Thủ tục pháp lý doanh nghiệpThủ tục đăng ký thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên được quy định rất rõ tại Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tuy nhiên, để đi đến quyết định thành lập doanh nghiệp, có nhiều vấn đề quan trọng cần phải lưu ý.
1. Hợp đồng thành lập doanh nghiệp
Hợp đồng thành lập doanh nghiệp là hết sức quan trọng và cần thiết đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều nhà đầu tư tham gia.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, hợp đồng thành lập doanh nghiệp là một trong những thành phần bắt buộc trong hồ sơ đăng ký kinh doanh của loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài. Điều này nhằm xác định chi tiết và là một sự đảm bảo cho việc xác định quyền lợi, nghĩa vụ của từng nhà đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.
Đối với những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh khác, pháp luật hiện hành chưa có quy định bắt buộc nhưng vẫn không thể phủ nhận tầm quan trọng và cần thiết của hợp đồng thành lập doanh nghiệp đối với trường hợp thành lập doanh nghiệp do nhiều nhà đầu tư tham gia.
Hợp đồng sẽ bao gồm những nội dung cơ bản về các thông tin dự định của doanh nghiệp dự kiến thành lập như sau:
1. Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
2. Thống nhất thông qua Điều lệ của doanh nghiệp;
3. Mục đích hoạt động của doanh nghiệp;
4. Vốn điều lệ, tỷ lệ và cam kết góp vốn của từng nhà đầu tư trong doanh nghiệp;
5. Xử lý các vi phạm trong quá trình góp vốn thành lập doanh nghiệp;
6. Bộ máy quản lý của doanh nghiệp…
2. Loại hình doanh nghiệp
Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 có tất cả 05 lạoi hình doanh nghiệp, bao gồm: (i) Doanh nghiệp tư nhân; (ii) Công ty hợp danh; (iii) Công ty TNHH hai thành viên trở lên; (iv) Công ty TNHH 1 thành viên và (v) Công ty cổ phần.
Tuy nhiên, khi mới bắt đầu thành lập, dễ dàng nhất để các chủ sở hữu có thể quyết định lựa chọn loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập là thông qua số lượng các thành viên góp vốn.
Trong trường hợp chỉ có một nhà đầu tư duy nhất, các loại hình doanh nghiệp được lựa chọn có thể là:
- Doanh nghiệp tư nhân với cơ chế quản lý là chủ doanh nghiệp,;
- Công ty TNHH một thành viên với một trong hai cơ chế quản lý có thể áp dụng:
+ Hội đồng thành viên (nếu có từ hai người đại diện theo ủy quyền trở lên)
+ Chủ tịch công ty nếu chỉ có một người đại diện theo ủy quyền hoặc nếu nhà đầu tư là cá nhân
Trong trường hợp có từ 02 nhà đầu tư trở lên thì các nhà đầu tư sẽ chọn lựa giữa loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên (có hội đồng thành viên) hay công ty cổ phần (có hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông).
Từ việc phân loại đó, căn cứ theo nhu cầu, mục đích khác của các chủ sở hữu doanh nghiệp để lựa chọn tiếp loại hình doanh nghiệp tối ưu. Mỗi loại hình doanh nghiệp và cơ chế quản lý có những thuận lợi và khó khăn riêng; chính vì vậy, các nhà đầu tư cần phải cân nhắc để chọn lựa loại hình doanh nghiệp và cơ cấu quản lý cho phù hợp.
3. Tên doanh nghiệp
Việc đặt tên doanh nghiệp hoàn toàn xuất phát từ ý chí và sự thống nhất của các nhà đầu tư. Tuy nhiên, các nhà đầu tư cũng cần phải biết và tuân theo một số quy tắc bắt buộc khi đặt tên doanh nghiệp mà pháp luật đã quy định nhằm phục vụ cho công tác quản lý. Cụ thể:
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:
- Loại hình doanh nghiệp. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân;
- Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó, vì vậy, trước khi đăng ký tên doanh nghiệp, doanh nghiệp nên kiểm tra các tên các doanh nghiệp đã đăng ký trên trang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Phòng Đăng ký kinh doanh có quyền chấp thuận hoặc từ chối tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và quyết định của Phòng Đăng ký kinh doanh là quyết định cuối cùng.
LƯU Ý:
1. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp:
- Không được đặt tên công ty trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký
- Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
- Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
2. Các trường hợp bị coi là có tên trùng hoặc gây nhầm lẫn:
- Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Các trường hợp sau đây được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký:
+ Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống như tên doanh nghiệp đã đăng ký;
+ Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;
+ Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;
+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;
+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi ký hiệu “&”, “.”, “+”, “-”, “_”;
+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc “mới” ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;
+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” hoặc từ có ý nghĩa tương tự.
