Hướng dẫn xây dựng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Để xây dựng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đúng luật, công ty cổ phần cần lưu ý những điều gì? Ai có thẩm quyền ký? Nội dung nào bắt buộc phải có?

1. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là gì?

Theo Khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông phải tổ chức họp mỗi năm một lần hoặc họp bất thường. Trong cuộc họp, thư ký có trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra tại cuộc họp, ý kiến của các cổ đông, vấn đề nào được thông qua, vấn đề nào không được thông qua…vào trong biên bản. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác (Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp).

Đồng thời, căn cứ Khoản 3 Điều 139 của luật này, Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ bàn bạc và thông qua những vấn đề sau:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
• Báo cáo tài chính hằng năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị; kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty; kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Do vậy có thể hiểu, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi nhận nội dung họp liên quan tới việc vận hành kinh doanh của công ty. Đồng thời, biên bản họp là tài liệu minh chứng cho những cam kết về quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức và giúp các cổ đông dễ dàng tổng hợp, theo sát tình hình hơn.

2. Nội dung phải có khi xây dựng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp được lập trong cuộc họp, đồng thời phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và phải bao gồm các nội dung được nêu tại Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 sau đây:

(Xem thêm: Mẫu Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông)

3. Người có thẩm quyền ký biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông chỉ cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký đại diện thay cho toàn bộ cổ đông công ty.

- Trong trường hợp chủ tọa và thư ký từ chối ký, nếu các thành viên khác của Hội đồng quản trị có dự họp cùng nhất trí ký tên và xét thấy biên bản họp có đầy đủ nội dung như quy định pháp luật thì biên bản vẫn có hiệu lực, đồng thời phải ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản.

- Khi cổ đông là pháp nhân cùng ký vào biên bản họp, thì cũng chỉ cần có chữ ký của cổ đông (chữ ký của người đại diện phần vốn góp của cổ đông là pháp nhân) là được chứ không bắt buộc phải có dấu của cổ đông là pháp nhân đó.

4. Lưu ý khi lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cùng Nghị quyết và các tài liệu liên quan đến cuộc họp cần được lưu trữ, vì:

- Chủ tọa, thư ký hoặc những người ký tên khác sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung biên bản họp.

- Không cần đóng dấu công ty tại phần chữ ký của Chủ tọa.

- Biên bản họp phải được gửi tới tất cả các cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Ngoài ra, công ty có thể đăng tải nội dung biên bản họp lên website.

- Biên bản họp có thể lập bằng tiếng nước ngoài, giá trị pháp lý của bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài là ngang nhau. Tuy nhiên, nếu xuất hiện sự khác nhau trong nội dung giữa 2 bản thì ưu tiên áp dụng áp dụng nội dung biên bản họp tiếng Việt.

Trên đây là nội dung bài viết về xây dựng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Nếu còn thắc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ LuatVietnam để trao đổi cụ thể, chi tiết hơn.