Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Việc triệu tập họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên được thực hiện theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên theo quy định của pháp luật.
1. Thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Khoản 1 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.
Theo đó, thẩm quyền triệu tập họp cuộc họp Hội đồng thành viên trong Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên thuộc về:
- Chủ tịch Hội đồng thành viên; hoặc
- Thành viên, nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền.
- Nhóm thành viên còn lại nếu trong công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn.
2. Điều kiện họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Theo Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020, điều kiện họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên được quy định như sau:
2.1. Họp lần thứ nhất
Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
2.2. Họp lần thứ hai
Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành và Điều lệ công ty không quy định hoặc không có quy định khác, thì cuộc họp lần thứ hai được triệu tập trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.
Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ 2 được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ.
2.3. Họp lần thứ ba
Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp lần thứ ba được triệu tập trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.
Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định nhưng không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.
3. Thủ tục tiến hành họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
3.1. Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng thành viên/người triệu tập họp có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp Hội đồng thành viên.
Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;
- Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
- Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;
- Lý do kiến nghị.
Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên.
Trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.
3.2. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng thành viên/người triệu tập họp phải chuẩn bị tài liệu phục vụ cho cuộc họp Hội đồng thành viên. Tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp.
Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.
3.3. Thông báo mời họp
Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc thành viên/ nhóm thành viên triệu tập cuộc họp phải có trách nhiệm gửi Thông báo mời họp đến từng thành viên Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát (nếu có), các cá nhân, tổ chức khác (nếu có liên quan) để thông báo về thời gian, địa điểm, chương trình họp.
Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp, tài liệu kèm theo (nếu có).
3.4. Các công việc khác liên quan
4. Quyền dự họp Hội đồng thành viên
Thành viên có thể trực tiếp tham dự họp hoặc ủy quyền cho một người khác dự họp
Trường hợp thành viên là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền thì ủy quyền cho người khác dự họp Hội đồng thành viên.
Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Hội đồng thành viên phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp Hội đồng thành viên phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.
Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Trên đây là hướng dẫn triệu tập Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, trong quá trình thực hiện nếu gặp vướng mắc vui lòng liên hệ ngay với LuatVietnam để được hỗ trợ.
