Thủ tục pháp lý doanh nghiệpMọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng để quản lý, theo dõi. Tất cả tài sản cố định hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao trừ một số loại được quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư số 45/2013/TT-BTC.
I. Các định nghĩa
1. Tài sản cố định hữu hình: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
2. Tài sản cố định vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả...
3. Nguyên giá tài sản cố định:
- Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
- Nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.
II. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định
1. Mọi tài sản cố định (TSCĐ) trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng để quản lý, theo dõi. Bộ hồ sơ này gồm có:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định;
- Hợp đồng mua bán;
- Hóa đơn mua TSCĐ;
- Các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan như xuất xứ hàng hóa, tờ khai hải quan, đánh giá chất lượng,…
Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có Thẻ tài sản cố định, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong Sổ theo dõi tài sản cố định.
Xem thêm:
- Mẫu sổ theo dõi tài sản cố định trong công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Mẫu thẻ tài sản cố định trong công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định trong công ty TNHH hai thành viên trở lên.
2. Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán. Cụ thể, được xác định theo công thức:
Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ | = | Nguyên giá của TSCĐ | - | Số hao mòn luỹ kế của TSCĐ |
3. Đối với những loại TSCĐ không cần dùng và đang chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, thì doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác quản lý, theo dõi, bảo quản và trích khấu hao theo đúng quy định.
4. Doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác quản lý đối với những loại TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
III. Nguyên tắc trích khấu hao tài sản cố định
1. Tất cả TSCĐ hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao, trừ những TSCĐ sau đây:
- TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- TSCĐ khấu hao chưa hết giá trị nhưng bị mất.
- TSCĐ khác do doanh nghiệp quản lý mà không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính).
- TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
- TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của doanh nghiệp (trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, phòng y tế để khám chữa bệnh, nhà ở cho người lao động do doanh nghiệp đầu tư xây dựng,…).
- TSCĐ từ nguồn viện trợ không hoàn lại sau khi được cơ quan có thẩm quyền bàn giao cho doanh nghiệp để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học.
- TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất lâu dài hợp pháp.
- Các TSCĐ là kết cấu hạ tầng, có giá trị lớn do Nhà nước đầu tư xây dựng từ nguồn ngân sách nhà nước giao cho các tổ chức kinh tế quản lý, khai thác, sử dụng.
2. Các khoản chi phí khấu hao TSCĐ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
3. Đối với TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ cho người lao động của doanh nghiệp tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh, thì doanh nghiệp căn cứ vào thời gian và tính chất sử dụng các TSCĐ này để thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý để theo dõi, quản lý.
4. Đối với TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất, bị hư hỏng mà không thể sửa chữa, khắc phục được thì xử lý như sau:
- Doanh nghiệp xác định nguyên nhân, trách nhiệm bồi thường của tập thể, cá nhân gây ra.
- Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với tiền bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra, tiền bồi thường của cơ quan bảo hiểm và giá trị thu hồi được (nếu có) => DN dùng Quỹ dự phòng tài chính để bù đắp.
- Trường hợp Quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp, thì phần chênh lệch thiếu doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp cho thuê TSCĐ hoạt động phải trích khấu hao đối với TSCĐ cho thuê; Doanh nghiệp thuê TSCĐ theo hình thức thuê tài chính phải trích khấu hao TSCĐ đi thuê.
6. Trường hợp đánh giá lại giá trị TSCĐ đã hết khấu hao để góp vốn, điều chuyển khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập thì các TSCĐ này phải được các tổ chức định giá chuyên nghiệp xác định giá trị nhưng không thấp hơn 20% nguyên giá tài sản đó.
Thời điểm trích khấu hao đối với những tài sản này là thời điểm doanh nghiệp chính thức nhận bàn giao đưa tài sản vào sử dụng và thời gian trích khấu hao từ 3 đến 5 năm.
Thời gian cụ thể do doanh nghiệp quyết định nhưng phải thông báo với cơ quan thuế trước khi thực hiện.
Đối với các doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa, thời điểm trích khấu hao của các TSCĐ nói trên là thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chuyển thành công ty cổ phần.
7. Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng hoặc giảm.
Doanh nghiệp thực hiện hạch toán tăng, giảm TSCĐ theo quy định hiện hành về chế độ kế toán doanh nghiệp.
8. Đối với các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng, doanh nghiệp đã hạch toán tăng TSCĐ theo giá tạm tính do chưa thực hiện quyết toán.
Khi quyết toán công trình xây dựng cơ bản hoàn thành có sự chênh lệch giữa giá trị tạm tính và giá trị quyết toán, doanh nghiệp phải điều chỉnh lại nguyên giá tài sản cố định theo giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Doanh nghiệp không phải điều chỉnh lại mức chi phí khấu hao đã trích kể từ thời điểm tài sản cố định hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng đến thời điểm quyết toán được phê duyệt.
Chi phí khấu hao sau thời điểm quyết toán được xác định trên cơ sở lấy giá trị quyết toán tài sản cố định được phê duyệt trừ (-) số đã trích khấu hao đến thời điểm phê duyệt quyết toán tài sản cố định chia (:) thời gian trích khấu hao còn lại của tài sản cố định theo quy định.
