Thủ tục pháp lý doanh nghiệpThủ tục thông báo hoạt động trở lại của văn phòng đại diện CTCP được thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu. Vậy trình tự, hồ sơ gồm những gì? Nộp online thế nào?
1. Thời hạn thông báo tiếp tục kinh doanh trở lại
Công ty cổ phần có quyền tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện nếu xét thấy không còn hoạt động hiệu quả hoặc không cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định.
Trong trường hợp doanh nghiệp muốn cho văn phòng đại diện (đang trong tình trạng tạm ngừng) được hoạt động trở lại trước thời hạn đã đăng ký thì theo Khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty chỉ cần nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục hoạt động.
Ví dụ: Văn phòng đại diện đã xin tạm ngừng từ 01/01 – 31/12 nhưng muốn hoạt động lại từ 15/8 thì có thể nộp hồ sơ chậm nhất vào ngày 12/8.
2. Quy trình nộp và nhận kết quả hồ sơ
2.1 Nộp hồ sơ và phí, lệ phí
(i) Nộp hồ sơ
Công ty có thể nộp hồ sơ bằng một trong ba cách:
- Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp hồ sơ online bằng tài khoản đăng ký tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ qua tài khoản và email. Khi nộp hồ sơ online, ngoài việc kê khai thông tin, công ty cần scan các tài liệu bản giấy trước khi gửi cho Phòng ĐKKD.
Hiện nay, hầu hết các Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư toàn quốc yêu cầu doanh nghiệp nộp hồ sơ online để thuận tiện trong việc nộp lẫn quản lý hồ sơ, tránh thất lạc... Do vậy, khuyến khích các công ty tạo tài khoản và nộp hồ sơ qua Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia và chỉ gửi bản giấy khi hồ sơ online đã hợp lệ.
(ii) Nộp phí, lệ phí
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo để văn phòng đại diện tiếp tục kinh doanh không phải đóng phí, lệ phí do thủ tục này không nằm trong Biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.
2.2. Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD xem xét hồ sơ, đánh giá tính hợp lệ, trùng khớp giữa thông tin kê khai trên hệ thống và hồ sơ bản scan.
2.3 Nhận kết quả
(i) Kết quả nhận được
Phòng ĐKKD cấp Giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, đồng thời cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng ĐKKD gửi Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do, căn cứ để doanh nghiệp biết và sửa/có ý kiến.
(ii) Hình thức nhận kết quả
Công ty có thể chọn một trong các phương thức nhận kết quả sau:
Cách 1. Nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận một cửa - Phòng ĐKKD
Người nhận kết quả hồ sơ cho công ty phải mang các giấy tờ sau:
- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;
- Trường hợp người nhận kết quả là do doanh nghiệp ủy quyền, cần nộp kèm:
- Văn bản ủy quyền từ công ty cổ phần để thực hiện công việc;
- Bản sao Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ sau: Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (Chỉ cần chọn một trong ba loại này).
Cách 2. Nhận kết quả qua dịch vụ chuyển phát
Doanh nghiệp truy cập website cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp của Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh/thành phố để đăng ký nhận hồ sơ tại trụ sở công ty.
3. Chuẩn bị hồ sơ để văn phòng đại diện hoạt động trở lại
Căn cứ Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để văn phòng đại diện được hoạt động trước thời hạn một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần nộp những giấy tờ sau:
- Thông báo về việc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của văn phòng đại diện;
- Đối với các doanh nghiệp có vốn nước ngoài chưa bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế các nội dung đăng ký kinh doanh có trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư thì cần phải nộp kèm theo:
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
- Nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật mà là được ủy quyền thì phải nộp:
- Văn bản ủy quyền;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp: Hộ chiếu còn hiệu lực, Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân.
4. Hướng dẫn doanh nghiệp nộp hồ sơ online
Hồ sơ thông báo hoạt động trở lại của văn phòng đại diện rất đơn giản, công ty có thể nộp trực tiếp qua website Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia theo các bước sau:
- Bước 1: Đăng ký tài khoản
- Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo hoạt động trước thời hạn tho trình tự dưới đây
- Scan toàn bộ hồ sơ, viết tên file không dấu;
- Đăng nhập tài khoản, lựa chọn phương thức nộp hồ sơ (Chữ ký số hoặc công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh);
- Chọn trường thông tin “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/ Đơn vị trực thuộc”;
- Nhập mã số doanh nghiệp để tìm kiếm thông tin;
- Chọn trường thông tin “Hoạt động trở lại”;
- Tick chọn những văn bản cần nộp;
- Điền đầy đủ thông tin về ngày hoạt động trở lại của văn phòng đại diện, Người liên hệ, Người ký;
- Đẩy toàn bộ file hồ sơ lên hệ thống;
- Kiểm tra lại thông tin đã điền, danh mục hồ sơ và ký nộp.
- Bước 3: Nhận giấy biên nhận hồ sơ
Giấy biên nhận hồ sơ sẽ được gửi qua cả email đăng ký lẫn tài khoản nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Công ty nhận được Biên nhận hồ sơ từ Phòng ĐKKD nghĩa là đã nộp hồ sơ thành công.
5. Xử phạt vi phạm hành chính khi thông báo tiếp tục hoạt động văn phòng đại diện công ty cổ phần
Khi văn phòng đại diện quyết định tiếp tục kinh doanh, phải làm thủ tục thông báo trong vòng 03 ngày kể từ ngày văn phòng đại diện tiếp tục kinh doanh trước thời hạn. Nếu vi phạm (không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn), theo Khoản 1 Điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, công ty sẽ bị xử phạt đến 15 triệu. Do vậy, công ty cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh mất tiền “oan”.
Trên đây là nội dung thủ tục thông báo hoạt động trở lại của văn phòng đại diện CTCP. Trên thực tế khi làm thủ tục có thể sẽ phát sinh thêm nhiều vấn đề, do vậy nếu muốn thuê dịch vụ thực hiện thủ tục này, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để trao đổi chi tiết hơn.
