểm soát (nếu có), các cá nhân, tổ chức khác (nếu có liên quan) để thông báo về thời gian, địa điểm, chương trình họp. 

*Lưu ý: Ban kiểm soát có thể tham dự và thảo luận tại cuộc họp Hội đồng thành viên nhưng không có quyền biểu quyết.

2. Cách thông báo họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 1 thành viên

Theo Khoản 4 Điều 80 Luật Doanh nghiệp 2020, việc triệu tập họp Hội đồng thành viên tại công ty TNHH 1 thành viên được điều chỉnh bởi Điều 57 Luật này, cụ thể như sau:

2.1 Hình thức

Căn cứ Khoản 6 Điều 57 nêu trên, việc triệu tập họp phải được thể hiện bằng văn bản nếu Điều lệ công ty không quy định.

2.2 Nội dung yêu cầu họp

Những thông tin quan trọng sau phải được thể hiện rõ trong văn bản thông báo triệu tập họp:

- Đối tượng triệu tập họp:

• Chủ tịch;
• Thành viên yêu cầu họp: Liệt kê đầy đủ các thông tin đầy đủ của từng người (Ví dụ: Họ tên/Tên tổ chức, quốc tịch, số giấy tờ chứng thực; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp…).

- Lý do triệu tập họp, vấn đề cần giải quyết;

- Dự kiến chương trình họp; thời gian, địa điểm tổ chức;

- Danh mục tài liệu gửi kèm (nếu có).

- Họ, tên, chữ ký của những người triệu tập:

• Nếu Chủ tịch Hội đồng là người triệu tập: Chủ tịch ký Thông báo họp hội đồng thành viên công ty TNHH một thành viên (Chủ tịch Hội đồng triệu tập);
• Nếu thành viên Hội đồng triệu tập họp: Thành viên đó ký Thông báo họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH một thành viên (thành viên triệu tập).

2.3 Cách gửi thông báo họp

Theo hướng dẫn tại Khoản 4 Điều này, Chủ tịch hoặc thành viên mời họp có thể gửi thông báo bằng fax, giấy mời, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ quy định.

*Lưu ý: Nên gửi tài liệu có liên quan đi kèm Thông báo họp để tiết kiệm thời gian và những người tham dự có thể nắm được vấn đề cần thảo luận.

3. Thời hạn gửi Thông báo mời họp và tài liệu liên quan

Khoản 5 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020 đã chỉ rõ, chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp, thời hạn cụ thể do công ty quy định.

Trường hợp đặc biệt, đối với tài liệu có liên quan đến những nội dung sau thì phải gửi chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp:

- Sửa đổi/bổ sung Điều lệ;

- Thông qua phương hướng phát triển công ty;

- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

- Tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp.

Đối với những loại tài liệu khác, thời hạn gửi cụ thể sẽ do Điều lệ công ty quy định.

4. Những lưu ý khác khi chuẩn bị, tiến hành cuộc họp

4.1 Bổ sung nội dung chương trình họp

Theo Khoản 2 và Khoản 3 Điều 57 Luật Doanh nghiệp mới nhất, sau khi nhận được thông báo mời họp và tài liệu liên quan, trong trường hợp thấy cần thiết thì các thành viên Hội đồng hoàn toàn có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Tuy nhiên, để đề xuất này được chấp nhận thì phải đáp ứng được 2 điều kiện:

- Văn bản kiến nghị phải có đầy đủ nội dung về: Thông tin thành viên kiến nghị; Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp; Lý do;

- Văn bản kiến nghị phải được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp. Nếu kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì phải được đa số các thành viên dự họp tán thành.

4.2 Lập biên bản họp

Căn cứ Khoản 7 Điều 80 Luật Doanh nghiệp, cuộc họp Hội đồng thành viên bắt buộc phải được lập thành biên bản. Biên bản phải có những nội dung được yêu cầu nêu tại Khoản 2 Điều 60 Luật này (được sửa đổi bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số luật số 03/2022/QH15), cụ thể: 

- Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;

- Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;

- Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;

- Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;

- Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;

- Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có);

- Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa phiên họp.

Đồng thời, biên bản họp phải được thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp.

Trên đây là một số nội dung cơ bản khi chuẩn bị họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 1 thành viên theo pháp luật hiện hành. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ sớm nhất.