Thủ tục pháp lý doanh nghiệpĐể phục vụ việc thanh toán cho các giao dịch trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục mở tài khoản thanh toán tại các Ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam.
I. KHÁI NIỆM TÀI KHOẢN THANH TOÁN
Tài khoản thanh toán của doanh nghiệp là tài khoản do doanh nghiệp mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chủ tài khoản thanh toán được mở là doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp thay mặt doanh nghiệp thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản thanh toán trong phạm vi đại diện (Để ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán, chủ tài khoản phải gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản văn bản ủy quyền kèm bản đăng ký mẫu chữ ký và bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền)
II. THỦ TỤC MỞ TÀI KHOẢN THANH TOÁN
1. Thành phần hồ sơ
- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán lập theo mẫu của ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi mở tài khoản;
- Bản sao có chứng thực CMND/ CCCD/ Hộ chiếu còn thời hạn của: Người đại diện theo pháp luật, Kế toán trưởng hoặc Người phụ trách kế toán của doanh nghiệp;
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (quyết định bổ nhiệm, điều lệ của doanh nghiệp,...);
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật;
- Giấy uỷ quyền thực hiện thủ tục mở tài khoản thanh toán của công ty TNHH hai thành viên trở lên nếu không phải là người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện công việc.
2. Nộp hồ sơ
Khi có nhu cầu mở tài khoản thanh toán, khách hàng nộp hồ sơ tại ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam theo một trong ba cách sau đây:
- Nộp trực tiếp tại ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi đề nghị mở tài khoản thanh toán;
- Gửi qua đường bưu chính đến nơi đề nghị mở tài khoản thanh toán;
- Gửi qua phương tiện điện tử đến ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi đề nghị mở tài khoản thanh toán.
3. Xử lý hồ sơ
Khi nhận được hồ sơ mở tài khoản thanh toán của doanh nghiệp, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài sẽ kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ, đối chiếu với các yếu tố đã kê khai tại giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán và xử lý:
- Nếu các giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán chưa đầy đủ, hoặc các yếu tố kê khai tại giấy đề nghị mở tài khoản chưa khớp đúng với các giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán, thiếu bản sao hợp lệ, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài thông báo cho doanh nghiệp biết để bổ sung, hoàn thiện, nộp lại hồ sơ;
- Nếu các giấy tờ tại hồ sơ mở tài khoản thanh toán đã đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ theo quy định, các yếu tố kê khai tại giấy đề nghị mở tài khoản hoàn toàn khớp đúng với các giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tiến hành ký hợp đồng mở, sử dụng tài khoản thanh toán với doanh nghiệp theo quy định.
- Trường hợp ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài từ chối mở tài khoản thanh toán thì phải thông báo lý do cho khách hàng biết.
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo các giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán đã đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ theo quy định, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tiến hành ký hợp đồng mở, sử dụng tài khoản thanh toán với doanh nghiệp.
LƯU Ý:
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành thủ tục mở tài khoản thanh toán, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của công ty TNHH hai thành viên trở lên lên Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và đầu tư đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
III. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CHỦ TÀI KHOẢN THANH TOÁN
1. Chủ tài khoản thanh toán có các quyền sau:
a) Sử dụng số tiền trên tài khoản thanh toán của mình để thực hiện các lệnh thanh toán hợp pháp, hợp lệ. Chủ tài khoản thanh toán được tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (nơi mở tài khoản) tạo điều kiện để sử dụng tài khoản thanh toán của mình thuận tiện và an toàn;
b) Lựa chọn sử dụng các phương tiện thanh toán, dịch vụ và tiện ích thanh toán do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cung ứng;
c) Ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán theo quy định của pháp luật;
d) Yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản thực hiện các lệnh thanh toán hợp pháp, hợp lệ và được cung cấp thông tin về các giao dịch thanh toán, số dư trên tài khoản thanh toán của mình theo thỏa thuận với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
đ) Được yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản tạm khóa, đóng tài khoản thanh toán khi cần thiết; được gửi thông báo cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán về việc phát sinh tranh chấp về tài khoản thanh toán chung giữa các chủ tài khoản thanh toán chung;
e) Các quyền khác theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận trước bằng văn bản giữa chủ tài khoản với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không trái với quy định của pháp luật hiện hành.
2. Chủ tài khoản thanh toán có các nghĩa vụ sau:
a) Đảm bảo có đủ tiền trên tài khoản thanh toán để thực hiện các lệnh thanh toán đã lập. Trường hợp có thỏa thuận thấu chi với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản thì phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan khi chi trả vượt quá số dư Có trên tài khoản;
b) Chấp hành các quy định về mở và sử dụng tài khoản thanh toán theo quy định của pháp luật;
c) Kịp thời thông báo cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản khi phát hiện thấy có sai sót, nhầm lẫn trên tài khoản của mình hoặc nghi ngờ tài khoản của mình bị lợi dụng;
d) Hoàn trả hoặc phối hợp với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn trả các khoản tiền do sai sót, nhầm lẫn đã ghi Có vào tài khoản thanh toán của mình;
đ) Cung cấp đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin liên quan về mở và sử dụng tài khoản thanh toán. Thông báo kịp thời và gửi các giấy tờ liên quan cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản khi có sự thay đổi về thông tin trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán;
e) Duy trì số dư tối thiểu trên tài khoản thanh toán theo quy định của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
g) Chịu trách nhiệm về những thiệt hại do sai sót hoặc bị lợi dụng, lừa đảo khi sử dụng dịch vụ thanh toán qua tài khoản do lỗi của mình;
h) Không được cho thuê, cho mượn tài khoản thanh toán của mình;
i) Không được sử dụng tài khoản thanh toán để thực hiện cho các giao dịch nhằm mục đích rửa tiền, tài trợ khủng bố, lừa đảo, gian lận hoặc các hành vi vi phạm pháp luật khác.
