Quy trình, thủ tục thông báo app bán hàng đối với công ty cổ phần

Thủ tục thông báo app bán hàng đối với công ty cổ phần được quy định thế nào? Hồ sơ, cách thức thông báo? Doanh nghiệp không làm thủ tục thì bị phạt thế nào?

1. Thế nào là app bán hàng?

Ngày nay, nhờ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 (đặc biệt là trong lĩnh vực internet), thói quen tiêu dùng của con người dần dịch chuyển sang mua sắm online vì tính thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại...Do vậy, các ứng dụng bán hàng đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. 

Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 59/2015/TT-BCT, ứng dụng bán hàng (app bán hàng) là ứng dụng TMĐT được thiết lập trên thiết bị di động (smartphone, ipad…) để phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại (giới thiệu sản phẩm), bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của chính mình.

Ví dụ: Vinfast, UNIQLO VN, Best Express VN, FPT Play…

2. Điều kiện thực hiện thủ tục

Theo Điều 2 Thông tư 59/2015/TT-BCT, để có thể làm thủ tục thông báo app bán hàng nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

- Được thành lập hợp pháp theo pháp luật doanh nghiệp;

- Sở hữu ứng dụng bán hàng.

3. Quy trình, thủ tục thông báo app bán hàng đối với công ty cổ phần

Việc đăng ký app bán hàng được thực hiện bằng hình thức trực tuyến tại Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử (online.gov.vn). Theo Điều 11 Thông tư 59/2015/TT-BCT, Điều 9 và Điều 10 Thông tư 47/2014/TT-BCT, trình tự và hồ sơ để thực hiện thủ tục được quy định như sau:

Bước 1. Đăng ký tài khoản

Công ty cổ phần cung cấp những thông tin sau để đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống:

- Tên doanh nghiệp;

- Mã số thuế của doanh nghiệp;

- Ngành nghề kinh doanh;

- Địa chỉ trụ sở;

- Thông tin liên hệ (số điện thoại, email…);

Bước 2. Xác nhận tài khoản

Trong vòng 3 ngày làm việc, Bộ Công Thương gửi kết quả cho doanh nghiệp qua địa chỉ email đã đăng ký với nội dung như sau:

- Nếu thông tin đăng ký tài khoản đầy đủ: doanh nghiệp được cung cấp tài khoản và tiến hành tiếp Bước 3;

- Nếu đăng ký tài khoản bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung: công ty phải thực hiện theo đúng yêu cầu của Bộ.

*Lưu ý: Tên tài khoản chính mà mã số thuế doanh nghiệp.

Bước 3. Kê khai, scan hồ sơ thông báo đối với app bán hàng

Công ty đăng nhập vào hệ thống, chọn chức năng “Thông báo ứng dụng” rồi nhấn “Thêm mới thông báo ứng dụng”.  và khai báo các thông tin.

Nội dung thông tin khai báo được áp dụng theo Khoản 2 Điều 53 Nghị định 52/2013/NĐ-CP gồm:

- Tên app;

- Địa chỉ lưu trữ hoặc địa chỉ tải app;

- Loại hàng hóa, dịch vụ được đưa lên app;

- Tên đăng ký của doanh nghiệp sở hữu app;

- Địa chỉ trụ sở của công ty;

- Số, ngày cấp và nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

- Tên, chức danh, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, số điện thoại và địa chỉ email của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người chịu trách nhiệm đối với app bán hàng.

Ngoài ra, công ty phải chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu và thông tin kèm theo sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

- Ảnh logo của app;

- Đơn vị cung cấp dịch vụ hosting;

- Liên kết để tải ứng dụng đối với từng hệ điều hành (Android, iOs…).

Sau khi rà soát thông tin, tài liệu và ấn nút “Gửi hồ sơ”, trạng thái của hồ sơ sẽ chuyển sang “Chờ duyệt”. Lúc này, hệ thống quản lý online của Bộ Công Thương đã nhận được hồ sơ và sẽ tiến hành xử lý.

