Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong công ty cổ phần

Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong công ty cổ phần được thực hiện để có thể bù đắp tổn thất khi doanh nghiệp có hàng tồn kho giảm giá.

1. Những điều cần biết về hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong công ty cổ phần là tài sản được mua vào để phục vụ sản xuất hoặc bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh. Cụ thể hơn, phần Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 được ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC nêu rõ, hàng tồn kho được định nghĩa là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

- Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhằm sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Theo Khoản 2 Điều 23 Thông tư 200/2014/TT-BTC, hàng tồn kho gồm:

- Hàng mua đang đi trên đường;

- Nguyên vật liệu (trừ vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có trên 12 tháng dự trữ hoặc hơn 01 chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường); Công cụ, dụng cụ;

- Sản phẩm dở dang (không tính các sản phẩm có thời gian sản xuất và luân chuyển vượt quá 01 chu kỳ kinh doanh thông thường);

- Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;

- Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp (gồm cả: hàng tồn kho bị hư hỏng, lạc hậu mốt và kỹ thuật, lỗi thời, kém hoặc mất phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển).

Để có thể bù đắp tổn thất khi doanh nghiệp có hàng tồn kho giảm giá, doanh nghiệp thường lập ra 01 khoản dự phòng hàng tồn kho mang tính chất bù đắp tổn thất. 

Theo Khoản 2 Điều 1 Thông tư 48/2019/TT-BTC (sau đây gọi tắt là Thông tư 48):

2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị ghi sổ của hàng tồn kho.

Hoạt động này được lập với mục đích bù đắp tổn thất cho công ty. Đây là khoản dự tính trước để công ty đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho; đồng thời bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, hàng hóa sản phẩm tồn kho bị giảm giá.

2. Điều kiện và thời điểm lập dự phòng

Căn cứ Điều 4 Thông tư 48/2019/TT-BTC, công ty cổ phần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được;

- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc có bằng chứng chứng minh được giá vốn của hàng tồn kho;

- Thuộc sở hữu của công ty tại thời điểm lập báo cáo tài chính. 

Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 48, thời điểm trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thời điểm lập báo cáo tài chính năm (chậm nhất là đến 31/3 của năm tài chính tiếp theo).

3. Phương pháp trích lập dự phòng

Phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được áp dụng theo công thức nêu tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 48 như sau:

Trong đó: 

- Giá gốc của hàng tồn kho gồm:

Thứ nhất, chi phí mua, gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản khi mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.

Thứ hai, chi phí chế biến, gồm:

+ Chi phí nhân công trực tiếp gồm: các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ thuộc danh sách quản lý của doanh nghiệp và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc, như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp).

+ Chi phí sản xuất chung cố định: 

• Là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí này được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất (nghĩa là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong điều kiện sản xuất bình thường). 
• Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh nếu mức sản phẩm thực tế sản xuất cao hơn công suất bình thường.
• Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường nếu mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường. 

+ Chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên, vật liệu thành phẩm:

• Là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí này được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh.
• Nếu có sản phẩm phụ thì giá trị này được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được và được trừ khỏi chi phí chế biến cho sản phẩm chính. 

Thứ ba, các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại gồm: các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, chi phí thiết kế sản phẩm cho 01 đơn đặt hàng cụ thể có thể là chi phí liên quan trực tiếp trong giá gốc của hàng tồn kho. 

- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho do doanh nghiệp tự xác định là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

4. Lưu ý khi trích lập dự phòng hàng tồn kho trong công ty cổ phần

4.1 Xử lý khoản dự phòng hàng tồn kho

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 48, khi khoản dự phòng đã được lập thì việc xử lí khoản dự phòng trong từng trường hợp được thực hiện như sau:

Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, trên cơ sở tài liệu do doanh nghiệp thu thập chứng minh giá gốc hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thì doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:

- Số dự phòng giảm giá phải trích lập = số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho => không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho;

- Số dự phòng giảm giá phải trích lập > số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho => được trích thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán ra trong kì;

- Số dự phòng giảm giá phải trích lập < số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho => phải hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn hàng bán ra. 

- Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng mặt hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.

4.2 Đối với hàng tồn kho đã trích lập dự phòng

Việc xử lý hàng tồn kho đã trích lập dự dùng sẽ áp dụng quy định tại Khoản 4 Điều 4 Thông tư 48 như sau:

(i) Cách xử lý

- Đối với hàng tồn kho do dịch bệnh, hỏa hoạn, thiên tai, hư hỏng, lạc hậu mốt và kỹ thuật, hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng, lỗi thời do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên: huỷ bỏ hoặc thanh lý.

- Khoản tổn thất thực tế của từng loại hàng tồn kho không thu hồi được là chênh lệch giữa giá trị trên sổ kế toán (-) đi giá trị thu hồi từ đền bù của người gây ra thiệt hại, phần bồi thường từ cơ quan bảo hiểm và từ bán thanh lý hàng tồn kho.

- Giá trị tổn thất thực tế của hàng tồn kho không thu hồi được đã có quyết định xử lý: sau khi dùng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho để bù đắp, phần chênh lệch được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.

(ii) Thẩm quyền xử lý

Công ty cổ phần có thể thành lập Hội đồng xử lý hoặc thuê tổ chức tư vấn có chức năng thẩm định giá để xác định giá trị hàng tồn kho hủy bỏ, thanh lý.

Đồng thời, căn cứ vào Biên bản của Hội đồng thẩm định hoặc đề xuất của tổ chức thẩm định giá cùng các bằng chứng liên quan đến hàng tồn kho, Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc/Giám đốc ký Quyết định việc huỷ bỏ, thanh lý và xử lý trách nhiệm của những người liên quan đến hàng tồn kho đó. Những người có thẩm quyền phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

(iii) Hồ sơ, tài liệu cần có

Để xử lý hàng tồn kho đã được trích lập, những người có thẩm quyền xử lý phải bám sát vào các tài liệu sau trước khi ra quyết định:

- Biên bản kiểm kê: nêu rõ giá trị hàng tồn kho bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị hàng tồn kho có thế thu hồi được (nếu có);

- Bằng chứng liên quan tới hàng tồn kho hư hỏng như: Hình ảnh, giấy tờ/biên bản xác định chất lượng…

Trên đây là nội dung về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc cần giải đáp, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời.