Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Khi có nhu cầu làm thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần cần lưu ý gì khi chọn tên mới? Trình tự thủ tục, hồ sơ được quy định thế nào?
1. Điều kiện lựa chọn và đặt tên mới cho công ty cổ phần
Căn cứ nội dung các điều Điều 37, 38, 39, 41 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cần tuân thủ những yêu cầu sau khi có nhu cầu đổi tên doanh nghiệp:
- Tên công ty cổ phần sau khi thay đổi vẫn phải đảm bảo 02 thành tố theo thứ tự là: loại hình doanh nghiệp (công ty cổ phần) và tên riêng;
- Trước khi soạn hồ sơ, doanh nghiệp cần lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tra cứu tên công ty dự kiến thay đổi để đảm bảo không trùng lặp, không nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã đăng ký hoặc vi phạm điều cấm;
- Trường hợp thay đổi tên công ty cổ phần bằng tiếng Việt thì phải đổi lại tên viết bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt;
- Trường hợp tên công ty cổ phần dự kiến thay đổi bị trùng với tên doanh nghiệp khác đang bị treo mã số thuế, doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc các doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục giải thể thì công ty cổ phần vẫn không được dùng tên này.
2. Trình tự, hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần
2.1 Chuẩn bị hồ sơ
Theo nội dung Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cần chuẩn bị 01 hồ sơ thay đổi tên gồm:
- Bản sao Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên doanh nghiệp;
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên công ty;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Thay đổi tên công ty);
- Nếu người nhận kết quả là người được doanh nghiệp ủy quyền thì phải nộp kèm:
+ Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tên công ty cổ phần;
+ Bản sao hợp lệ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.
2.2 Nộp hồ sơ
Căn cứ Khoản 1 Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020, người nộp hồ sơ có thể lựa chọn đăng ký thay đổi tên công ty bằng một trong ba phương thức:
- Đăng ký với Phòng ĐKKD tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
- Đăng ký qua dịch vụ bưu chính;
- Đăng ký online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.
2.3 Thời hạn giải quyết
Phòng ĐKKD xem xét tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần và giải quyết thủ tục:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung qua email của người nộp hồ sơ. Thời hạn tiếp tục giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp nộp lại hồ sơ đã sửa đổi, bổ sung.
2.4 Nhận kết quả
Doanh nghiệp có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới bằng một trong hai cách sau:
(i) Nhận kết quả tại bộ phận một cửa phòng ĐKKD
Người nhận kết quả phải mang các giấy tờ sau:
- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;
- Nếu người nhận kết quả là người được doanh nghiệp ủy quyền thì phải nộp kèm:
+ Văn bản ủy quyền đối với người thực hiện thủ tục đăng ký đổi tên;
+ Bản sao hợp lệ căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.
(ii) Nhận kết quả qua bưu điện
Doanh nghiệp có thể liên hệ Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở nhằm cung cấp thông tin qua hệ thống và nhận chuyển phát (cung cấp mã biên nhận, email và xác nhận bằng dãy ký tự do hệ thống cung cấp).
3. Phí, lệ phí đăng ký thay đổi tên công ty cổ phần
Căn cứ biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, khi làm thủ tục đổi tên, công ty cần nộp:
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần;
- Lệ phí thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần (miễn nộp lệ phí nếu thực hiện thủ tục online).
Phí, lệ phí có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp cho bưu điện/nộp vào tài khoản của Sở Kế hoạch từng địa phương.
*Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ và nộp phí, lệ phí qua đường bưu điện thì phải nộp chứng từ xác nhận đã nộp phí, lệ phí cùng với hồ sơ bản giấy.
4. Những việc cần làm sau khi đổi tên công ty
Thứ nhất, so với Luật Doanh nghiệp cũ 2014, Luật Doanh nghiệp năm 2020 không có quy định yêu cầu công ty đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Song, đối với ngân hàng, để mở được tài khoản giao dịch thì doanh nghiệp cần nộp mẫu dấu. Do vậy, khi đổi tên, doanh nghiệp cũng phải thông báo về sự thay đổi này cho ngân hàng;
Thứ hai, doanh nghiệp cần thay đổi thông tin trên chữ ký số; đồng thời thông báo việc thay đổi tên cho các đối tác, khách hàng được biệt.
5. Công ty có bị phạt khi không làm thủ tục đổi tên không?
Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, tên công ty là một trong những nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do vậy, khi có nhu cầu đổi tên thì công ty phải thông báo cho Phòng ĐKKD trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP đã quy định, khi doanh nghiệp vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không làm thủ tục, thì tùy theo mức độ vi phạm mà công ty có thể chịu một trong các mức phạt, cụ thể như sau:
- Thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn từ 01 – 10 ngày: Cảnh cáo;
- Chậm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ 11 – 30 ngày: Phạt từ 3 – 5 triệu đồng;
- Thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn từ 31 – 90 ngày: Phạt từ 5 – 10 triệu đồng;
- Chậm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ 91 ngày trở lên: Phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
- Không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Phạt từ 20 – 30 triệu đồng.