Bước 4. Bộ Công Thương phản hồi thủ tục

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đc thông tin thông báo, Bộ Công Thương phản hồi kết quả qua email mà công ty đã đăng ký về một trong các nội dung sau:

- Xác nhận việc khai báo đã hợp lệ;

- Cho biết việc khai báo của doanh nghiệp chưa đầy đủ thông tin hoặc không hợp lệ. Trong trường hợp này, công ty phải quay về Bước 3 để khai báo lại hoặc bổ sung các thông tin như hướng dẫn của Bộ Công Thương.

Bước 5. Gắn biểu tượng “Đã thông báo” cho app bán hàng

Sau khi xác nhận việc thông báo thành công, Bộ Công Thương sẽ gửi cho doanh nghiệp 01 đoạn mã để gắn lên website của app bán hàng thông qua địa chỉ email đã đăng ký và biểu tượng “Đã thông báo” màu xanh sẽ hiển thị ở dưới chân website.

Khi chọn biểu tượng này, người sử dụng được dẫn về phần thông tin đã thông báo tương ứng của công ty tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

4. Lưu ý khi thông báo thiết lập app bán hàng

4.1 Các chính sách, điều kiện giao dịch

Hiện nay, các website và app thương mại điện tử bán hàng đều tích hợp chức năng đặt hàng và thanh toán trực tuyến, do vậy, tùy từng loại hàng hóa dịch vụ mà công ty cung cấp, cần có các chính sách, thông tin về điều kiện giao dịch chung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 52/2013/NĐ-CP như:

- Các điều kiện hoặc hạn chế khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ (Ví dụ: giới hạn địa lý, giới hạn thời gian…);

- Chính sách hoàn trả (thời hạn hoàn trả, phương thức đổi/trả, cách lấy lại tiền, chi phí cho việc hoàn trả);

- Chính sách bảo hành sản phẩm, nếu có;

- Tiêu chuẩn, quy trình cung cấp dịch vụ, biểu phí; điều kiện/hạn chế và các điều khoản khác liên quan (nếu có);

- Nghĩa vụ của người bán và người mua trong mỗi giao dịch.

Ngoài ra, khi đã tích hợp chức năng đặt hàng trực tuyến, app bán hàng phải có cơ chế để khách hàng đọc và bày tỏ sự đồng ý với các điều kiện giao dịch chung trước khi gửi đề nghị giao kết hợp đồng.

4.2 Bố trí các thông tin về doanh nghiệp

Thông thường, các thông tin về doanh nghiệp sở hữu app bán hàng bị ẩn/không hiển thị để tối ưu trải nghiệm khách hàng khi sử dụng, tuy nhiên những thông tin đó đều được hiển thị đầy đủ tại website của app.

Biểu tượng tích xanh “Đã thông báo” của Bộ Công Thương thường được gắn ở đuôi website, do vậy công ty nên thiết kế để các thông tin về công ty được hiển thị ở đuôi trang chủ, bao gồm:

- Tên doanh nghiệp, mã số thuế;

- Địa chỉ trụ sở, email, số điện thoại liên hệ;

- Các chính sách có liên quan đến việc mua bán, cung cấp dịch vụ.

5. Xử phạt vi phạm khi thực hiện thủ tục thông báo

Căn cứ Khoản 3 Điều 62 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP), chủ sở hữu app bán hàng mà không làm thủ tục thông báo với Bộ Công Thương thì sẽ bị phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng.

Tuy nhiên, theo Khoản 4 Điều 4 tại Nghị định này, mức phạt nêu trên chỉ áp dụng cho cá nhân vi phạm; trong trường hợp chủ sở hữu app là tổ chức thì mức phạt phải gấp 02 lần so với cá nhân. Do vậy, nếu không tiến hành thủ tục thông báo thì công ty cổ phần phải chịu mức phạt tối đa lên tới 40 triệu đồng.

Mức phạt này cũng áp dụng cho một số hành vi như:

- Giả mạo thông tin thông báo trên ứng dụng;

- Gian dối hoặc đưa thông tin sai sự thật khi thực hiện thủ tục.

Thủ tục thông báo app bán hàng đối với công ty cổ phần không hề khó, nhưng cần đảm bảo các điều kiện pháp lý khi thiết kế app, quy trình, hồ sơ... Do vậy, nếu có nhu cầu thuê dịch vụ thực hiện công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn, quý khách hàng vui lòng liên hệ LuatVietnam để được trao đổi, tư vấn chi tiết.