Hướng dẫn thủ tục thay đổi kế toán trưởng trong CTCP

Thủ tục thay đổi kế toán trưởng trong CTCP được thực hiện khi doanh nghiệp có sự thay đổi người quản lý thu-chi. Vậy công ty cần chuẩn bị giấy tờ gì? Nộp ở đâu?

1. Kế toán trưởng là ai? Có phải là chức danh bắt buộc không?

Căn cứ Khoản 1 Điều 53 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức, giám sát, thực hiện công tác kế toán. Kế toán trưởng có thể do người đại diện theo pháp luật bổ nhiệm hoặc thuê dịch vụ.

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, kế toán trưởng là vị trí bắt buộc phải có trong doanh nghiệp, trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ.

Nếu chưa tìm được kế toán trưởng đủ điều kiện, công ty có thể bổ nhiệm người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ trong thời hạn 12 tháng, sau đó phải bổ nhiệm kế toán trưởng.

2. Tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với kế toán trưởng

Vị trí kế toán trưởng trong công ty phải đáp ứng các tiêu chuẩn được quy định tại Điều 51 và Điều 53 Luật Kế toán 2015 như sau:

- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

- Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;

- Có thời gian công tác về kế toán ít nhất 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên.

- Kế toán trưởng trình độ trung cấp, cao đẳng: phải có ít nhất 03 năm kinh nghiệm; Kế toán trưởng tốt nghiệp đại học thì cần có ít nhất 02 năm kinh nghiệm.

3. Hồ sơ thủ tục thay đổi kế toán trưởng trong CTCP

Kế toán trưởng là một trong những nội dung đăng ký thuế cần kê khai khi thành lập công ty cổ phần. Do vậy, theo hướng dẫn tại Điều 59 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thay đổi kế toán trưởng, công ty cần nộp:

- Thông báo thay đổi kế toán trưởng (Kê khai họ tên, số điện thoại của kế toán trưởng tại phần Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế);

- Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của kế toán trưởng;

- Nếu người nộp hồ sơ là người được doanh nghiệp ủy quyền, cần nộp thêm: Hợp đồng cung cấp dịch vụ/Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

*Số lượng: 01 bộ;

*Cơ quan giải quyết: Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

4. Hướng dẫn nộp hồ sơ và nhận kết quả

4.1 Nộp hồ sơ

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty có thể nộp hồ sơ bằng một trong ba hình thức:

- Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Bộ phận một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính;

- Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu điện;

- Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại website của Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia bằng chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

*Lưu ý: Tại thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, việc thay đổi thông tin đăng ký thuế được thực hiện qua mạng.

4.2 Xử lý hồ sơ

- Cơ quan giải quyết: Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ.

- Kết quả trả về cho công ty:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Thông báo hợp lệ và Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký thuế;
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Thông báo sửa đổi, bổ sung (nêu rõ sai sót trong hồ sơ và căn cứ pháp lý).

4.3 Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đã hợp lệ, Phòng ĐKKD yêu cầu công ty nhận kết quả. Có 02 phương thức nhận hồ sơ được chấp nhận, tùy từng địa phương công ty có thể lựa chọn, cụ thể:

- Nhận hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa – Phòng ĐKKD;

- Nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

*Lưu ý: Tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh hiện nay chỉ chấp nhận hình thức nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính.

5. Xử phạt vi phạm về việc bố trí người làm kế toán trưởng

Trong quá trình bổ nhiệm kế toán trưởng, nếu công ty có một trong những hành vi vi phạm sau thì sẽ bị xử phạt hành chính theo Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, cụ thể:

- Phạt tiền từ 05 - 10 triệu đồng đối với các hành vi:

• Không bàn giao công tác kế toán khi có thay đổi về người kế toán trưởng;
• Không thông báo theo quy định khi thay đổi kế toán trưởng.

- Phạt từ 10 - 20 triệu đồng đối với các hành vi:

• Bố trí người làm kế toán mà pháp luật quy định không được làm kế toán;
• Bố trí người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện.

- Phạt từ 20 - 30 triệu đồng đối với các hành vi: thuê, bố trí người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định.

Trên đây là nội dung thủ tục thay đổi kế toán trưởng trong CTCP. Nếu còn thắc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ sớm với LuatVietnam để được trao đổi và tư vấn sâu hơn về thủ tục nói riêng hoặc các vấn đề pháp lý doanh nghiệp nói chung.