Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng trong công ty TNHH một thành viên

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và chỉ được dùng để xem xét trừ thuế thu nhập doanh nghiệp khi tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc theo quy định của pháp luật

I. Nguyên tắc về hình thức

- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

- Không được tẩy xóa, sửa chữa;

- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;

- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

Phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường hợp dùng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). 

Chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn hợp pháp của doanh nghiệp.

II. Nguyên tắc về nội dung

Nội dung trên hóa đơn được lập phải đảm bảo tuân thủ các tiêu thức sau:

1.  Về “Ngày tháng năm” lập hóa đơn:

- Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;

- Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
 

2. Về “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” :

- Doanh nghiệp là người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán. Trường hợp đơn vị trực thuộc là nơi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì phải ghi mã số thuế của đơn vị trực thuộc (nếu có), nếu không thì ghi mã số thuế của doanh nghiệp;

- Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán;

- Khi bán hàng hóa, dịch vụ mà tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế". 

Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày. 

3. Về “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”:

- Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

- Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.

- Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

- Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

4. Về “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”; "người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)"

- Trường hợp người đại diện theo pháp luật không ký vào tiêu thức "người bán hàng" thì phải có Giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký và phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

- Người bán phải yêu cầu người mua ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức "người mua hàng" trên hóa đơn, trừ trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX và bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài... Nhưng đối với các trường hợp này, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn giá trị gia tăng.

5. Về đồng tiền ghi trên hóa đơn: là đồng Việt Nam.

- Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Trường hợp phát hiện có thông tin sai sót trên hóa đơn thì phải xử lý hóa đơn lập sai theo quy định.

Xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng trong công ty TNHH một thành viên.

III. Nguyên tắc xuất hóa đơn

1. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. 

Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu. 

4. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì doanh nghiệp phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. 

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì doanh nghiệp phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm nhưng phải đảm bảo các thứ tự phải liên tục từ nhỏ đến lớn.