4. Trụ sở chính
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Một số lưu ý khi chọn trụ sở chính của doanh nghiệp:
Thứ nhất, địa chỉ trụ sở chính không được đặt tại các căn hộ chung cư:
Trước ngày Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 có hiệu lực thi hành (ngày 01/07/2015), về lý thuyết thì doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng chung cư làm trụ sở chính để hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, kể từ ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành và đặc biệt là kể từ ngày 10/12/2015, Nghị định số 99/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành quy định việc sử dụng căn hộ chung cư chỉ được dùng để ở, không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay vừa hay lớn.
Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành; cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh phải làm thủ tục điều chỉnh lại địa điểm kinh doanh ghi trong giấy tờ đăng ký kinh doanh đã cấp cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sang địa điểm khác trong thời hạn quy định tại Khoản này; quá thời hạn quy định tại Khoản này thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không được kinh doanh tại căn hộ chung cư”.
Thứ hai, địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh.
Cụ thể, với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, pháp luật đòi hỏi phải có giấy phép con trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh, và địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện được cấp Giấy phép kinh doanh.
Ví dụ:
- Trụ sở công ty phải đáp ứng điều kiện về kho chứa thực phẩm đối với cấp Giấy phép kinh doanh thực phẩm.
- Nếu kinh doanh nhóm ngành sản xuất, chế biến, nuôi trồng…doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư..
Thứ ba, nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường.
5. Ngành, nghề kinh doanh
- Doanh nghiệp lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam được ban hành kèm theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg để ghi ngành, nghề kinh doanh trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy đề nghị cấp đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu có nhu cầu đăng ký ngành, nghề kinh doanh chi tiết hơn ngành kinh tế cấp bốn thì công ty lựa chọn một ngành kinh tế cấp bốn trước. Sau đó, ghi ngành, nghề kinh doanh chi tiết ngay dưới ngành cấp bốn nhưng phải đảm bảo ngành, nghề kinh doanh chi tiết đó phù hợp với ngành cấp bốn đã chọn. Khi đó, ngành, nghề kinh doanh của công ty là ngành, nghề kinh doanh chi tiết đã ghi.
- Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại những văn bản quy phạm pháp luật khác thì ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được ghi theo ngành, nghề đã quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đó.
- Đối với những ngành, nghề kinh doanh không có trong Hệ thống ngành của kinh tế Việt Nam nhưng được quy định tại những văn bản quy phạm pháp luật khác thì ngành, nghề kinh doanh này sẽ được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo ngành, nghề quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật kể trên.
- Đối với các ngành, nghề kinh doanh không có trong Hệ thống các ngành kinh tế Việt Nam và chưa được quy định tại các văn bản pháp luật khác thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho Tổng cục thống kê để xem xét và bổ sung thêm mã mới.
Hiện nay, pháp luật không giới hạn số lượng ngành, nghề kinh doanh mà một doanh nghiệp được đăng ký khi thành lập. Tuy nhiên, khuyến khích các nhà đầu tư chỉ nên đăng ký các ngành nghề mình đang làm và dự định làm trong tương lai gần để tiện cho việc quản lý của cơ quan đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, các nhà đầu tư cần cân nhắc việc đăng ký ngành nghề phù hợp với tình hình hoạt động, kinh doanh của mình để không phải thực hiện thay đổi nhiều trong quá trình hoạt động.
6. Vốn điều lệ
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã bán hoặc đã được đăng ký mua khi thành lập doanh nghiệp đối với công ty cổ phần.
Theo quy định của Nghị định 139/2016/NĐ-CP thì các doanh nghiệp nộp lệ phí môn bài căn cứ vào vốn điều lệ đăng ký ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư.
Vì vậy, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng vốn, loại hình và quy mô công ty mà doanh nghiệp chọn mức vốn điều lệ phù hợp.
LƯU Ý: Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 đã có quy định rõ ràng là việc kê khai khống vốn điều lệ, không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký; cố ý định giá tài sản góp vốn không đúng giá trị là hành vi bị nghiêm cấm (khoản 5, Điều 16 Luật Doanh nghiệp năm 2020).
Thực tế thì hiện nay rất nhiều doanh nghiệp xảy ra tình trạng này, khi thành lập có đăng ký vốn nhưng khi vào hoạt động thì không góp đủ vốn điều lệ như đã cam kết trong điều lệ và không thực hiện các hoạt động điều chỉnh vốn điều lệ với cơ quan quản lý đăng ký doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định mức phạt đối với hành vi vi phạm về kê khai vốn từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, tuỳ thuộc vào giá trị vốn điều lệ doanh nghiệp đã khai khống. Đồng thời, áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng với số vốn thực góp đối với hành vi vi phạm này.
7. Ủy quyền
Về nguyên tắc chung thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp dự kiến thành lập có trách nhiệm thực hiện các thủ tục liên quan đến quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, pháp luật cũng tạo điều kiện cho trường hợp người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện các thủ tục, theo đó người được ủy quyền phải nộp kèm trong hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp các giấy tờ sau:
1. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
