Hướng dẫn lưu giữ hồ sơ hải quan trong công ty hợp danh

I. Thời hạn lưu giữ hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ, bảo quản bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, kể cả khi doanh nghiệp thực hiện khai hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.

Nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ hải quan của doanh nghiệp (Ảnh minh họa)
 

II. Đối tượng lưu giữ hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp cần phải lưu giữ các chứng từ sau đây:

-  Tờ khai hải quan;

- Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu, nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép;

- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra chuyên ngành được cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản và Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định của pháp luật quản lý, kiểm tra chuyên ngành;

- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

- Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng thuê mượn, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng sửa chữa, bảo hành và phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến điều chỉnh, bổ sung hợp đồng) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương;

- Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu;

- Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán;

- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác, có giá trị tương đương;

- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;

- Bản kê chi tiết hàng hóa đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải có bảng kê chi tiết hàng hóa khi làm thủ tục hải quan;

- Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có);

- Danh mục máy móc, thiết bị và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam được ban hành kèm theo Thông tư 65/2017/TT-BTC và trường hợp phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời theo quy định tại Điều 7 và 8 của Thông tư 14/2015/TT-BTC;

- Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất kho, nhập kho hàng hóa;

- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có), định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu;

- Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan;

- Hồ sơ khác liên quan đến việc miễn thuế; hồ sơ giảm; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có);

- Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần;

- Các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

III. Chế độ lưu giữ hồ sơ hải quan

Bản chính của các chứng từ trên có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy.

Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan thì doanh nghiệp phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp phải lưu bản điện tử.

Việc lưu trữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan còn nhằm mục đích phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan, thanh tra với cơ quan hải quan.