Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng trong công ty hợp danh

Trong quá trình sử dụng hóa đơn tại doanh nghiệp, việc viết hóa đơn bị sai là trường hợp xảy ra rất phổ biến hiện nay và gây ra không ít rắc rối nếu như không biết cách xử lý đúng quy định.

I. Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng chưa xuất

1. Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Trường hợp này khá đơn giản khi người lập hóa đơn chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai tại cuống của quyển hóa đơn để giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.

2. Trường hợp hóa đón viết sai và đã xé khỏi cuống

Trường hợp này cần xử lý như sau:

- Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn đã viết sai;

- Bước 2: Lập hóa đơn mới cho đúng và xuất cho khách hàng như bình thường;

- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn đã viết sai bằng cách kẹp vào quyến hóa đơn đó hoặc lưu giữ riêng để xuất trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.

II. Trường hợp hóa đơn viết sai đã xuất nhưng chưa kê khai thuế

Trường hợp doanh nghiệp có hóa đơn viết sai và đã xuất cho khách hàng; nhưng đôi bên chưa kê khai thuế đối với hóa đơn đó thì cách xử lý như sau:

- Bước 1: Liên hệ với khách hàng để thông báo về sai sót;

- Bước 2: Hai bên cùng nhau lập biên bản thu hồi hóa đơn đã viết sai, trong đó phải ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn; đồng thời doanh nghiệp thu hồi lại hóa đơn đã viết sai để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu hoặc lúc quyết toán;

- Bước 3: Viết hóa đơn mới đúng theo yêu cầu và xuất cho khách hàng với ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập biên bản thu hồi hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.

III. Trường hợp hóa đơn viết sai đã xuất và đã kê khai thuế

Trường hợp doanh nghiệp đã xuất hóa đơn viết sai cho khách hàng và hai bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn đó thì tùy tình huống mà chọn cách xử lý cho phù hợp:

1. Nếu hóa đơn viết sai số lượng hoàng hóa, đơn giá, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng thanh toán thì hai bên cùng nhau lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, trong đó ghi rõ các sai sót.

Sau đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn mới để điều chỉnh và xuất cho khách hàng với ngày lập hóa đơn là ngày mà các bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

2. Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế … (những sai sót không ảnh hưởng đến số tiền) thì hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó ghi rõ những sai sót.

Sau đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn mới để điều chỉnh lại phần sai sót với ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập biên bản điều chỉnh hó đơn.

Lưu ý: Vì những sai sót này không ảnh hưởng đến tiền, nên hóa đơn điều chỉnh này cả hai bên đều không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

3. Nếu hóa đơn viết sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế của bên mua thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai mà không phải xuất hóa đơn mới.

Lưu ý:

- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ những nội dung điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số mấy, ký hiệu là gì;

- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm;

- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, đôi bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào;

- Đối với các hóa đơn lập sai đã lưu giữ, hai bên không hạch toán, kê khai thuế. Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp thống kê các hóa đơn này vào cột “Xóa bỏ”.